ORTAK KLASÖRLERİN İŞLEYİŞİ – 20

İş analiz projesinde yapılan tüm çalışmaların kaydedileceği ortak bir klasör açıldıktan sonra bu klasörün çalışmalar boyunca nasıl işletileceğinin belirlenmesi gerekiyor. Diğer bir deyişle iş analizi klasörünün altındaki klasörlere kimler tarafından ne tür dosyalar yükleneceği veya bunların da altında ne tür klasörler açılabileceğinin ortaya konması gerekiyor. Bu çerçevede bilgi teknolojileri bölümünün açtığı klasörlere ne tür dosyaların yüklenebileceği ve klasörlerin açılabileceği aşağıda belirtilmiştir.
1- Genel Hususlar : Bu klasörün altında iş analizi projesi ile ilgili genel bilgilere yer verilir. Bir anlamda proje süreçleri yürütülürken idari anlamda ortaya çıkan belgelerin saklandığı bir alandır. Bu klasöre dosyalar İK ekibi tarafından yüklenir, tüm personel tarafından görüntülenir veya indirilir. Bu klasörde çok çeşitli bilgilere yer verilebilir. Bu klasörde açılabilecek alt klasörler veya klasöre konulabilecek belgelere örnekler* aşağıda verilmiştir:

• Personel listeleri
• Mevcut organizasyon şemaları
• Tanıtım / eğitim sunumları ve ekleri
• Toplantı / eğitim tutanakları ve katılımcı listeleri
• Bilgilendirme metinleri
• Görüşme kontrol listesi
• Çalışma dökümleri
• Önemli e-postalar (word belgesine kopyalanmış halde)
• Süreç içinde geliştirilmiş diğer önemli belgeler

2-Proje Hazırlıkları : Bu klasörün altında, iş analizi projesi hazırlıkları sırasında üretilen dokümanlar saklanır. Bu klasöre de tüm belgeler, İK ekibi, tarafından yüklenir. Bu klasörde açılabilecek alt klasörler veya klasöre konulabilecek belgelere örnekler* aşağıda verilmiştir:

• İş analizi projesi faaliyet planı
• Üst yönetim ve yönetici sunumları
• İş analiz formları
• İş analiz formu açıklamaları
• Proje ekipleri listeleri
• İş analiz planı / görüşme planları
• Ortak klasörlerin açılması ve işleyişine ilişkin belgeler
• İş analizi eğitimi sunumu ve ekleri

3- Mevcut Görev Tanımları : Eğer daha önceden bu konuda bir çalışma yapıldıysa, iş analizi çalışmalarında bunlardan da yararlanılır. Bu çerçevede İK ekibi mevcut görev unvanı bazında daha önceden yapılmış mevcut görev tanımlarını bu klasöre yükler. Tüm personel bu görev tanımlarını görüntüleyebilir, bilgisayarlarına indirebilir. Üzerinde işlem yapılabilmesi için görev tanımlarının word / excel dosya formatında olması önerilir.

4- Taslak Formlar : Bu klasöre, görüşülen kişi tarafından görüşme öncesinde taslak olarak hazırlanan iş analiz formları yüklenir. Taslak formlar, daha çok beyaz yakalı / yönetici pozisyonlar tarafından hazırlanır. Mavi yakalı pozisyonlardan, en azından mevcut görev ve sorumlulukları konusunda görüşme öncesi hazırlık yapmaları istenebilir, doldurabilecek olanların iş analiz formunun görev ve sorumluluklar bölümünü ve isterlerse diğer bölümleri de doldurmaları istenebilir. Taslak formlar, görüşülecek kişi tarafından ilgili iş analizi ekibi üyesine (görüşmeciye) gönderilir ve onun tarafından taslak formlar klasörüne yüklenir.

5- Görüşülen Formlar : İlgili iş analizi ekibi üyesi (görüşmeci), planına göre görüşmesini tamamlayıp iş analiz formunu doldurduktan sonra bu formu, istenen formatta görüşülen formlar klasörüne yükler. Görüşmeler haftalar bazında tamamlandığında, aynı pozisyona ait birden fazla görüşülen kişi varsa, bunlara ait iş analiz formları klasörde alt alta görünür.

6- Birinci İnceleyen : İş analiz formlarının birinci inceleyeni, “Görüşülen Formlar” klasöründen o pozisyona ait iş analiz formlarını kendi bilgisayarına indirir. Gerekli birleştirme, değişme veya düzeltme işlemlerini yaptıktan sonra istenen formatta dosyayı bilgisayarına kaydeder ve bu dosyayı “Birinci İnceleyen” klasörüne yükler.

7- İkinci İnceleyen : İş analiz formunun ikinci inceleyeni, “Birinci İnceleyen” klasöründen o pozisyona ait iş analiz formunu kendi bilgisayarına indirir. Gerekli değişme veya düzeltme işlemlerini yaptıktan sonra istenen formatta dosyayı bilgisayarına kaydeder ve bu dosyayı “İkinci İnceleyen” klasörüne yükler.

8- İş Analiz Sonuçları : İş analiz çalışmaları tamamlandıktan sonra ortaya çıkan dokümanların kaydedildiği bir klasördür. Bu klasördeki dokümanların büyük bir kısmı daha sonra firmanın tüm personeli için hazırlamış olduğu intranet sisteminde de paylaşılır. Bu klasörde açılabilecek alt klasörler veya klasöre konulabilecek belgelere örnekler* aşağıda verilmiştir:

• Standartlaştırma Tabloları
• İş Tanımı Formu
• Proje Sonuç Raporu
• Personel El Kitabı Önsöz / Giriş Yazısı
• Personel Organizasyon Prosedürü
• Genel / Birim / Bölüm Organizasyon Şemaları
• Genel Görev ve Sorumluluklar
• Pozisyonlar Bazında İş Tanımları

İş analiz formları süreç içerisinde 4 ayrı klasörde toplanmıştır: Taslak, Görüşülen, Birinci ve İkinci İnceleyen formları. İş analiz formunun görüşülen kişi tarafından hazırlanan, görüşmeci ile birlikte doldurulan, birinci ve ikinci inceleme sonucunda oluşan halleri farklı klasörlerde toplanmıştır. Böylece iş analiz formunun süreç içerisinde nasıl değişim gösterdiği izlenebilmekte, her aşamada oluşan iş analiz formu ortadan kaybolmamaktadır. Böylece zaman içerisinde geriye dönüp, geçmişte kimler tarafından neler yapıldığı izlenebilmektedir.

* Klasör/belge örnekleri daha sonra konusu içinde detaylı olarak açıklanacaktır.