STANDARTLAŞTIRMA TOPLANTILARININ YAPILMASI-2 – 29

İş analizi standartlaştırma çalışmalarının ikinci bölümü, standartlaştırma ekibi üyelerinin katılımıyla yapılan bir günlük standartlaştırma çalışmalarında tamamlanır. Bu bir günlük süre, ortalama süredir. Firmanın büyüklüğüne, standartlaştırılacak pozisyonların ve standartlaştırma ekibi üyelerinin sayıları ile toplantıda getirilen öneri sayısı ve yapılan tartışmalara göre bu süre kısalabilir veya ikinci güne de sarkabilir.

Kuşkusuz toplantıda dile getirilecek öneri sayısı ve yapılabilecek tartışmaların uzunluğu öngörülemese de, proje yöneticisi standartlaştırılacak pozisyonların ve standartlaştırma ekibi üyelerinin sayılarına göre toplantının yaklaşık süresini tahmin edebilir. Bu noktada toplantının tahmin edilenden biraz daha uzun süreceğini varsaymak  iyi bir yaklaşım olabilir.

Toplantıdan birkaç gün önce, “standartlastirma-1” dosyası, “standartlastirma-2” olarak kaydedilir. Buradaki üst yönetim sekmesi, üst yönetim ile yapılan toplantı sonuçları aktarılarak değiştirilir. Dosyadaki ham veri sekmeleri silinir ve dosya bu şekilde kaydedilir. “standartlastirma-2” dosyası bu haliyle standartlaştırma ekibi üyeleri ile e-posta gönderilerek paylaşılır. Gönderilen e-postada üst yönetim sekmesinin bilgi için gönderildiği, diğer sekmelerdeki bilgi alanlarının ise ikinci inceleyenlerin iş analiz formlarından alındığı ve bunlar üzerinde yöneticilerin değişiklik önerileri varsa toplantıda dile getirilebileceği belirtilir.

Toplantı zamanı geldiğinde toplantıya katılanların isim ve imzalarının alınmasında yarar vardır. Bu, hem yapılan işin önemini ortaya koyar, hem de bu isimlerin kayıt altına alınarak daha sonra kimlerin bu kararların alınmasında rol oynadığının hatırlanmasını sağlar.

Proje yöneticisi toplantıyı açtıktan sonra kısaca yapılacak işi tanımlar ve önemini ortaya koyar. Eğer katılımcılar önceden hazırlıklıysa, çalıştay çok hızlı şekilde ilerler. Bu çerçevede önce üst yönetimin aldığı kararlar hızlıca gözden geçirilir. Bu noktada alınan kararlar konusunda herhangi bir tartışma yapılmaz, bu konudaki önerilerin toplantı sonrasında proje yöneticisine veya doğrudan üst yönetime yapılabileceği belirtilir.

Daha sonra iş analiz formunun bölümleri veya bilgi alanları gruplarındaki standartlaştırma çalışmalarına geçilir. Standartlaştırma çalışması, bölüm/bilgi alanı grubunda yer alan her bir bilgi alanı için ayrı ayrı yapılır. Diğer bir deyişle bir bilgi alanı için çalışma yapılırken bölümdeki/gruptaki diğer bilgi alanı sütunları gizlenir, ekranda sadece “poz.no”, “görev ünvanı” ve “… bilgi alanı” sütunları kalır. Böylece standartlaştırma ekibinin sadece o bilgi alanına odaklanması sağlanır. O bölümdeki/gruptaki tüm bilgi alanları standartlaştırıldıktan sonra gizlenen sütunlar açılır ve yapılan çalışma bölümdeki/gruptaki tüm bilgi alanları açısından tekrar gözden geçirilir.

Standartlaştırma ekibi tarafından iş analiz formunun pozisyon bilgileri ve çalışma ortamı bölümlerindeki bilgi alanları ile ilgili yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir:

• Pozisyon Bilgileri : Bu çerçevede “kendisine bağlı pozisyonlar”, “iç ilişkiler” ve “dış ilişkiler” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Kendisine bağlı pozisyonlar aslında üst yönetimin “üst pozisyonlar” olarak belirlediği listeden İK tarafından oluşturulur. Dolayısıyla bu sütun, üst yönetim tarafından belirlenen organizasyon yapısının bir başka şekilde  gösterimidir. Bu yüzden standartlaştırma çalışmalarında bu sütunda bir değişiklik yapılmaz. Bununla birlikte ekip üyelerinden birinin veya bir kaçının bu yapıda bir değişiklik olması önerisi varsa bunlar proje yöneticisi tarafından not alınarak ayrı bir toplantıda üst yönetime sunulur. Üst yönetimin bu öneriler üzerine verdiği kararlar kesindir.

İç ilişkiler bilgi alanına pozisyonun iş gereği işletme içinde görüştüğü pozisyonlar, dış ilişkiler bilgi alanına da işletme dışında görüştüğü kişi/kurumlar genel adları ile yazılır. İç ilişkiler bilgi alanında çok sayıda pozisyon ismi yazmak yerine bunlar “…. bölüm pozisyonları”, “tüm personel” şeklinde genel ifadelerle belirtilebilir. Standartlaştırmada dikkat edilecek husus, benzer pozisyonlarda benzer ifadelerin yer almasıdır. Aynı durum dış ilişkiler bilgi alanı için de geçerlidir. Burada da benzer pozisyonlarda birbirine benzer ifadelerin yer alması sağlanmalıdır. Bu noktada pozisyonların bu bilgi alanına yazılan ifadeler, bazen yeniden oluşturularak benzer pozisyonların benzer ifadeleri taşıması sağlanır.

• Çalışma Ortamı : Bu çerçevede “çalışma koşulları”, “makina / donanım”, “alet / araç / gereç”, “elektronik aygıt / sistem”, “prosedür/talimatlar” ve “özel form / belgeler” bilgi alanları aşağıdaki formatta incelenir:

Bu  bilgi alanları grubunda dikkat edilecek husus, her bilgi alanındaki ifadelerin “vb.” ibaresi ile bitirilmesidir. Bu ibare, bu bilgi alanına yazılanların; örnek olarak verilen en önemli bilgiler olduğu, sadece bunlardan ibaret olmadığı ve buraya yazılabilecek başka bilgiler de bulunduğu anlamına gelir.

Bir başka husus, benzer pozisyonların benzer ifadelere sahip olmaları gerektiğidir. Çoğu zaman benzer pozisyonlarda her birinden alınan en iyi ifadelerle yeni bir bilgi seti oluşturulup, bu bilgi seti tüm benzer pozisyonların bu bilgi alanlarına yapıştırılır.

Son olarak “makina / donanım”, “alet / araç / gereç”, “elektronik aygıt / sistem” sütunlarına birlikte bakılarak, bir cihazın tüm pozisyonlarda aynı sütunda olması sağlanmalıdır. Çünkü bazı cihazlar bir pozisyonda “makina/donanım” olarak değerlendirilirken, bir başka pozisyonda “alet / araç / gereç” olarak değerlendirilmektedir. Benzer şekilde artık her cihazın elektronik bir yönü bulunduğundan bazı cihazlar farklı pozisyonlarda bu üç gruptan birine yazılabilmektedir. Standartlaştırma çalışmaları ile bu çelişkiler ortadan kaldırılır,  her cihaz sadece bir bilgi alanına yazılarak en azından firma açısından bir standartlaştırma sağlanabilir.