PROJE FAALİYET PLANI TASLAĞININ HAZIRLANMASI – 09

Bir firmada yapılacak kapsamlı iş analizi çalışmaları gelişigüzel değil, bir proje kapsamında yürütülmelidir. Herhangi bir projeye başlamadan önce de, o projede yapılacak faaliyetlerin bir zaman planı üzerinde tasarlanması gerekir. Onun için iş analizi çalışmalarının ilk faaliyeti, proje faaliyet planı taslağının hazırlanmasıdır.

Söz konusu taslağın hazırlanmasının başlıca dört yararı vardır: Öncelikle proje süresince ne tür faaliyetlerin yapılacağının öngörülmesidir. Böylece her bir aşamada hangi faaliyetlerin yapılacağı üzerinde düşünülmesi gerekiyor. Kuşkusuz araya öngörülmeyen bazı faaliyetler de devreye girse, bu taslakta önemli faaliyetlere mutlaka yer verilmesi gerekiyor. Bu noktada yazı dizinde iş analizi aşamalarına ve yapılacak faaliyetlere ayrıntılı olarak değinilmektedir.

İkinci olarak bu faaliyetlerin yaklaşık ne kadar zaman alacağı üzerinde bir beklentinin ortaya konulmasıdır. Kuşkusuz daha projenin başında, ilk kez bunu yapacaklar için kesin bir süre belirlemek oldukça zor olsa da, en azında bir beklentinin ortaya konması, bir başlangıç noktası ortaya konuyor. Tabii ki bu noktada planı hazırlayacaklara bizim de tecrübelerimizden elde ettiğimiz bazı önerilerimiz olacak.

Üçüncü olarak bu olarak proje faaliyet planı taslağı, projenin üst yönetime/ yöneticilere sunulması ve çalışanlara proje hakkında bilgi verilmesinde temel döküman olarak kullanılmasıdır. Proje üst yönetime sunulurken, proje faaliyet planı taslağı da onaylatılır. Bu onay, yapılacak faaliyetlere ve bu çerçevede ayrılacak kaynak tahsisine, özellikle de projede görev alacaklara yüklenecek ek görevlere ve bunun için ayrılacak zamana da onay vermek anlamına geliyor. Zaten bu onay olmadan projeye de başlamak yapılan hatalardan en önemlilerinden biridir. Faaliyet planı kesinleştikten sonra bunun yöneticileri ve çalışanları proje hakkında bilgilendirilirken kullanılması son derece doğaldır.

Son olarak onaylanan proje faaliyet planı, yapılacak iş analizi çalışmaları için yol gösterici temel dokümandır. Projenin hangi aşamasında olunduğunu ve planlanan zamana göre bitirilip bitirilemeyeceğini, zamanında bitirilemeyecekse gerekli düzeltmelerin yapılmasını da ortaya koyar.

İş analiz projesinde ana aşamalar ve her bir aşamada yapılacak faaliyetler belirlidir. Projenin ana aşamaları;

1. Hazırlık çalışmaları
2. İş analiz görüşmeleri ve inceleme çalışmaları
3. Standartlaştırma çalışmaları ve iş tanımlarının yazılması
4. Organizasyon prosedürünün ve el kitabının hazırlanmasıdır.

Her bir aşamada yapılacak faaliyetler de yazı dizisinin içeriğinde ( https://mcozden.com.tr/is-analizleri-yazi-dizisinin-icerigi-02/ ) belirtilmiştir. Proje faaliyet planın hazırlanmasında bu faaliyetler dikkate alınacaktır. Burada önemli olan her bir faaliyetin yaklaşık ne kadar süre alacağının tahmin edilmesidir. Bu tahmini etkileyen başlıca kriterler aşağıda belirtilmiştir:

• Firmanın büyüklüğü : Firmanın toplam çalışan ve bölüm sayısı arttıkça, özellikle iş analizi görüşmelerinin yapılması ve iş analizi formlarının incelenmesi için gereken süre artabilir. Özellikle bölüm sayısını artması, daha fazla yönetici ve inceleyenlerin çalışmalarda görev almasını gerektirebilir.
• Pozisyon sayısı : Firmadaki pozisyon çeşitliliği, iş analizi çalışmalarının süresini etkiler. Pozisyon (görev ünvanı) sayısı arttıkça, yapılacak iş analizi çalışmalarının süresi de artar. Firmadaki toplam çalışan sayısından çok, pozisyon sayısı sürenin belirlenmesinde çok daha etkilidir. Örneği 300 çalışanı ve 80 pozisyonu olan bir sanayi işletmesindeki iş analizi çalışmaları, 1000 çalışanı ve 30 pozisyonu olan bir çağrı merkezinden çok daha fazla zaman alabilir.
• Görüşülecek kişi sayısı : Her bir pozisyonda kaç kişi ile görüşüleceği, çalışma süresini doğrudan etkiler. Kural olarak bir pozisyonda bir kişi çalışıyorsa bu kişi ile, iki kişi çalışıyorsa bu kişilerle, daha fazla kişi çalışıyorsa ilgili yöneticinin seçeceği iki kişi ile görüşülebilir. Pozisyonda çalışan kişi sayısının çok olması, bunların farklı birimlerde çalışması veya özel nedenlerle 3 veya daha fazla kişi ile de görüşülebilir. Ancak unutulmamalıdır ki görüşülecek kişi sayısı arttıkça proje süresi de uzar.
• Görüşmecilerin sayısı : Pozisyon sayısının ve İK ekibin büyüklüğüne görüşmeciler İK ekibinden seçilebileceği gibi, ilgili departmanlardan da seçilebilir. Her durumda görüşmecilerin iyi bir iş analizi eğitimi alması gerekir. Görüşmeci sayısı arttıkça proje süresi kısalır. Ancak çok fazla görüşmeci olması da çalışmalardaki koordinasyonu ve standardizasyonu olumsuz etkiler.
• Görüşmecilerin bu çalışmalara ayıracağı zaman : Görüşmecilerin bu çalışmalar için toplam zamanının ne kadarını ayıracağı da çalışma süresini etkiler. Genel olarak bu oranın %20 olması öngörülür. Bu oranın üstünde zaman ayrılırsa görüşmecinin normal işlerinin aksayabileceği düşünülür. Bu oranın altında zaman ayrılırsa da görüşme ve çalışma süresi uzar.
• İnceleme sayısı : İş analiz formlarını inceleyecek kişilerin kaç formu gözden geçirecekleri de çalışma süresini etkiler. Ayrıca farklı birimlerde aynı pozisyonu inceleyecek birden fazla yönetici olması durumunda çalışma süresi uzar.

Yukarıdaki kriterlerin hepsini proje başında tahmin etmek çok zordur. Ancak en azından pozisyon sayısını ortaya koymak, görüşülecek kişi ve görüşmeci sayısı hakkında bir varsayıma dayanmak mümkündür. Bu kriterlere göre çalışmaların tahmini süresi hesaplanabilir.

İş analizi projesi faaliyet planı taslağı için bir örnek vermek gerekirse, kriterler aşağıdaki gibi olsun:

– 500 kişilik sanayi işletmesinde 40 beyaz yakalı, 60 mavi yakalı toplam 100 pozisyon,

– 35 pozisyonda bir kişi, 60 pozisyonda iki kişi, 5 pozisyonda 3 kişi olmak üzere toplam 160 kişi ile görüşme

– İK ve diğer departmanlardan seçilen 8 görüşmeci ve % 20 zaman ayırma varsayımı

Yukarıdaki varsayımlara göre bir faaliyet planı taslağı örneği aşağıda verilmiştir. Bu plana göre her bir görüşmeci, 20 görüşmeyi 4 haftada tamamlayacak ve hafta başına 5, günlük 1 görüşme düşecektir. Bu da görüşmecinin günlük çalışma zamanının %20’sinden daha az zaman alır.

Örnekteki süreler, danışmanlık projelerinden elde ettiğimiz deneyimlere dayanmaktadır. Bu yüzden İK ekibinin kendi başına yürüttüğü projelerde bu süreleri %20-30 civarında artırmaları önerilir. Ayrıca varsayımdaki değişmeler de proje süresini etkiler. Proje süresini kısaltan/ uzatan varsayım değişikliklerine göre hesaplanan proje süresini biraz daha esnek tutmakta yarar vardır.

……….  İŞ ANALİZİ PROJESİ FAALİYET PLANI TASLAĞI (ÖRNEK – 1)

1-Proje Faaliyet Plani Ornegi