ÜST YÖNETİM VE YÖNETİCİLER SUNUMLARININ YAPILMASI – 10
İş analizi hazırlık çalışmalarından en önemlisi, bu projenin üst yönetime ve yöneticilere en iyi şekilde anlatılmasıdır. Üst yönetime anlatılması, projeye onay verilmesi açısından çok önemlidir. Eğer iş analizi projesi üst yönetime iyi bir şekilde aktarılamamışsa ve sorulan sorulara doyurucu cevaplar verilememişse üst yönetim projeye onay vermez. Bu da iş analiz çalışmalarının başlamadan bitmesi anlamına gelir.
İş analizi projesinin yöneticilere anlatılması ise, projenin sağlıklı yürümesi açısından büyük önem taşır. Üst yönetim projeye onay verse bile, yöneticilerin ikna olmadığı bir projeyi yürütmek oldukça zordur. Yöneticiler görünüşte bir şeyler yapıyormuş gibi bir izlenim verebilirler, ancak kendi yaptıkları operasyonel işleri öne sürerek iş analizi projesinde yapılması gereken işlere engeller çıkarabilirler, hatta bazen İK ekibi ile çatışma içerisinde bile olabilirler. Bu yüzden iş analiz projesinin yöneticilere ikna edici ve onların da desteğini alabilecek şekilde anlatılması gerekir.
İş analizi projesi yöneticilere aktarılırken, diğer tüm çalışanların da proje hakkında doğru bilgilendirilmesi için yöneticilerin çaba göstermesi gerektiği vurgulanır. Çalışan sayısı az ise, konferans şeklinde tüm çalışanlara proje hakkında bilgilendirme yapılması söz konusu olabilir. Çok çalışanı olan veya vardiyalı çalışılan firmalarda ise, İK bölümünün hazırladığı bir metin çerçevesinde bilgilendirmenin yöneticiler tarafından yapılması daha doğru olur. Eğer işyerinde sendika varsa sendika temsilcilerinin de süreç hakkında bilgilendirilmesinde yarar vardır. Böylelikle çalışanlara projenin amacının doğru aktarılmasında sendika desteği de alınmış olur.
İş analizi projesini üst yönetime ve yöneticilere anlatmanın en iyi yolu, önceden çok iyi hazırlanmış şekilde birer sunum yapmaktır. İK bölümünün, kendi firmasında karar verici üst yönetim (tepe yönetimi) olarak kimlerin olduğunu bilmesi gerekir. Bu konuda bazı tereddütler varsa, iş analizi projesi üst yönetim sunumuna kimlerin katılacağını; genel müdür, yönetim kurulu başkanı veya patron ile netleştirmelidir. Firmaların kurumsallaşma dereceleri farklı olduğundan, bu toplantıya kimlerin katılacağının belirlenmesi oldukça hassas bir konudur. Bu yüzden bu konuda firmada en son sözü söyleyen kişi kimse, toplantıya katılacak kişilerin listesinin o kişi tarafından gözden geçirilmesinde ve onay verilmesinde yarar vardır.
Üst yönetim grubu, tamamen firma ortaklarından oluşabileceği gibi, tamamen profesyonel yöneticilerden de oluşabilir. Çoğu zaman firma ortaklarından bir kısmı ve profesyonel yöneticilerden oluşur. Genellikle üst yönetim, firma büyüklüğüne göre 3-10 kişiden, ortalama olarak ise 5-6 kişiden oluşur.
Bu arada üst yönetim ve üst düzey yönetici kavramlarını pratik bir nedenden dolayı birbirinden ayırıyoruz. Üst yönetimde bulunanlar da aslında üst düzey yöneticilerden ve bazen de firma ortağı yöneticilerden oluşur. Ancak üst yönetim dendiğinde, firmanın bütünü ile ilgili stratejik kararlar alabilecek üst düzey yöneticiler kastedilir. Bunların ünvanları da firmadan firmaya oldukça farklılık gösterebilir. Örneğin üretimden, pazarlamadan, mali işlerden, insan kaynaklarından sorumlu genel müdür yardımcıları/ direktörler bazı firmalarda firmayla ilgili genel karar verici üst yönetime dahil edilirken, bazılarında sadece kendi alanlarından sorumlu üst düzey yönetici olarak görülürler.
Bundan sonra yöneticilerin üst, orta ve ilk düzey olmalarına göre İK bölümü tarafından hazırlanan listelere üst yönetimin onay vermesi beklenir. Üst yönetim bunlarda bazı değişiklikler yapılmasını isterse, ona göre nihai yönetici listesinin oluşturulması gerekir. Bu çalışma, üst yönetim sunumu sırasında gerçekleştirilir.
Benzer durum yöneticilere yapılacak sunuma kimlerin katılacağının belirlenmesinde de geçerlidir. Gerçi İK bölümü kimlerin yönetici olduğunu bilmektedir, ama tereddüt halinde bunun netleştirilmesi üst yönetim tarafından yapılmalıdır. Ayrıca üst, orta ve ilk düzey yöneticilerin hepsine mi, yoksa bir kısmına mı sunum yapılacağına karar vermek de üst yönetimin işidir. Önerimiz tüm düzey yöneticilere bu sunumun yapılmasıdır.
Yöneticiler netleştirildikten sonra düzeylerine göre mi, toplu halde mi sunum yapılacağına karar verilmelidir. Bu konuda önerimiz tüm yöneticilerin sayısı 30’u geçmiyorsa sunumun toplu halde yapılması, daha fazla sayıda yönetici varsa düzeylerine (üst-orta-ilk düzey olmalarına) göre 20-30 kişilik gruplara ayrı ayrı yapılmasıdır. Bu şekilde yöneticilerin sorularına da cevap verilerek interaktif bir ortamın yaratılması sağlanabilir.
Bu arada yönetici ünvanı verilmeyip de, yönetici sorumluluğu verilen ve öyle davrananların bu listeye alınıp alınmayacağına da karar verilmelidir. Bunların durumları iş analizi çalışmaları sonucunda yaptıkları işler analiz edildikten sonra netleşecektir. Beklenti oluşmaması için bu aşamada bunların yöneticiler grubuna alınmaması, ama bir şekilde bu tür kişilerden oluşan ayrı bir gruba proje bilgilendirmesi adı altında bu veya çok benzer bir sunumun yapılması önerilir.
Üst yönetim ve yöneticiler listeleri yapıldıktan sonra bu kişilere sunum yapılacak tarih, saat ve yerinin belirlenerek bir toplantı daveti atılması gerekir. Üst yönetime atılacak davetten önce en üst yöneticinin ve diğer yöneticilerin programları, sunum yapılacak yerin uygunluğu kontrol edilerek en uygun zaman ve yer belirlenerek toplantı daveti planlanmalıdır. Firmada toplantıların organize edilebildiği Outlook veya benzeri bir uygulama kullanılıyorsa bu işlemleri yapmak çok daha kolay olacaktır. Kuşkusuz yöneticilere atılacak toplantı daveti, üst yönetim sunumu yapıldıktan ve yönetici listeleri/gerekirse grupları kesinleştikten sonra gerçekleşecektir.
Yapılacak sunumun içeriğinde aşağıdaki konulara değinilmesinde yarar vardır:
- İK görev alanları
- İş analizinin önemi ve kullanım alanları
- İş analizi projesinin amacı ve kapsamı
- İş analizi yöntemleri
- İş analizi projesinin aşamaları
- İş analizi projesi faaliyet planı / taslağı
- İş analizi formu
- Projede üst yönetimden / yöneticilerden beklentiler
Dikkat edilecek olursa iş analizi formu ve projede üst yönetimden/yöneticilerden beklentiler kısmı hariç diğer konular yazı dizisinde detaylı olarak açıklanmıştır. Dolayısı ile şimdilik bu konulardaki slaytları veri kabul edip, diğer konulardaki slaytları değiştirebilir, bazı slaytları iptal edip yeni slaytlar ekleyebilirsiniz. Bu noktada önemli olan üst yönetime/yöneticilere tüm gerekli bilgileri verirken, onları gereksiz bilgilere boğmamak ve kafalarını karıştırmamaktır. Sonuçta bilgilendirme sunumundan çıkacak üst yönetim/yöneticilerin kafaları oldukça net ve sordukları sorulara yanıtlarını almış olmalıdır.
Üst yönetim ve yöneticilere yapılacak sunumlar birbirine oldukça benzerdir. Bununla birlikte üst yönetime yapılacak sunumda bazı kararların alınması gerekir. Öncelikle iş analizi projesinin amacının sadece İK süreçleri ile ilgili olduğu vurgulanmalıdır. Projenin kapsamında mavi yaka, beyaz yaka ve yönetici gruplarından hangilerinin olacağı netleştirilmelidir. Önerimiz tüm firmada tüm grupların tek bir projede ele alınması ise de bazen firmalar öncelikle mavi yakada veya belirli birim/ bölümde tüm pozisyonlar için çalışma yapılmasını isteyebilmekte, alınacak sonuçlara göre uygulamanın tüm personel gruplarına veya tüm firmaya genişletilmesini öngörebilmektedir.
Üst yönetimin karar vereceği diğer bir husus iş analiz projesinde yer alacak ekiplere ilişkin bazı öngörülerde bulunmasıdır. Üst yönetim ekibi önceden görüşüldüğü için toplantıya katılan/katılması gereken kişilerden oluşur. Yine de bu ekiptekilerin bir listesinin yansıtılıp son bir onay alınmasında yarar vardır. Uygulamada toplantıya katılanların önerileriyle listeye ekleme yapılabilmektedir. Yöneticilerin gruplar itibariyle (üst, orta, ilk düzey) isim listelerinin yansıtılıp üst yönetimden onay alınmasında yarar vardır. Bazı firmalarda İK ekibi oldukça kalabalık olabiliyor. Dolayısıyla hangi İK çalışanlarının projede görev alacağının da İK yöneticisi tarafından belirlenerek üst yönetime bilgi amaçlı sunulmasında yarar vardır. Bu konuda son olarak iş analizi ekibinde olacakların (görüşmecilerin) sayısı ve pozisyonlarda görüşülecek kişi sayısının önerilerek üst yönetimin onayının alınmasında yarar vardır.
Üst yönetimin karar vereceği bir başka husus, proje faaliyet takviminin netleştirilmesi ve tarihlendirilmesidir. Üst yönetim proje ekiplerine ilişkin öngörülerde bazı değişiklikler yaparak taslak olarak belirlenen haftaların daha kısaltılmasını veya uzatılmasını isteyebilir. Bu noktada örnek proje faaliyet planındaki sürelerin oldukça kısıtlı olduğunu belirtelim.
Üst yönetim ile yöneticilere yapılacak sunumlarda, projenin yürütülmesinde onlardan beklentilerimiz farklı olduğundan bunlar ayrı birer slayt ile sunulur. Üst yönetim, yöneticilerden beklentileri de görür. Ancak yöneticilerin üst yönetimden beklentilerin yer aldığı slaytı, üst yönetim izin verirse görür. Bu noktada üst yönetime yapılacak sunumda bu konu da netleştirilmelidir.
Yukarıdaki görüşler çerçevesinde hazırlanan bir yönetici sunum örneği aşağıdaki linkte verilmektedir. Örnekte bazı slaytların altında yer alan “ÜY” ibaresi, o slaydın sadece üst yönetime yapılacak sunumda yer alacağı anlamına gelmektedir. Geri kalan slaytlar, yöneticilere yapılacak sunumda da kullanılabilir.
Slaytlar benzer olmakla birlikte, yöneticilere yapılacak sunumlarda daha detaylı aktarım yapılır. Örneğin iş analiz formu üst yönetime genel olarak gösterilirken, yöneticilere yapılacak sunumlarda buradaki madde başlıkları açıklanabilir.
