PROJE SONUÇ RAPORUNUN HAZIRLANMASI – 37

İş analiz çalışmaları bir proje mantığında yürütüldüğü için, tüm projelerde olduğu gibi çalışmanın sonunda bir rapor hazırlanmasında yarar vardır. Çünkü o an için neyin nasıl yapıldığı hatırlansa bile, fazla değil, 5-6 ay sonra bunların çoğu unutulacaktır. Hatta aradan bir-iki yıl geçtikten sonra çok az şey, o da genel hatlarıyla hatırlanacaktır. Bu açıdan çalışmaların raporlanması, sonraki yapılacak çalışmalara ışık tutması açısından büyük önem taşımaktadır.

Kitapta belirtildiği üzere iş analiz çalışmaları sırasında bir çok faaliyet yürütülmektedir ve bu faaliyetler ile ilgili bir çok belge ortak klasörlerde saklanmaktadır. Bu çalışmalarda bulunmamış bir personel, ortak klasörlerde hangi belgelerin hangi alt klasörlerde yer aldığını, bunların kimler tarafından nasıl elde edildiğini ve klasöre yüklendiğini bilmesi imkansızdır. Bu açıdan proje sonuç raporu, iş analizi projesi çerçevesinde özet olarak ne tür çalışmaların nasıl yapıldığını, bunların sonucunda ne tür belgelerin üretildiğini ve bunların ortak klasörün içinde hangi klasör altında yer aldığını gösteren bir belge olmaktadır.

Proje sonuç raporunun hazırlanmasının bir çok gerekçesi vardır. Bunları ana başlıklar altında özetleyecek olursak:

1. Üst Yönetime sunulan rapor olması :  Her ne kadar yöneticiler ve üst yönetim çalışmaların bir çok aşamasında aktif olarak yer almışlarsa da, proje sonuç raporu çalışmaların sistematik bir şekilde onlara sunulduğu bir belge olarak karşımıza çıkmaktadır. Proje sonuç raporu üst yönetim için oldukça detaylı olsa da, onlar için hazırlanan “yönetici özeti” sayfasından çalışmalar hakkında genel bilgi edinilebilir, istenirse daha detaylı bilgilere rapor ve eklerinden ulaşılabilir.
2. Eğitim dokümanı olarak kullanılması : Proje sonuç raporu, organizasyon prosedürü ve el kitabı ile birlikte, başta projede görev almayan İK çalışanları olmak üzere, kalite, İSG çalışanları gibi konu ile ilgili olabilecek çalışanların bilgilendirilmesi aşamasında eğitim dokümanı olarak kullanılabilir. Ayrıca üst yönetim uygun görürse konuya ilgi duyan her çalışan, iş analizleri konusunda yürütülen çalışmalarla ilgili olarak ortak klasörde yer alan proje sonuç raporundan detaylı bilgilere ulaşabilir.
3. Sonraki çalışmalara yol göstermesi :Öncelikle organizasyon el kitabının, bu çerçevede organizasyon şemaları, genel görev ve sorumluluklar ile pozisyon iş tanımlarının güncellenmesi çalışmaları sırasında gerek duyulduğunda daha önce bu çalışmaların nasıl yürütüldüğüne ilişkin bilgilere proje sonuç raporundan ulaşılabilir. Benzer şekilde daha sonra yürütülecek İK projelerinde (norm kadro, yetkinlik matrisi, işe alım, eğitim, performans, kariyer projeleri vb.) gerek duyulduğunda daha önce iş analizi çalışmalarında elde edilen verilerin nasıl ortaya çıkarıldığı da proje sonuç raporundan görülebilir.

Proje sonuç raporunun içindekiler sayfasının bir örneği, yazının sonuna konulmuştur. Proje sonuç raporunun içerik bölümü, bu yazı dizisinin içerik bölümüne oldukça benzemektedir. Çünkü proje sonuç raporu aslında, bu yazı dizinde belirtilen faaliyetlerin sırasıyla özetlendiği bir belgedir, dolayısıyla yazı dizisinin içeriğine benzemesi oldukça olağandır.

Proje sonuç raporunda her bir başlık altında nelerin yapıldığı özet olarak belirtildikten sonra, varsa ilgili belgenin ismi belirtilir ve bu isme ortak klasördeki yerini gösteren bir bağlantı verilir. Ayrıca raporun ekine konulması öngörülmüşse hangi ekte yer aldığı belirtilir. Böylece proje sonuç raporu, çalışmalar sırasında elde edilen belgelerin kısaca açıklandığı, önemli belgelerin rapora eklendiği ve tüm belgelerin ortak klasörlerdeki yerlerinin gösterildiği bir yol haritası halini almış olmaktadır.

Proje sonuç raporuna ayrıca proje boyunca yapılan eğitim ve toplantıların katılımcı sayılarının ve sürelerinin gösterildiği tablolar eklenebilir. Ayrıca yapılan tüm faaliyetlerin katılımcı sayılarının ve sürelerinin belirtildiği çalışma dökümleri eklenebilir. Bu noktada çalışmalar sırasında yapılan önemli yazışmalar bir word dosyasına konularak, çalışmaların nasıl yürütüldüğü belgelenebilir. Bu word dosyası proje sonuç raporunun ekine konulmasa bile, raporda belirtilip ortak klasörde bu belgeye bağlantı verilebilir. Nitekim bu yazışmalardan görüşülecek kişilere ve inceleyenlere yapılan duyurular, önemi dolayısıyla rapora eklenmiştir.

Raporun eklerinin tamamının bağlantı verilerek raporun oldukça kısa tutulması mümkünse de, en azından önemli gördüğümüz belgelerin raporun ekinde olmasında yarar görüyoruz. Aşağıda belirtilen proje raporunun eklerinde “*” işareti bulunanlar çok yer kaplaması nedeniyle konulmayabilir, ama diğerlerinin raporun ekine konulmasında yarar vardır. Bu noktada iş analizi formu açıklamaları, iş analiz ekip listeleri ve organizasyon prosedürü diğer belgelere göre daha çok sayfalı olmasına rağmen önemleri nedeniyle proje sonuç raporunun ekine konulması önerilir.

Proje sonuç raporunu proje yöneticisi hazırlar. Bu noktada raporda geçen belgeleri İK ekibi hazırlayabilir. Raporun içeriğinin ve hangi eklerin raporda yer alacağına proje yöneticisi karar verir. Raporun detaylı hazırlanması, proje yöneticisinin biraz zamanını alsa da, raporun hazırlanma gerekçeleri dikkate alındığında daha sonra bu zamanın fazlasıyla kazanıldığı görülebilir.

İŞ ANALİZLERİ PROJE SONUÇ RAPORU İÇİNDEKİLER  (ÖRNEK)

İÇİNDEKİLER

YÖNETİCİ ÖZETİ

1. PROJENİN AMACI VE KAPSAMI
2. HAZIRLIK ÇALIŞMALAR

a. Proje faaliyet planı taslağının hazırlanması

b. Üst yönetim ve yöneticiler sunumlarının yapılması

c. İş analiz formunun ve açıklamalarının firmaya uyarlanması

d. Proje ekiplerinin seçilmesi

e. İş analiz planının hazırlanması

f. Ortak klasörlerin açılması ve işleyişi

g. İş analiz ekibinin eğitilmesi

        3. İŞ ANALİZ GÖRÜŞMELERİ VE İNCELEME ÇALIŞMALARI

a. Görüşülecek kişilere duyuru yapılması

b. İlk işanaliz görüşmelerinin izlenmesi

c. İş analiz görüşmelerinin yapılması

d. İnceleyen kişilere duyuru yapılması

e. İş analiz formlarının incelenmesi

        4. STANDARTLAŞTIRMA ÇALIŞMALARI VE İŞ TANIMLARININ YAZILMASI

a. Standartlaştırma toplantılarının yapılması

b. İş tanımı formunun hazırlanması

c. İş tanımlarının hazırlanması

d. Genelgörev ve sorumlulukların belirlenmesi

       5. ORGANİZASYON PROSEDÜRÜNÜN VE EL KİTABININ HAZIRLANMASI

a. Organizasyon şemalarının hazırlanması

b. Organizasyon prosedürünün hazırlanması

c. Organizasyon el kitabının hazırlanması

EKLER

EK-1 : …………. İş Analiz Projesi Faaliyet Planı

EK-2 : …………. İş Analiz Projesi Yönetici Sunumları *

EK-3 : …………..İş Analiz Formu

EK-4 : …………..İş Analiz Formu Açıklamaları

EK-5 : …………..İş Analiz Ekipleri Listesi

EK-6 : …………..İş Analiz Eğitimi Sunumu *

EK-7    : Görüşülecek kişilere yapılan duyuru

EK-8  : Görüşme Kontrol Listesi

EK-9  : İnceleyenlere Gönderilen Duyuru

EK-10  :  Standartlaştırma Sonuç Tablosu *

EK-11 : ………………  İş Tanımı Formu

EK-12 : İş Tanımı Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

EK-13 : ………………. Personeli Genel Görev ve Sorumlulukları

EK-14 : Birim / Bölümler İçin Kısaltma Önerileri

EK-15 : ………………. Organizasyon Şemaları *

EK-16 : ………………..Organizasyon Prosedürü **

EK-17: …………………Organizasyon El Kitabı içindekiler sayfası

* Bu ekler proje sonuç raporuna konmadan, rapor içinde ortak klasördeki yerine bağlantı verilmesiyle yetinilebilir.

** Bu belgenin ilk dört eki yukarıdaki eklerde belirtildiği için, belgeden çıkarılarak eke konulur.