POZİSYON BİLGİLERİ – 12

İş analiz formunun ilk bölümü olan pozisyon bilgileri, pozisyonun organizasyon içindeki yerini tanımlamaya ve hakkındaki temel bilgileri vermeye yöneliktir. Kuşkusuz pozisyonla ilgili yetkinlikler, yetkiler, iş yükleri, norm kadrolar gibi daha pek çok bilgi verilebilir. Ancak buradaki amaç, çalışmaları çok karmaşıklaştırmadan ilk etapta İK süreçleri için gerekli olabilecek temel bilgileri derlemektir. Bununla birlikte firma kendi ihtiyaçlarına bu bölüme daha fazla bilgi alanı ekleyebilir. Bu bölümde yer alan bilgi alanları ve açıklamaları aşağıda verilmiştir:

POZİSYON NO : Bu bilgi alanına insan kaynakları bölümü tarafından o pozisyon için verilen üç haneli geçici pozisyon numarası yazılır. “Y03”, B35”, “M76” gibi. Burada Y-yönetici pozisyonları, B- beyaz yaka pozisyonları, M-mavi yaka pozisyonları için verilir.  Bu kod, proje sırasında pozisyonların takibi için geçici olarak verilen bir koddur. Proje sonunda pozisyonların isimleri kesinleştikten sonra birim/bölüm isimlerini de içerecek şekilde kalıcı pozisyon kodu verilir.

BİRİM : Bu bilgi alanına firmanın farklı birimleri varsa o birimin adı yazılır. Bir firmanın farklı veya aynı yerdeki farklı fabrikası, üretim tesisi vb. varsa, bunlar birer birim olarak kabul edilir. …..fabrikası, .…. üretim tesisi gibi. Burada dikkat edilecek husus, farklı birimlerde aynı pozisyon varsa, bu bilgi alanına “—“ şeklinde üç çizgi konulur. Bu durumda belki aynı pozisyon için farklı birimlerden birer kişi görüşülecek kişi olarak seçilebilir. Bu bilgi alanına birim adının yazılması için, o pozisyonun sadece o birimde bulunması gerekir. İş analizi formu açıklamalarına yazılacak birim adı örnekleri, firmaya özgü olmalıdır.

BÖLÜM : Bu bilgi alanına bölümün adı yazılır. Üretim, Pazarlama, Kalite Yönetim, İnsan kaynakları gibi. Bölüm adları firmadan firmaya oldukça farklılık gösterebilir. İş analizi formu açıklamalarına yazılacak bölüm adı örnekleri, firmaya özgü olmalıdır.

GÖREV ÜNVANI (MEVCUT) : Bu bilgi alanına, o pozisyonun halihazırda bilinen görev ünvanı yazılır. Görev ünvanı, pozisyon numarası ile birlikte pek çok listede anahtar kelime olarak kullanıldığından standardizasyon çalışmalarına kadar değiştirilmeden kullanılır. Görev ünvanı, standardizasyon çalışmaları çerçevesinde gerekiyorsa değiştirilebilir.

BAĞLI OLDUĞU POZİSYON : Bu bilgi alanına o pozisyonun bağlı olduğu üstü (amiri) olan pozisyonun görev ünvanı yazılır.  “….. şefi”, “….. müdürü”, “….. direktörü” gibi. Eğer o pozisyon görev yönünden ve idari yönden farklı pozisyonlara bağlı ise (ki mavi yakalı personelde çok azdır), bu durumda her iki pozisyonun ismi yazılıp yanlarında parantez içinde “görev yönünden” veya “idari yönden” diye belirtmek gerekir.

KENDİSİNE BAĞLI POZİSYON(LAR) : Bu bilgi alanının eğer o pozisyonun altında çalışanlar varsa doldurulur, yoksa “—“ şeklinde üç çizgi konulur. Varsa bu pozisyonun altındaki pozisyonların görev ünvanları belirtilir. Bu bilgi alanına yazılan bilgiler daha sonra ast pozisyonların iş analiz formlarında yazılan “bağlı olduğu pozisyon” bilgisi ile karşılaştırılır. Eğer çelişkiler varsa standardizasyon çalışmaları sırasında düzeltilir.

AST SAYISI (DOĞRUDAN/ TOPLAM) : Bu bilgi alanına, o pozisyonun altındaki kişi sayısı ikili sistemle belirtilir. Kesme işaretinin sol tarafına o pozisyona doğrudan bağlı kişilerin sayısı yazılır. Kesme işaretinin sağ tarafına ise, alt pozisyondaki kişiler ve onların da altındaki kişiler dahil o pozisyona bağlı olarak çalışan (taşeron dahil) toplam kişi sayısı yazılır.

Doğrudan bağlı olan kişiler o pozisyonun yönetim alanını, toplam kişi sayısı ise yönetim sorumluluğunu gösterir. Mavi yakalılarda genellikle bu alan çok az pozisyon için doldurulur. Eğer bir pozisyonun altı yoksa bu bilgi alanına “—“, sadece doğrudan bağlantılı kişiler varsa “3/3 gibi her iki alana da aynı sayı yazılır. Eğer bir pozisyona doğrudan bağlantılı kişi sayısı 4, o pozisyona toplam bağlı kişi sayısı 15 ise “4/15” şeklinde yazılır.

GİDİLEBİLECEK  POZİSYONLAR : Bu bilgi alanı kariyer yolunu gösterir. Bu pozisyondan eş düzeyde veya daha üst düzeyde başka hangi pozisyonlara geçilebileceği konusunda, önce çalışanın ve daha sonra inceleyenlerin görüşleri alınır. Bu bilgi alanına yazılacak pozisyonlar, iş tanımı ve iş gerekleri yönüyle kariyer çalışmaları sırasında daha sonra tekrar incelenmekle beraber, görüşülen /inceleyen kişilerin o konudaki fikrinin alınmasına yöneliktir.

Eğer o pozisyondan başka hiçbir pozisyona geçilemiyorsa, bu “çakılı pozisyon” anlamına gelir ve kariyer yolu kapanmış demektir. Bu durumda bu bilgi alanına “—“ şeklinde üç çizgi konulur. Firmalarda çakılı pozisyon istenen bir durum değildir, o yüzden olabildiğince o pozisyondan geçilebilecek (alt pozisyonlar hariç) eş değer ve üst pozisyonların bu alana yazılmasında yarar vardır.

Ayrıca görüşmeci, varsa bu pozisyondan gidilebilecek projelere ilişkin öngörüsünü ve ne tür projelere gidilebileceğine ilişkin görüşünü de bu bilgi alanında belirtebilir. Bu bilgi özellikle farklı projelerde değerlendirilebilecek pozisyonlara yöneliktir.

GELİNEBİLECEK  POZİSYONLAR : Bu bilgi alanı da kariyer yolunu gösterir. Bu bilgi alanına, bu pozisyona gelinebilecek eş düzeyden ve daha alt düzeyden pozisyonlar yazılır. Burada yine bu konuda görüşülen / inceleyen kişilerin fikri alınmaktadır. Eğer başka hiçbir pozisyondan bu pozisyona gelinemiyorsa bu içerden yetiştirmenin kapalı olduğu ve ancak dışarıdan bir kişinin bu pozisyona alınarak oluşan açığın kapatılabileceği anlamına gelir. Bu durumda bu bilgi alanına “—“ şeklinde üç çizgi konulur.

Gelinebilecek pozisyonun olmaması, bu pozisyonun giriş pozisyonu olduğunu gösterir. Giriş pozisyonları hariç bu bilgi alanına bir şey yazılmaması, istenen bir durum değildir. O yüzden mümkün olduğunca gelinebilecek pozisyonların da belirtilmesinde yarar vardır.

İÇ İLİŞKİLER (MÜŞTERİLER) : Bu bilgi alanına, o pozisyonun yaptığı işlerle ilgili olarak işletme içinde görüştüğü pozisyonların isimleri yazılır. Her gün görüştüğü pozisyonlar koyu karakterler ile, daha az görüştüğü pozisyonlar ise normal karakterler ile belirtilir. Eğer görüşülen pozisyon sayısı çok fazla ise gruplamaya gidilebilir. O pozisyonun üst pozisyonu ve alt pozisyonlarını bu bilgi alanında belirtmeye gerek yoktur.

DIŞ İLİŞKİLER (MÜŞTERİLER) : Bu bilgi alanına, o pozisyonun yaptığı işlerle ilgili olarak işletme dışında görüştüğü kişiler ve kurumlar genel adları ile yazılır. Örneğin müşteriler, …. tedarikçisi, vergi dairesi, SGK il müdürlüğü gibi. Burada o pozisyonu temsil becerisinin önemi görülür. Haftada en çok görüşülen kişi/kuruluşlar koyu, daha az görüşülenler normal karakterler ile belirtilir.