İŞ ANALİZ EKİBİNİN EĞİTİLMESİ – 21

İş analiz çalışmalarının başarılı sonuçlar verebilmesi, iş analiz ekibinin, yani görüşmecilerin yapacakları işler konusunda iyi bir şekilde bilgilendirilmelerine bağlıdır. Bunun için iş analiz ekibinin eğitimi, hazırlık çalışmalarının son aşaması olarak çalışmaların önemli bir faaliyetini oluşturur.

İş analiz eğitimi, firma içinden proje yöneticisi olarak atanan kişi tarafından verilir. Bu kişi genellikle firmanın İK yöneticisidir. Eğitimci olan kişinin hem eğitim verme yetkinliğinin olması, hem de konunun içeriğine hakim olması gerekir. Birinci koşul eğiticinin, dışarıda verilen bir eğiticinin eğitimine katılması suretiyle sağlanabilir. Kuşkusuz burada eğiticinin eğitim verme konusunda bazı yeteneklere sahip olması, bu konudaki başarısını olumlu yönde etkiler.

İkinci koşul, yani konunun içeriğine hakim olması ise iş analizleri konusunda yazılan kitap/ makaleleri okuması, özellikle de bu yazı dizisinin tamamını dikkatli bir şekilde okuması ile sağlanabilir. Kuşkusuz  bu konuda, iş analizi ekibinin eğitimini dışarıdan almak da mümkündür. Bu yolla iş analiz ekibinin iyi bir şekilde eğitilmesi sağlanabilir.

İş analiz eğitimi teorik ve pratik eğitim olmak üzere iki aşamada verilir. Birinci aşamada iş analiz çalışmaları hakkında bilgi verildikten sonra, iş analiz aşamaları ve bu aşamalarda görüşmecilerin yapacakları faaliyetler hakkında detaylı bilgiler verilir. Bu aşamada eğitim katılımcıları tarafından yönlendirilen tüm sorulara tatmin edici cevaplar vermek gerekir. Eğer eğitimcinin sorunun cevabı konusunda tereddütleri varsa, gelişigüzel cevap vermek yerine, konuyu araştırıp  katılımcılara geri döneceğini belirtmesi daha doğru bir yaklaşım olur. Böyle bir durumda  eğitimcinin soruları not alıp, sitemizin iletişim bilgilerinden makalenin yazarına ulaşıp ona yöneltmesi ve alacağı cevapları daha sonra eğitim katılımcılarıyla yüz yüze veya e-posta ile paylaşması önerilir. İş analiz eğitiminde işlenen başlıca konular aşağıda belirtilmiştir:

• İş analizi projesinin amacı ve kapsamı
• Eğitimin amacı ve hedefleri
• Önemi ve kullanım alanları
• İş analiz yöntemleri
• İş analizinde yapılan temel hatalar
• İş analizi hazırlık aşaması
• İş analizi projesi faaliyet planı
• İş analiz planı ve görüşme planı örnekleri
• İş analizi uygulama aşaması
• İş analizi görüşmeleri ve inceleme çalışmaları
• İş analiz formu
• İş analizi değerlendirme aşaması
• Örgütsel yapı analizi
• İş ortamı analizi
• İş gerekleri analizi
• İş tanımlarının hazırlanması
• İş tanımı ve gereklerinin kullanım alanları
• Genel görev ve sorumluluklar örneği
• İş analizi raporlama aşaması

İş analiz eğitiminin teorik kısmına ilişkin sunum örneği yandaki linkte yer almaktadır: 7-Is Analizi Ekibi Egitimi . Kuşkusuz sunumda eğitimde anlatılacaklar, konu başlıkları ve hatırlatıcılar olarak yer almaktadır. Bu konu başlıklarının detayları ise, yazı dizimizin ilgili konu başlığı altında belirtilmiştir.

İş analiz eğitiminin teorik kısmı genellikle bir tam günü almaktadır. Pratik kısmı ise bir uygulama yapılırsa yarım gün, 2-3 uygulama yapılırsa bir tam gün olarak planlanmalıdır. Kuşkusuz eğitimin süresi, eğitimcinin konuya olan hakimiyetine ve katılımcılarla olan interaktif ilişkilerine de bağlıdır. Bu süreler eğitimcinin konuya hakim olması, katılımcıların çok soru sormaları ve bunlara cevap verme süreleri dikkate alındığında öngörülmüştür. Eğitimcinin konuya az hakim olması, soruların az gelmesi durumunda bu süreler kısalabilir.

Pratik eğitim ise, bir veya birkaç pozisyon için iş analiz formunun grupla birlikte doldurulması şeklinde yürütülür. Eğer iş analizleri  firmada tüm pozisyonlar için yapılacaksa; bir mavi, bir de beyaz yakalı pozisyon olmak üzere iki uygulama yeterlidir. Bunun için tüm katılımcıların ya da çoğunun bildiği bir mavi, bir beyaz yakalı pozisyon seçilir. Yapılacak uygulama gerçek olup, bu iki pozisyonun görüşmesi de bu vesile ile tamamlanmış olur.

Uygulama yapılacak pozisyonlar için yöneticilerden, bu pozisyon hakkında en iyi bilgi verebilecek, deneyimli ve ifade gücü yüksek personeli belirlemeleri istenir. Bu kişilere eğitim uygulama günü, saati ve yeri bildirilerek eğitim salonunda hazır olmaları istenir. Genellikle mavi yakalı personel ile sabah, beyaz yakalı personel ile öğleden sonra uygulama yapılır. Beyaz yakalı personelden, varsa önceki görev tanımlarından da yararlanarak mevcut görev ve sorumlulukları hakkında ön hazırlık yapmaları istenir.

Normal şartlarda mavi yakalı personel ile görüşmeler 45 dakika-1 saat, beyaz yakalı personel ile görüşmeler 1-1,5 saat sürmektedir. Ancak uygulama eğitimi sırasında her bilgi alanı doldurulmadan önce iş analiz formu açıklamalarındaki o bilgi alanı ile ilgili açıklamalar da gözden geçirileceğinden, görüşme uygulaması yaklaşık 2,5-3 saati bulmaktadır.  Dolayısıyla iş analiz formu açıklamalarının ilk uygulamada detaylı gözden geçirilmesinin, mavi yakalı pozisyon ile başlaması bu yüzdendir. İkinci uygulamada bu açıklamaların gözden geçirilmesi daha kısa süre alacak, ancak beyaz yakalı personelin iş analiz formunun doldurulması daha uzun süre alacaktır. Dolayısıyla her iki uygulama yaklaşık benzer sürelerde tamamlanacaktır.