ORTAK KLASÖRLERİN AÇILMASI – 19

İş analiz hazırlık çalışmalarının önemli adımlarından biri de, yapılan tüm çalışmaların kaydedileceği bir ortak klasörün açılmasıdır. Ortak klasörleri açacak ve klasörler üzerinde gerekli yetkilendirmeyi yapacak olan yer bilgi teknolojileri bölümüdür. İsmi firmadan firmaya değişse bile, firmada bilgi teknolojileri ile ilgili işlemleri takip eden bir bölüm veya pozisyon bulunur. Bu bölüme aşağıdaki gibi e-posta gönderilerek İŞ ANALİZLERİ başlıklı ortak klasörü ve altında belirtilen klasörleri açması talep edilir.

Kimden : İK bölümü  (ilgili kişi)

Kime : Bilgi teknolojileri bölümü (ilgili kişiler)

Bilgi : Yönetim (İlgili ortak üst yöneticiler)

Konu : İş Analizleri Ortak Klasörlerinin Açılması

Değerli Bilgi Teknolojileri Yöneticisi (isim yazılabilir)

İş analizi çalışmalarında ilgili kişilerin dosya izleme, indirme ve yükleme yaparak bir arada çalışabileceği, İŞ ANALİZLERİ başlıklı ortak bir klasörün açılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bu klasörün altında, aşağıda belirtilen yetkileri içeren alt klasörlerin açılması gerekmektedir:

Dosya yükleme / düzenleme yetkisi, ilgili ekipten kişilerin bu ortak klasöre dosya yükleyebilmesi, var olan dosyayı silebilmesi veya var olan dosya üzerinde değişiklik  yapabilmesine olanak verir. Yapılan değişikliklerin kim tarafından ne zaman yapıldığı kayıt altına alınmalıdır. Dosya izleyebilme / indirme yetkisi ise klasördeki ilgili dosyaları görüntülenebilmesine veya indirilebilmesine olanak verir. Bu yetkiye sahip olan kişiler klasöre herhangi bir dosya yükleyemez, klasördeki dosyalar üzerinde herhangi bir değişiklik yapamaz. Kimlerin ne zaman hangi dosyaları görüntülediğinin / indirdiğinin kayıt altına alınmasında yarar vardır.

Söz konusu İŞ ANALİZLERİ klasörünün ve altındaki yukarıda belirtilen klasörlerin …….. tarihine kadar tablodaki yetkilerle açılması ve klasörün linkinin gönderilmesi konusunda desteğinizi bekliyoruz. İyi çalışmalar. Saygılarımla,

İK Yöneticisi

EKLER  :

• İK Ekibi Listesi
• İş Analizi Ekibi Listesi
• 1.İnceleyen Ekibi Listesi
• 2.İnceleyen Ekibi Listesi

Bilgi teknolojileri bölümü, o ekipte yer alan tüm kişilere dosya yükleme / düzenleme yetkisi vermektedir. Bu çerçevede ekipteki kişiler dosya silme yetkisine de sahip olmaktadır. Genel olarak İK ekibi dışındakilerin dosya düzenleme (içeriğini değiştirme) yetkisine sahip olmamaları, bunun yerine mevcut dosyayı silip, değiştirilmiş yeni dosyayı eklemeleri önerilmektedir. Dosya silme/ ekleme kayıtları tutulacağı için, ekipteki her kişinin kendisi ile ilgili dosyaları silip ekleyebileceği varsayılmaktadır.

Açılan ortak klasörlerin linkleri, yapılacak işlemler açıklanırken ilgili kişilere gönderilen e-postada link verilerek belirtilir. Bu e postada ilgili linkin çalışması ile karşılaşılan sorunların çözümü için, bilgi teknolojileri bölümündeki ortak klasörü açan kişinin iletişim bilgileri de belirtilir.