PROJE EKİPLERİNİN SEÇİLMESİ – 17

İş analiz projesinde görev alacak kişilerin seçilmesi, proje hazırlık çalışmaları aşamasında yapılacak önemli faaliyetlerden biridir. Proje çerçevesinde farklı görevleri olan altı farklı profilde personel görev alabilir. Her bir ekipte yer alacak kişilerin kimler tarafından seçileceği, ekipte yer alan personel bilgileri ve ekibin genel görev ve sorumlulukları sırasıyla aşağıda belirtilmiştir:

1- Üst Yönetim Ekibi : Bu ekip, firmanın geneli ile ilgili stratejik kararları alabilen firma ortaklarından ve /veya üst düzey yöneticilerden oluşur. Bu ekibin yapısı, firmadan firmaya büyük değişiklikler gösterebilir. Bazı firmalarda tamamen firma ortaklarından, bazılarında ise tamamen profesyonel üst düzey yöneticilerden veya firma ortakları ile birlikte karma bir şekilde oluşabilir. Profesyonel yöneticilerden ise bazen sadece genel müdür, bazen ek olarak genel müdür yardımcıları ve direktörler üst yönetime dahil olabilir. Bu arada yöneticinin üst düzey olması, üst (tepe) yönetimine girmesi için yeterli olmayabilir. O yüzden üst yönetim ekibinin proje başında belirlenmesinde yarar vardır.

Firmalarda üst yönetimin kimlerden oluştuğu genellikle belirlidir ve İK bölümü de bunu bilir.  Eğer firmada üst yönetimin kimlerden oluştuğuna dair bir belirsizlik varsa, en azından bu proje için üst yönetimin kimlerden oluştuğuna dair firmadaki en yetkili kişinin görüş ve onayını almak gerekir.  İK bölümü tarafından üst yönetim ekibi ile ilgili aşağıdaki listede yer alan bilgilerin derlenmesinde yarar vardır.

ÜST YÖNETİM EKİBİ LİSTESİ

NO	ADI SOYADI	GÖREVİ	E-POSTA ADRESİ	CEP TELEFONU

Bu bilgilerin taslak olarak tabloya kaydedildikten sonra üst yönetimin veya en üst yöneticinin onayıyla taslağın kesinleştirilmesinde yarar vardır. Bu aşamada cep telefon numarası gibi bazı bilgilerin tabloda yer alması istenmeyebilir.

Bu ekibin görevi, yapılacak iş analizi çalışmalarının belirli aşamalarında ortaya çıkan kritik problemler hakkında karar vermek ve nihai sonuçları onaylamak olacaktır. İş analiz çalışmaları sırasında bir çok çalışan görev alsa da personel organizasyon yapısı ve iş tanımları, üst yönetimin onayı ile yürürlüğe girecektir.

2- Yöneticiler Ekibi : İlk düzey, orta düzey ve üst düzey yöneticiler olarak  bir firmada yöneticileri üç grupta toplayabiliriz. Literatürde  yönetici düzeylerine ilişkin genel tanımlamalar olsa da, uygulamada yönetici ünvanlarının firmadan firmaya farklı gruplarda yer aldığı görülebilmektedir. Bu açıdan teorik tartışmalara girmeden, firma tarafından algılandığı şekliyle yöneticileri; ilk, orta ve üst düzey yöneticiler olarak gruplamak gerekir.

İK bölümü, üst yönetim dışında kalan üst düzey yöneticiler ile orta ve ilk düzey yöneticilerin bir listesini hazırlayarak üst yönetimin onayına sunar. Üst yönetim bu listede ekleme/ çıkarma gibi düzeltmeler yapabilir, düzey değişiklikleri yapabilir. Yönetici ünvanı olmadığı halde yönetici gibi davrananları listeye ekleyebilir. Üst yönetime sunulacak yönetici listesinde aşağıdaki bilgilerin olması önerilir:

YÖNETİCİLER EKİBİ LİSTESİ

NO	ADI SOYADI	GÖREVİ	E-POSTA ADRESİ	YÖNETİCİ GRUBU

Bu ekipte yer alacak kişiler, iş analizi çalışmaları firmadaki tüm pozisyonlar için yapılacaksa, aynı zamanda inceleyenler ekibini de oluşturacaktır. Sadece mavi ya da beyaz yaka pozisyonları için yapılacaksa, altında bu grupta personel olmasa da bu pozisyondakiler yöneticiler ekibine girecek, ancak inceleyenler ekibinde olmayacaktır. Yine bu ekipteki bazı yöneticiler, standartlaştırma ekibinin de içinde yer alacaklardır.

Bu ekibin temel görevi, yöneticiler sunumuna katılarak proje hakkında genel bilgi sahibi olmaktır. Dolayısıyla bu ekibin, yöneticiler sunumunun yapılmasından önce belirlenmesi gerekir. Nitekim listede e-posta adreslerinin yer alması, yöneticiler sunumunun yer, tarih ve saatini bu kişilere bildirmeye yöneliktir. Daha önce de belirtildiği gibi, bu sunumların 20-30 kişilik gruplara ayrı ayrı yapılması önerilir. Yönetici sayısı çok fazlaysa, onları düzeylerine göre ayırarak grup oluşturmakta yarar vardır.

3- İnsan Kaynakları (İK) / İş Analiz Ekibi : Genel olarak pozisyon sayısı az olan firmalarda iş analiz ekibi, yeterli sayıda İK çalışanı varsa sadece İK bölümündeki çalışanlardan oluşur. Ama uygulamada hem incelenecek pozisyon sayısı fazla, hem de iş analiz görüşmelerini yapabilecek İK çalışanı sayısı az olduğundan iş analiz ekibini ayrı bir şekilde oluşturmak gerekir.

İş analiz çalışmalarını yürütecek İK ekibinin, tüm İK çalışanlarından oluşması gerekmez. Ancak İK bölümünden en üst düzeyde olan kişinin, proje yöneticisi olarak İK Ekibinin başında olması gerekir. Özellikle kalabalık İK ekiplerinde, personel organizasyonu ile ilgilenen çalışanların bulunması durumunda bunlar İK ekibine doğrudan alınır. Ayrıca iş analiz görüşmelerini yürütebilecek nitelikteki İK çalışanları da bu ekipte yer alabilir.

İK ekibinin temel görevi iş analiz çalışmalarının genel hazırlıklarını, planlamasını, koordinasyonunu, bu çerçevede gerekli yazışmaları (e-postalar dahil) yapmak ve çalışmalar sırasında elde edilen tüm dokümanları sistematik olarak kayıt altına alarak proje sırasında ve sonunda gerekli raporlamaları yapmaktır. Yazı dizisinde “İK Bölümünce yapılır” denilen her iş, İK ekibinin sorumluluğundadır.

İş  analiz ekibi ise, özellikle çalışan sayısı fazla olan bölümlerdeki; yönetici, mühendis, uzmanlar arasından seçilir. Bu kişiler bir yandan kendi bölümleri ile iş analiz görüşmelerini yürütürken, diğer yandan farklı bölümlerdeki 2. görüşülenler ile de görüşür. Pozisyon sayısı fazla olan bölümlerden birer kişi seçilebilir,  bunlara Kalite, İSG gibi tüm pozisyonları bilen kişiler de eklenebilir.

Sonuçta bu kişiler iş analiz görüşmelerini ek görev olarak yapacakları için, bu kişilerin toplam çalışma zamanının %20 sinini almayacak şekilde bir planlama yapılmalıdır. Bu da “günde bir iş analizi görüşmesi” formülüyle; firmadaki toplam pozisyon, görüşülecek kişi sayısı ve görüşmelerin yapılacağı toplam süre (hafta olarak) dikkate alınarak iş analiz ekibinde kaç kişinin yer alacağına karar verilir.

Bölümlerden iş analiz ekibinde yer alabilecek kişilere İK bölümüne öneriler, bölüm yöneticisi tarafından yapılır. Bölüm yöneticisi, iş analiz çalışmalarının önemini kavramış olmalı, bölümündeki iş süreçlerini ve pozisyonları çok iyi bilen en iyi adamını iş analiz ekibine vermelidir. Bazı iş analiz projelerinde bölüm yöneticisinin bile iş analiz ekibinde yer aldığı olmuştur. İş analiz ekibi ne kadar nitelikli olursa, iş analiz görüşmelerinde alınacak sonucun da o kadar etkili olacağı bilinmelidir. İK bölümü tarafından toplanan bilgiler liste halinde üst yönetimin onayına sunulur. Bu kişileri ilgili bölüm yöneticileri önerdiği için, genellikle bu liste üst yönetim tarafından geldiği şekliyle onaylanır. Üst yönetime sunulacak İK Ekibi / İş Analizi Ekibi  listesinde aşağıdaki bilgilerin olması önerilir:

İK EKİBİ / İŞ ANALİZ EKİBİ LİSTESİ

NO	ADI SOYADI	GÖREVİ	OKULU	BÖLÜMÜ	E-POSTA ADRESİ	CEP TELEFONU	YER ALDIĞI EKİP

İş analiz ekibinin temel görevi,  görüşülecek kişiler ve yöneticileri ile koordineli olarak iş analiz görüşmelerini planlamak, verilen eğitimler ve yapılan örnek çalışmalar doğrultusunda en iyi şekilde yürütmektir. İş analiz görüşmesi sırasında iş analiz formunu doldurmak ve görüşme sonunda ortak klasörlere yüklemek de iş analiz ekibi üyelerinin görevleri arasındadır.

4- Görüşülenler Ekibi : Bu ekip pozisyonların iş analiz formları doldurulurken görüşlerine başvurulan kişilerden oluşur. Bu kişilerin seçimi, pozisyonun bağlı olduğu ilgili yönetici tarafından yapılır. Görüşülen kişinin halihazırda o pozisyonda çalışmış olması şart değildir, geçmişte o pozisyonda çalışmış bir kişi de olabilir. Önemli olan bilgi verdiği pozisyonda çalışmış olması, pozisyonla ilgili bilgileri en iyi verebilecek kişilerden biri olması ve ifade yeteneğinin bulunmasıdır. Bazen çalışan işi iyi bildiği halde, görüşen kişiye doğru ifadelerle aktaramadığı için görüşülen kişi olarak seçilmeyebilir.

Görüşülenler ekibi için ayrı bir liste hazırlamaya gerek yoktur. Bir sonraki yazıda, iş analiz planının hazırlanması konusu açıklanırken, görüşülen kişilerin isimlerinin  bu planda nasıl yer aldığı belirtilecektir. Görüşülecek kişileri, ilgili yönetici seçer, üst yönetimin onayına ihtiyaç yoktur. Zaten iş analiz planı çerçevesinde herhangi bir nedenle (izin, hastalık, vardiya durumu vb.) görüşülemeyen bir kişi olduğunda ilgili yönetici ile koordine edilerek bu kişinin yerine varsa bir başka kişi belirlenip görüşülebilir.

Görüşülenler ekibindeki kişilerin temel görevi, iş analiz formunda belirtilen bilgi alanları ile ilgili olarak bilgi ve tecrübelerin görüşmeciye aktarmaktır. Burada görüşülen kişilerin dikkat etmesi gereken husus, özellikle işe alınacak personel nitelikleri bölümünde kendisine ait bilgileri değil, pozisyona ait olması gereken bilgileri aktarmasıdır.

5- İnceleyenler Ekibi : Bu ekip, iş analizi formlarını gözden geçirecek 1.inceleyen ve 2.inceleyenlerden oluşur. İnceleyenler ekibinin kimlerden oluştuğu da iş analiz planının hazırlanması aşamasında belirlenecektir. Genel olarak 1. inceleyenin o pozisyonun 1. yöneticisi, 2. inceleyenin de 2. yöneticisi olması öngörülür. Ama bu kural kesin değildir. 1. inceleyenler birden fazla iş analiz formunu inceleyip tek form haline getirdikleri için, bazen bunu daha iyi yapabileceği öngörülen 2. yönetici de 1. inceleyen olabilmektedir. Bu durumda onun üstü de 2.inceleyen olmaktadır.

İş analiz planının hazırlanması sırasında ilgili yöneticiden bölümündeki pozisyonlarla ilgili olarak görüşülen kişilerin önerileri alınırken, diğer yandan bu pozisyonun iş analiz formunu 1. ve 2.inceleyecek kişilerin de önerileri alınır. Kuşkusuz alınan bu görüşlerin değerlendirilmesinde, bölüm yöneticisinin de üstü olan kişi ile koordine etmekte yarar vardır. İnceleyenler ekibi ile ilgili olarak yapılan koordinasyon sonucunda kesinleşen inceleyenler listesinde şu bilgilerin olmasında yarar vardır :

İNCELEYENLER EKİBİ LİSTESİ

NO	ADI SOYADI	GÖREVİ	E-POSTA ADRESİ	CEP TELEFONU

Bu listede inceleyenin 1. veya 2. inceleyen olmasına yer verilmemiştir. Çünkü bu liste daha çok İK bölümü tarafından iletişim amacıyla kullanılacak olup, listedeki kişiler, kendilerine gönderilen iş analiz planında hangi pozisyonların  1. veya 2. inceleyeni olduklarını göreceklerdir.

Genel olarak 1. inceleyenlerin görevi, tek iş analiz formu varsa bu form üzerinde,  birden fazla iş analiz formu varsa birini baz alarak onun üzerinde gerekli değişiklik/düzeltmeleri yaparak, ortak klasöre yüklemektir. 2. İnceleyenlerin görevi de, 1. inceleyenlerin yaptıkları çalışmalar üzerinde gerekli değişiklik/düzeltmeleri yaparak, ortak klasöre yüklemektir. 1. ve 2. inceleyenlerin iş analiz formları üzerinde ne tür değişiklikleri nasıl yaptıkları daha sonra detaylı olarak açıklanacaktır.

6- Standartlaştırma Ekibi : Bu ekip, iş analiz formları üzerindeki bir çok bilgi alanının firma bazında standartlaşmasını sağlayarak bu konuda firma politikasının belirlenmesine katkıda bulunur. Örneğin iş analiz formunun, işe alınacak personelin nitelikleri bölümündeki bilgi alanlarının standartlaştırılması aslında firmanın işe alım politikasının belirlenmesi anlamına gelmektedir.

Standartlaştırma ekibini, farklı bilgi alanlarında standartlaştırma çalışması yapacak iki ayrı ekip olarak düşünmek daha doğru olur. Bunlardan ilki üst yönetim ekibidir. Üst yönetim ekibinin, iş analiz formlarındaki; birim, bölüm, görev ünvanı, bağlı olduğu pozisyon ve kendisine bağlı olan pozisyonlar bilgi alanlarının standartlaştırılmasında rol almasında yarar vardır. Çünkü bu bilgiler oldukça hassas olup, organizasyonun genel yapısını oluşturmaktadır. Çalıştay şeklinde yürütülen bu çalışmalar firmanın büyüklüğüne göre 1-3 saati alabilmektedir. Üst yönetim dilerse bu konudaki çalışmaların da standartlaştırma ekibi tarafından yapılmasını ve onay aşamasında gerekli düzeltmelerin kendileri tarafından yapılmasını isteyebilir.

Standartlaştırma ekibi, firmanın organizasyon politikalarının belirlenmesi sonucunu doğuracağı için büyük ölçekli firmalarda üst düzey yöneticiler arasından seçilmelidir. Operasyonel ve çok pozisyonu olan bölümlerde, orta düzey yöneticiler de bu gruba dahil olabilir. Çok pozisyonu olmayan daha küçük ölçekli firmalarda üst düzey yöneticilerin sayısı fazla olmayacağı için orta düzey yöneticiler çoğunlukta olabilir.

Bu çerçevede standartlaştırma ekibinin en fazla 15 kişiden oluşmasında yarar vardır. Pozisyon sayısına göre 1-2 tam gün süren ve çalıştay şeklinde yürütülen bu çalışmalarda, çok sayıda standartlaştırılacak bilgi alanı olduğundan ve tüm katılımcılara söz hakkı verildiğinden ekipteki kişi sayısının 15’i aşmamasına özen gösterilmelidir. Standartlaştırma ekibine kimlerin dahil olacağı tamamen üst yönetimin inisiyatifindedir. Bununla birlikte İK Bölümü öngörüde bulunup, aşağıdaki gibi bir listeyi hazırlayıp üst yönetime onay için sunmalıdır:

STANDARTLAŞTIRMA EKİBİ LİSTESİ

NO	ADI SOYADI	GÖREVİ	E-POSTA ADRESİ	CEP TELEFONU

Standartlaştırma ekibinin temel görevi, standartlaştırılması istenen bilgi alanlarında yer alan bilgileri, tüm pozisyonlar alt alta sıralandığında birbirleriyle karşılaştırıp, benzer pozisyonlarda benzer bilgilere yer verilmesini sağlamaktır. Dolayısıyla standartlaştırma çalışmaları, iş analiz görüşmeleri ve inceleme aşamalarında elde edile bilgilerin veri olarak alınıp, firma açısından en doğru bilgilerin ortak akıl ile belirlendiği bir çalışma olmaktadır.