STANDARTLAŞTIRMA TOPLANTILARININ YAPILMASI-3 – 30

İşe alınacak personel nitelikleri bölümü, standartlaştırma çalışmalarının işe alım politikasının belirlenmesine yönelik kısmıdır. Birçok bilgi alanı olduğu için bu bölümün standartlaştırılmasında bilgi alanları, belirli gruplar altında toplanarak incelenir. Bu çerçevede bilgi alanları gruplarında yer alan bilgi alanları ve her bir grupta yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir:

• Eğitim Bilgileri : Bu çerçevede “eğitim düzeyi”, “ilgili bölümler”, “özel mesleki eğitim” ve “sertifika / ehliyet” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Burada da  dikkat edilecek nokta, benzer pozisyonların benzer ifadelere sahip olmasıdır. Yine benzer, ama farklı pozisyonlardan seçilen güzel ifadelerle bir bilgi seti oluşturulup, benzer pozisyonların bu bilgi alanlarına yapıştırılabilir. Bu bilgi alanlarında örnek olarak belirtilen ifadeler (örneğin ilgili bölümler bilgi alanında olduğu gibi) “vb.” ibaresi ile bitirilmelidir. “vb.” ibaresi ile bitirilmeyen bilgi alanlarında, sadece bu bilgilerin geçerli olduğu varsayılabilir.

• Deneyim Bilgileri : Bu çerçevede “iş deneyimi (alan)”, “iş deneyimi (ünvan)”, “iş başı eğt. süresi” ve “fiziksel özellikler” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Alan ve ünvan iş deneyimleri ile iş başı eğitim süresi bilgi alanlarında standartlaştırma yapılmadan önce bu süreler ile ilgili belirli gruplandırma çalışmaları yapılır. Örneğin alan iş deneyimi için; deneyimsiz, 1 yıl, 3 yıl, 5 yıl,  8 yıl, 10 yıl gibi. Ünvan iş deneyimi için; 1 yıl,  2 yıl, 3 yıl, 5 yıl gibi. İş başı eğitim süresi için bir hafta, bir ay, üç ay, altı ay, bir yıl gibi.

Buradaki rakamlar sektörün ve pozisyonların niteliğine göre standartlaştırma ekibi tarafından birlikte belirlenir. Daha sonra mevcut durumdaki değerlerler de gözetilerek benzer pozisyonlar için bu rakamlardan biri yazılır. Fiziksel özellikler bilgi alanında ise, benzer farklı pozisyonlarda seçilen güzel ifadelerle bir bilgi seti oluşturulup, benzer pozisyonların bu bilgi alanlarına yapıştırılabilir.

• Temel Yetkinlikler : Bu çerçevede “yabancı dil(ler)”, “düzey(ler)i”, “bilgisayar bilgisi” ve “özel bilgi/ tecrübe alanları” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Yabancı dil ve düzeyleri konusunda dikkat edilecek husus, benzer pozisyonların bu bilgi alanlarının benzer olmasına çalışılmasıdır.  Bilgisayar bilgisi pozisyonlar için oldukça farklılıklar gösterebilir. Bu noktada benzer pozisyonlar için mevcut bilgilerden yola çıkılarak bir bilgi seti oluşturulup, tüm benzer pozisyonlar için aynı ifadeler kullanılabilir.

Özel bilgi / tecrübe alanları bilgi alanı, diğer bilgi alanlarında yer almayan, ama pozisyon için gerekli olan diğer hususların belirtilebileceği bir alandır. Burada da benzer pozisyonlara yazılan ifadeler incelenerek, benzer pozisyonlar için geçerli olabilecek ifadeler tüm benzer pozisyonlara yazılır.

• Çalışma Koşulları:  Bu çerçevede “vardiyalı çalışma”, “seyahat edebilme” ve “engelli çalışma” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Bu bilgi alanlarında aynı durumu ifade etmek üzere, farklı ifadeler kullanılmış olabilir. Burada yapılacak standartlaştırma çalışmasında benzer pozisyonlar için aynı ifadelerin yazılmasına dikkat edilir. Örneğin vardiyalı çalışma için; 2 vardiya, 3 vardiya, gece vardiyası, gündüz vardiyası gibi standart ifadeler kullanılır.

Seyahat edebilme için şehir içi / şehir dışı (gerekirse yurt dışı) ayrımı yapıldıktan sonra her birinden sıklık derecesi (yok, az, orta, sık, çok sık gibi) belirtilebilir. Bundan önce sıklık derecesi için; az-üç ayda bir, orta- ayda bir, sık- haftada 1-2,  çok sık-her gün gibi,  genel bir sınıflandırma yapılmasında yarar vardır. Böylece pozisyonun seyahat edebilme durumu daha objektif kıstaslara göre belirlenmiş olur.

Engelli çalışma için de benzer pozisyonlar için benzer ifadelerin yazmaya çalışılır. Bu bilgi alanı  engellilerin çalışabilecekleri pozisyonların baştan belirlenmesi açısından önemlidir. Dolayısıyla sadece evet / hayır şeklinde değil, o pozisyonda ne tür engellilerin çalışabileceği de belirtilmelidir. Bu noktada olabildiğince çok pozisyon için çalışabilecek durumda olan engellilere yer verilmesi önerilir.

• Kişisel Özellikler : Bu çerçevede “cinsiyet”, “yaş aralığı” ve “askerlik durumu” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Cinsiyet bilgi alanı, seçilecek kişinin tercihen hangi cinsiyete sahip olması gerektiğini belirtir. Yasal bir zorunluluk yoksa, bu bilgi alanına “erkek” yazıldıktan sonra yanına “*” ibaresi konulmamalıdır. “*” ibaresi konulmadığı zaman burada “erkek” yazılsa bile kadınların da bu alanda çalışabileceğini gösterir, ama “*” ibaresi konulursa sadece belirtilen cinsiyete sahip olanların çalışabileceği anlamına gelir.

Yaş aralığı bilgi alanı, bu pozisyona seçilecek kişilerin hangi yaş aralığından seçileceğini gösterir. Yasal bir zorunluluk yoksa buradaki yaş aralıklarının hepsi tercih nedenidir. Bu aralığın altında veya üstündeki yaşlarda,  aranılan diğer niteliklere sahip adaylar da işe alınabilir. Bu alanı standartlaştırmadan önce 18-25, 23-30, 25-35, 30-40, 35-45, 40-50 gibi belirli gruplamalar yapılıp, benzer pozisyonlar için bu standart gruplardan uygun olanı bu bilgi alanına yazılmalıdır. Bir pozisyon için yaş aralığı seçilirken, pozisyonun gerektirdiği eğitim durumu ve deneyim süreleri de dikkate alınarak alt sınırın bunları kapsayacak şekilde olmasına dikkat edilmelidir. Örneğin lisans mezunu, en az beş yıllık deneyim gerektiren bir pozisyon için 18-25, 23-30 ( ve hatta 25-35) gibi yaş grupları seçilmemelidir.

Askerlik yükümlülüğü ülkemizde sadece erkek adaylar için  geçerlidir. Bu bilgi alanında askerlik yapılmış olması gerekmiyorsa “—” ibaresi, gerekiyorsa “yapılmış olmalı” gibi standart ifadeler kullanılmalıdır. Burada dikkat edilecek husus yine benzer pozisyonlar için benzer ifadelerin kullanılmasıdır.

Çalışma tamamlandıktan sonra elde edilen sonuçlar, onay için üst yönetime  e-posta ile gönderilir. Genellikle üst yönetim, standartlaştırma ekibinin yapmış olduğu önerileri olduğu gibi kabul eder. Bununla birlikte bazı pozisyonlar için düzeltmeler de yapılabilir. Eğer düzeltilecek alanların sayısı çoksa veya düzeltmeler konusunda üst yönetimde fikir birliği yoksa, standartlaştırma ekibinin yaptığı çalışmaların gözden geçirilmesi için üst yönetimle yarım/bir saatlik kısa bir toplantı yapılabilir. Bu toplantıda, sonuçlar hızlıca gözden geçirilir, daha önce üst yönetimle yapılan toplantıda olduğu gibi kararlar oy birliği ile alınır, fikir birliği yoksa en üst yöneticinin kararı doğrultusunda işlem yapılır.