STANDARTLAŞTIRMA TOPLANTILARININ YAPILMASI-1 – 28

İş analizleri görüşmeleri ve inceleme çalışmaları sırasında elde edilen veriler, bir araştırma projesindeki veri toplama işine benzer. Elde edilen bu verilerin analiz edilmesi ise standartlaştırma toplantıları ile yapılır.

Standartlaştırma ekibi, proje hazırlıkları aşamasında ekip oluşturma faaliyeti ile önceden belirlenmiş olsa da, standartlaştırma çalışmaları başlayana kadar bu listede değişiklikler olmuş olabilir veya listenin düzeltilmesi ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bu çerçevede liste tekrar gözden geçirilip son hali verildikten sonra standartlaştırma ekibine bir duyuru yapılması gerekir. Bu duyurunun bir örneği aşağıdadır:

Kimden : Proje Yöneticisi

Kime : Standartlaştırma Ekibi

Bilgi : Üst Yönetim Ekibi, İK Ekibi

Konu : İş analiz standartlaştırma çalışmalarının yapılması

Firmamızın Değerli (Üst Düzey) Yöneticileri

Bildiğiniz üzere firmamızda iş analiz çalışmalarına devam etmekteyiz. Bu çalışmaların en önemli kısımlarından biri,  “Standartlaştırma” aşamasıdır. Bu aşamada ilk önce üst yönetim ile,  iş analiz formlarındaki  yaklaşık ……. pozisyon için, “Birim”, “Bölüm”, “Görev  Ünvanı” ve “Bağlı Olduğu Pozisyon” isimlerinin, tahmini …. saatlik bir toplantı ile standartlaştırılması hedeflenmektedir.

Ardından firmamızın siz değerli  (üst düzey) yöneticileri ile, tahmini bir gün sürecek bir toplantı ile, yaklaşık ……  pozisyonun aşağıdaki bilgi alanları standartlaştırılacaktır:

• Pozisyon Bilgileri (Kendisine bağlı pozisyonlar, iç ilişkiler, dış ilişkiler)
• Çalışma Ortamı (Çalışma koşulları, makina / donanım, alet / araç / gereç, elektronik aygıt / sistem, prosedür/talimatlar, özel form / belgeler)
• Eğitim Bilgileri (Eğitim düzeyi, ilgili bölümler, özel mesleki eğitim, sertifika / ehliyet)
• Deneyim Bilgileri (İş deneyimi (alan), İş deneyimi (ünvan), İş başı eğt. süresi, fiziksel özellikler)
• Temel Yetkinlikler (Yabancıdil(ler), düzey(ler)i, bilgisayar bilgisi, özel bilgi / tecrübe alanları)
• Çalışma Koşulları (Vardiyalı çalışma, seyahat edebilme, engelli çalışma)
• Kişisel Özellikler(Cinsiyet, yaş aralığı, askerlik durumu)

Toplantıda dile getirilen öneri sayısı ve yapılan tartışmalara göre belirtilen süre kısalabilir veya ikinci güne de uzayabilir.

Söz konusu toplantı, firmamızın personel organizasyonu ve işe alım politikasının belirlenmesi sonucunu ortaya çıkaracağı için bu toplantıya katılımınız çok önemlidir.

Söz konusu standardizasyon çalışmasının ……………………… günü saat 09:00-18:00 saatleri arasında …………………’de yapılması planlanmaktadır. (Toplantının yüz yüze olması daha verimli olmasını sağlayacak ise de, o gün toplantıya gelemeyecekler için on-line katılım da mümkün olabilecektir.)

Toplantıya halihazırda var olan bir nedenle (tatil planı, düğün vb.) katılamayacağının  ………… tarihine kadar bildirilmesi halinde toplantı tarihi bir hafta ileriye/geriye çekilebilir. Toplantıya bir şekilde katılamamanız durumunda firma politikasını belirleme hakkınızdan vazgeçtiğiniz anlamına geleceğinden, yerinize sizi temsilen bir yöneticinin toplantıya katılımı için İK bölümüne bilgi vermeniz önerilir. Göstereceğiniz ilgi için şimdiden teşekkür eder, iyi çalışmalar dilerim. Saygılarımla,

Proje yöneticisinin adı soyadı, Ünvanı

Duyuru metninde yer almayan bilgi alanları ve standartlaştırılmama gerekçeleri aşağıda belirtilmiştir:

• Pozisyon no: Her pozisyon için farklı olacağından standartlaştırılamaz. Bu aşamadaki pozisyon kodları geçici olup tüm çalışma sonunda İK Ekibi tarafından belirli kurallara göre yeniden belirlenir.
• Ast sayısı (Doğrudan/Toplam): Sürekli değişkenlik gösterdiği için standartlaştırılamaz. Çalışması tamamlandığında norm kadro verileri bu alanda kullanılabilir.
• Gidilebilecek / gelinebilecek pozisyonlar: Kariyer yönetimi çalışmaları çerçevesinde yapılacak ayrı bir çalışmanın konusudur. Bu aşamada bu bilgi alanları, ileride yapılacak çalışmalara veri olmak üzere derlenmiştir.
• İşin amacı/temel görev ve sorumluluklar: Bu bilgi alanları her bir pozisyon için farklılıklar göstereceği için standartlaştırılamaz.
• İş tehlikeleri: Bu bilgi alanı, iş değerleme ve ücret yönetimi çalışmalarına veri olması için derlenmiştir. Bu aşamada standartlaştırılması söz konusu değildir.
• Temel performans göstergeleri: Bu bilgi alanı da, ileride yapılacak performans yönetimi çalışmalarında veri olarak kullanılmak üzere derlenmiştir. Bu aşamada standartlaştırılması söz konusu değildir.

Yukarıda belirtilen bilgi alanları (pozisyon no, işin amacı, temel görev ve sorumluluklar hariç), iş tanımı formunda da yer almayacaktır. Ancak belirtilen çalışmalar (kariyer/ performans yönetimi çalışmaları gibi) tamamlandığında bu çalışmaların sonuçları iş tanımı formuna eklenebilir.

Standartlaştırma ekibine yapılacak duyuru metninin, üst yönetimin ve yöneticilerin zaman planlamalarını yapabilmeleri açısından, toplantı zamanının en az bir ay öncesinden e-posta ile gönderilmesi önerilir. Outlook gibi bir program kullanılıyorsa ilgili yöneticilerin takvimlerine de toplantı zamanı ve yeri işlenmeli, duyuru metni eklenmelidir. Büyük firmalarda bu duyurunun en az iki ay öncesinden yapılması önerilir.

Duyuru ile bir yandan standartlaştırma ekibine ne yapacakları konusunda genel bilgi verilirken, bir yandan da üst yönetim, yapılacak çalışmalar hakkında bilgilendirilmektedir. Duyuru metnindeki “Üst Düzey” ibaresinin parantez içerisinde yer alması, bazı firmalarda standartlaştırma ekibinde orta düzey yöneticilerin de görev alabilmelerindendir. Eğer tüm standartlaştırma ekibi üst düzey yöneticiler yer alıyorsa, o zaman bu ibare kullanılmalıdır.

İK ekibi, standartlaştırma toplantısında analiz edilecek pozisyonlar için bir ön hazırlık yapmalıdır. Bunun için öncelikle iş analiz formlarındaki tüm  bilgi alanlarını bir excel tablosunda ham veri olarak kopyalamalıdır. Bu dosya “standarlastirma-1” dosyası olarak kaydedilmeli, sekmenin adı “hamveri-1” olarak değiştirilmelidir. Bu sekme aynı doküman içinde bir başka sekmeye kopyalanarak, analiz edilmeyecek bilgi alanlarının (ast sayısı, gidilebilecek / gelinebilecek pozisyonlar, işin amacı, temel görev ve sorumluluklar, iş tehlikeleri, temel performans göstergeleri) bulunduğu satırlar silinir ve sekmenin adı “hamveri-2” olarak kaydedilir.

Hamveri-2 sekmesi aynı doküman içinde bir başka sekmeye kopyalanır ve sekmenin adı hamveri-3 olarak kaydedilir. Hamveri-3 sekmesinde satır ve sütunları yer değiştirme işlemi (transpose) uygulanarak satır ve sütunlar yer değiştirir. Böylece ilk sütunda pozisyon isimleri, ikinci sütunda birim adları, üçüncü sütunda bölüm adları vb. yer alacak şekilde iş analiz formunun satır başlıkları, sütun başlıkları olacak şekle dönüşmüş olur. Böylece her bilgi alanı yan yana gelir ve pozisyonlar da alt alta gelmiş olur.

Daha sonra “üst yönetim” sekmesi ile duyuru metninde belirtilen bilgi alanlarını içeren grup başlıklarının adlarını (üst yönetim, pozisyon bilgileri, çalışma ortamı, eğitim bilgileri, deneyim bilgileri, temel yetkinlikler, çalışma koşulları, kişisel özellikler) vererek toplam 8 sekme daha oluşturur. Bu sekmelerde, pozisyon numarası ve görev ünvanları her sekmede ilk  iki sütun olmak üzere, duyuru metninde yer alan bilgi alanları sütun başlığı olarak yer alır. Tüm bu işlemler sonucunda, üç hamveri sekmesi ve 8 bilgi alanı grubu sekmesi olmak üzere 11 sekmeden oluşan bir standartlaştırma dosyası oluşmuş olur. Standartlaştırma dosyası, ikinci inceleyen klasöründe yer alan iş analiz formlarındaki bilgiler alınarak oluşturulur.

İş analiz formundaki “Birim”, “Bölüm”, “Görev  Ünvanı” ve “Bağlı Olduğu Pozisyon” isimleri, personel organizasyonunda çok hassas bilgiler olduğu için bunların üst yönetim ekibince  standartlaştırılması önerilir. Firmanın büyüklüğüne ve standartlaştırılacak pozisyon sayısına göre bu toplantı 1-3 saat arasında bir süre alabilir. Çoğu zaman üst yönetim, ortalama 2 saat süren bu çalıştaya zaman ayırmak istemeyebilir. Ancak özellikle bu konulardaki standartlaştırmanın, firmanın temel organizasyon yapısını oluşturacağı vurgulanarak üst yönetim ekibi üyelerinin bu çalışmaya katılmaları teşvik edilmelidir. Özellikle firmadaki “en üst yönetici” (yönetim kurulu başkanı gibi) ikna edilirse, diğer ekip üyelerinin de toplantıya katılımı da kolaylaşır.

Firmalarda üst yönetim ekibinin standartlaştıracağı bilgi alanlarındaki isimler genellikle belirli ise de, bunların bazılarında belirsizlikler olabilir, bazen de bunların değiştirilmesi veya yeniden adlandırılması istenebilir. Standartlaştırma çalışmaları bu açıdan bakıldığında bir reorganizasyon çalışmasıdır. O güne kadar çeşitli ortamlarda dile getirilen, ama genel yapıyı bozacağı düşünüldüğü için vazgeçilen her türlü değişiklik önerileri, bu toplantıda ele alınabilir ve sonuçlandırılabilir. Çünkü çalışma tek bir birim, bölüm veya pozisyon için değil, tüm firma için yapılmaktadır ve tüm değişiklik önerileri üst yönetimin birlikte kararı ile sonuçlandırılabilir. Üst yönetim ekibi üyelerinin bu toplantıya katılmaları bu yüzden önemlidir.

Üst Yönetim ekibinin yapacağı toplantı, aslında proje yöneticisi tarafından moderasyonu yapılan bir çalıştaydır. Bu çalıştayda üst yönetim ekibine sunulacak dosyanın görünmesi için yansı cihazına ve perdeye ihtiyaç vardır. Uzaktan bağlantı yapılacaksa gerekli organizasyon, bilgi teknolojileri bölümü ile koordineli olarak yapılır. Proje yöneticisi, üst yönetimin izniyle bilgisayarda değişiklikleri yapmak üzere bir İK ekibi üyesini görevlendirebilir

Proje yöneticisinin bu toplantıdan önce standartlaştırma yapılacak bilgileri aşağıdaki formatta bir excel dosyasında hazırlaması gerekir. Aslında bunlar, İK ekibi tarafından hazırlanan “standartlastirma-1” dokümanının üst yönetim sekmesinde mevcuttur. Hazırlanan tablo, toplantıyı hızlandırmak adına üst yönetimle yapılacak toplantıdan birkaç gün önce kısa bir açıklama ile üst yönetim ekibi üyelerine e-posta ile gönderilebilir. Böylece isteyen üst yönetim ekibi üyeleri hazırlanan tabloyu inceleyerek toplantıya önerilerini hazırlayarak gelebilir ve toplantı daha hızlı bir şekilde sonuçlandırılır. Tablonun formatı aşağıdaki gibidir:

Kararlaştırılan durum bölmesine de aynı veriler kopyalanır. Çalıştay başlarken proje yöneticisi tabloyu yansıda açarak nasıl bir çalışma yürüteceklerini kısaca açıklar. Daha sonra mevcut durum sütunlarını gizleyerek, yansıda kararlaştırılan durum sütunları görünür. Bu sütunlarda halihazırda ikinci inceleyenlerin belirttiği bilgiler bulunmaktadır.

Üst yönetim ekibi, pozisyonları birer birer inceleyerek görüşlerini bildirirler. Eğer yazılanları onaylıyorlarsa, bir değişiklik yapılmaz. Değiştirilmesi istenen herhangi bir bilgi alanı üzerinde önerilerini belirtirler. Tüm üst yönetim ekibi öneriye katılıyorsa, önerilen isim mavi karakterle yazılır. Eğer görüş ayrılığı olmuşsa, en üst yöneticinin fikri doğrultusunda önerilen isim, kararlaştırılan kısma kırmızı karakterle yazılır.

Kuşkusuz bölüm ve birim isimleri bir yerde değişmişse, tüm ilgili yerlerde aynı şekilde proje yöneticisi tarafından değiştirilir.  Benzer şekilde görev ünvanı değişmişse, bu görev ünvanının yer aldığı bağlı olduğu pozisyon sütunundaki isimler de değiştirilir. Çalışma bittikten sonra tüm tablo tekrardan hızlıca gözden geçirilir. Üst yönetimin ekleyeceği başka bir husus yoksa katkıları için teşekkür edilerek çalıştay tamamlanır. Böylece üst yönetimin verdiği kararlar daha sonra yine üst yönetim tarafından bir değişiklik yapılana kadar bu şekilde uygulanır.