PERSONEL ORGANİZASYONU – 04

İş analizleri bütün İK süreçleri ile ilişkili olmakla birlikte, hangi İK süreci içerisinde incelenmesi daha doğru olur? İş analizleri eğitimlerini personel organizasyonu konusu içerisinde ve daha çok bu süreçle ilişkilendirerek veririm. Bunun nedeni “Bütünleşik İK Yönetimi” ile ilgili geçen yazıda belirttiğimiz modelde, personel organizasyonunun fonksiyonel altyapı olarak ele alınmasıdır.

Organizasyon, insanların birlikte iş yapmalarını ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlayan bir yapı kurmadır. Personel organizasyonu, bu yapı içerisinde organizasyonun en önemli kaynağı olan insanlardan en etkin biçimde yararlanılması için kurulacak alt yapının belirlenmesini öngörür. Günümüzdeki organizasyon eğilimi, giderek düz ve basit yapıların kurulması yönündedir.

Organizasyonun amaçlarına ulaşması için yapılması gereken çeşitli işler benzer iş grupları altında toplanarak pozisyonlar (görevler), her bir görevi yerine getirecek personel sayısı ve görev yeri belirlenerek personel kadroları oluşturulur. Personel kadrolarının doğru bir şekilde belirlenebilmesi, iş analizi ile mümkündür. Dolayısı ile herhangi bir kadro artırımı ihtiyacı, iş analizine dayandırılmalı ve işlerin mevcut kadro ile neden yapılamayacağı açıkça ortaya konmalıdır.

Personel organizasyonu çerçevesinde yapılabilecek birçok iş vardır:

• İş analizlerinin yapılması, iş tanımları ve iş gereklerinin belirlenmesi, personel organizasyon şemalarının çıkarılması,
• İş süreçlerinin belirlenmesi ve süreç analizlerinin yapılması
• Pozisyonların teknik ve davranışsal yetkinliklerinin belirlenmesi
• Pozisyonun çeşitli alanlardaki yetkilerinin ortaya konması
• İş yükü analizleri yapılarak norm kadroların belirlenmesi
• Organizasyonun hedeflerine göre İK planlamasının yapılması vb.

Görüldüğü üzere iş analizlerinin yapılması, personel organizasyonu için oldukça önemli bir adımdır, ama tek başına yeterli değildir. Bir işletmedeki tüm süreçlerin tanımlanıp detaylı olarak incelenmesi de gerekir. Bu çerçevede sürecin içerisinde yer alan tüm adımlar, bu adımlarda yapılan işlemler, sürecin girdileri ve çıktıları ile sürecin çevresel koşulları hakkında bilgiler toplanarak süreçler analiz edilir. REFA İş sistemi ve Süreç Düzenleme, süreç analizinde kullanılan yöntemlerden biri olup süreç analizi endüstri mühendisliğinin önemli uygulama alanlarındandır. Bu çalışmada özellikle pozisyonların görev ve sorumluluklarının belirlenmesinde süreç yaklaşımından yararlanılacak, ancak süreçlerin detaylı olarak analiz edilmesi ele alınmayacaktır.

Pozisyonların teknik ve davranışsal yetkinliklerin belirlenmesi de personel organizasyonunun konularından biridir. Yetkinlikler, mükemmel performansın elde edilmesinde ayırt edici olan; bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışlardır.  Yetkinlikler iş gereklerinde; işe alım, eğitim, performans, kariyer, ücret vb. İK süreçlerinde kullanılabilir. Bir pozisyon için gerekli olan teknik ve davranışsal yetkinlikler iş analizleri yapılırken belirlenebileceği gibi, İK süreçlerinin ilk kuruluşunda yapılan iş analizi faaliyetlerini oldukça karmaşık hale getireceği düşüncesiyle işe alım veya performans yönetimi süreci geliştirilirken de detaylı olarak incelenebilir.  Bu çerçevede işletmenin genel ve süreç bazında yetkinliklerine ek olarak pozisyon bazında gereken yetkinlikler de belirlenebilir ve iş tanımlarına eklenebilir. Nitekim tüm yetkinlikler olmasa bile yabancı dil ve bilgi teknolojisi becerileri gibi teknik yetkinliklere temel iş analiz formunda yer verilmiştir.

Her bir pozisyonun kullanabileceği yetkilerin belirlenmesi de personel organizasyonunun bir konusudur. Bu çerçevede kullanılabilecek yetkiler çok çeşitlidir: Sözleşme imzalama, satın alma, işe alma, izin verme, performans değerlendirme, temsil harcaması yapma vb. Bunlara bağlı olarak her operasyonel süreçte kritik konularda kimlerin karar almaya, işi durdurmaya vb. yetkili olacağı da belirlenebilir. Ayrıca bilişim teknolojileri ile ilgili olarak, hangi pozisyonların, hangi uygulamaları kullanabileceği, bunlar üzerinde ne tür işlemler yapabileceği (Okuma, değiştirme, dosya ekleme kayıt silme vb.) de belirlenebilir. Görüldüğü üzere yetkiler tablosunun ya da matrisinin hazırlanması oldukça kapsamlı bir çalışmayı gerektirir ve işletmede ilk olarak yapılacak iş analizinin dışında tutulur.

Norm kadroların belirlenmesine yönelik olarak yapılan iş yükü analizleri de iş ve süreç analizlerinin devamı niteliğindedir. İş analizlerinde işler incelenerek belirli pozisyonlar altında toplanır. Süreç analizinde ise işler, belirli bir süreç (üretim, satış, lojistik, satın alma, finans, insan kaynakları vb.) etrafında ele alınır. Burada bir süreç içerisinde birçok pozisyona rol ve sorumluluk düşebilir. Bir anlamda iş analizi işlerin pozisyon, süreç analizi ise işlerin süreç bazında gruplandırılması ve kendi içinde sıralanması amacı ile yapılır. Yani işletmede yapılacak işler aynı olmakla birlikte işlerin gruplandırılması ve sıralaması farklı bakış açılarıyla yapılmaktadır. Bu çerçevede bir pozisyonun görev ve sorumluluklarının belirlenmesinden önce işletme genelinde ana hatlarıyla da olsa süreç analizi yapılarak işletmedeki temel işlerin ortaya konmasında yarar vardır.

Bu çerçevede iş yükü analizleri, iş / süreç analizi ile içeriği belirlenen pozisyonda kaç kişinin çalışacağını belirlemeye yönelik olarak yapılır. Dolayısıyla iş yükü analizi yapılmadan önce iş / süreç analizi yapılmış olmalıdır. İş yükü analizinin temel aracı iş ölçümlemedir. Rutin işlerde, istatistiksel yöntemlerle yapılan işin süresinin farklı zamanlarda, farklı çalışanlarla gözlenerek ölçülmesi, yoğun bir çalışmayı gerektirir. Ayrıca iş temposunun belirlenmesi, kayıp zaman analizi, istatistiksel tahmin gibi pek çok yardımcı araçlar kullanılarak gerekli düzenlemelerin yapıldığı bir alandır.

Organizasyonun hedeflerine göre İK planlamasının yapılması ve personel bütçesinin hazırlanması da ayrı bir çalışma konusudur. Yine bunun için iş ve süreç analizlerinin yapılmış olması gerekiyor. Ancak bu kez iş hedeflerine bağlı olarak norm kadroların sabit değil, bir zaman dilimi çerçevesinde (aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık vb.) değişimleri de dikkate alınarak belirlenmesi gerekiyor. Özellikle turizm, tekstil, inşaat, lojistik, perakendecilik gibi iş hedeflerinin zaman içerisinde büyük değişkenlik gösterdiği sektörlerde bu değişimlerin aylık olarak dikkate alınmasında yarar vardır. Böyle karşımıza statik bir personel kadrosu değil, aylar içerisinde tahmini iş hedeflerine göre değişen dinamik bir kadrolama çıkar. Ücret atış tahminleri ve yeni kadroların ortalama ücretleri dikkate alınarak da yıllık personel bütçelemesi yapılabilir.

Yukarıda personel organizasyonu çerçevesinde yapılabilecek işleri ana hatları ile gözden geçirdik. Böylece yazı dizisine konu olan iş analizinin personel organizasyonu için taşıdığı önem daha iyi anlaşılmış oldu. Diğer yandan bu yazı dizisinde inceleyeceğimiz konuların çerçevesi de netleşti. Böylece bu yazı dizisinde; süreç analizi, yetkinliklerin, yetkilerin ve norm kadroların belirlenmesi, İK planlamasının yapılması gibi konulara detaylı olarak girmeyeceğimizi ortaya koymuş oluyoruz.  İleride iş analizleri ve ilgili kavramlarla ilişkilerini açıklarken bu kavramlardan biraz daha söz edeceğiz, ancak her bir konu ayrı bir kitap/ yazı dizisini gerektirecek kadar geniş kavramlardır.

Sonuç olarak bu yazı dizisi özellikle; iş analizlerinin yapılması, iş tanımları ve iş gereklerinin belirlenmesi, personel organizasyon şemalarının çıkarılması konularına odaklanmıştır. Bu yazıda, dizi boyunca neleri yapabileceğimizi, neleri ise yapamayacağımızı belirtmiş oluyoruz. Gördüğünüz üzere çerçeve netleşince, resim de netleşiyor gittikçe… Kalın sağlıcakla…