ÖRGÜTSEL HAFIZA VE ÖĞRENME…

İnsan beyninin inanılmaz yetkinlikleri arasında hafızanın çok önemli bir yere sahip olduğu, sanırım apaçık ortadadır. Yaşanılan, aktarılan her şeyin kaydedildiği ve saklandığı, muazzam bir arşivdir hafızamız…

Bir insanın hafızasının bir bölümünü kaybettiği filmleri çoğumuz izlemişizdir… Konusu drama olsa bile bu tür filmler bende korkunç bir gerilim yaratır. Çünkü kendimi film kahramanının yerine koyar ve irkilirim : hafıza kaybına uğranılan yaşantı bölümü için hiçbir şey hatırlanmamaktadır ve sanki o bölüm hiç yaşanmamıştır!…Bir kısmımız, içinde kötü olayların geçtiği yaşam bölümümüzü hafızamızdan silip atmak isteriz… Ama bir şeyi unuturuz : Asıl öğrendiklerimiz, yaşamımızın bu bölümüyle ilgilidir. İyisiyle, kötüsüyle yaşam bir bütündür ve tüm öğrendiklerimiz oradadır…

Hafızamızla öğrendiklerimiz arasında yakın bir ilişki vardır. Aslında bir şeyin gerçek anlamda “öğrenilebilmesi” için, hafızamıza “kalıcı” olarak kaydedilmesi ve gerektiğinde kullanılabilecek, yani hatırlanabilecek şekilde kaydedildiği yerin de bilinmesi gerekmektedir. Diğer bir deyişle, eğer bir şeyi geçici hafızamıza kaydedip sonra silmişsek ( ki ezberleme böyle bir şeydir) yada hafızamıza kaydettiğimiz şeyi ihtiyacımız olduğunda geri çağıramıyorsak, bu gerçek anlamda bir öğrenme değildir. İlkinde, o şeyi hatırlamamız mümkün olmaz, çünkü hafızamıza kalıcı olarak kaydetmemişizdir. İkincisinde ise, bilgi hafızamızın bir yerindedir ama biz ona ulaşamıyoruz ve bu bilgiden yararlanamıyoruz. Her iki durumda da gerçek anlamda bir öğrenmeden söz edemiyoruz, çünkü öğrendiğimizi zannettiğimiz şeyler işe yaramıyor !

Hafızamız bize, öğrendiklerimizi kaydetmeyi sağlarken yeni öğrenmeler için temel hazırlar. Eğer hafızamız olmasa, öğrenmeden ve gelişimden de söz etmek mümkün olmaz… Çünkü her yeni öğrendiğimiz şeyi, öncekiler üzerine kurar ve gelişim sağlarız. Aksi taktirde her seferinde “tekerleği yeniden icat etmek” zorunda kalırız.

Bireysel bazda yukarıda sözü edilenler, daha makro düzeyde toplumsal düzeyde de geçerlidir. Nitekim günlük konuşmalarda sıkça kullandığımız, “toplumsal hafızanın zayıflığı” , “tarihin tekerrürden ibaret olduğu” gibi kavramlar, bireylerin dışında sosyal bir varlık olan toplumların da bir hafızaya sahip olduğunu göstermektedir. Ve klasik bir yaklaşımla tarihin tekerrür etmesi, toplumsal hafızanın zayıflığına bağlanır. Bireylerin öğrenmesi ve gelişmesinde olduğu gibi, toplumların öğrenmesi ve gelişmesinde de hafızanın rolü çok büyüktür.

Toplumsal hafıza kavramı, bireylerin hafızalarının ötesinde, bireylerin oluşturduğu bir topluluğun da ayrı bir hafızaya sahip olduğunu vurgulaması açısından ilginçtir. Bu çerçevede ortak bir amaç çevresinde bir araya gelen insanların oluşturduğu organizasyonların, ya da örgütlerin de  örgütü oluşturan bireylerden ayrı bir hafızaya sahip olduğunu ileri sürmek de pek yanlış olmayacaktır.

Croasdel Örgütsel hafızayı, ortak bilginin muhafaza edilmesi, sergilenmesi ve paylaşılmasını ifade eden genel bir konsept olarak tanımlamaktadır(1). Ona göre örgütsel hafıza işlem maliyetini azaltacak, etkin ve yeterli karar almaya katkıda bulunacak ve organizasyon içinde gücü oluşturacak bilgiyi sağlar. Bir anlamda örgütsel hafıza, organizasyonun tecrübelerinin birikimidir. Aynen bireysel hafızada olduğu gibi, yaşayarak yada aktarılarak kazanılan her bilginin, örgütün kalıcı hafızasına kaydedilmesi ve sonraki kullanımlar için gerektiğinde hatırlanması, yani kolayca erişilebilmesi gerekmektedir.

Bireysel bazda öğrenmede olduğu gibi örgütsel öğrenmenin temelinde de, yine hafıza yatmaktadır.  Çünkü örgütsel öğrenme, bir organizasyon üyelerinin kavradıklarını, bildiklerini ve hafızalarını paylaştıkları zaman gerçekleşir ve bilgi transferi konularında aracı olarak hizmet eden bireylere ve gruplara dayanır(2). Diğer bir deyişle örgütsel öğrenme, bireysel hafızanın örgütsel hafızaya aktarılması ve bu bilgi transferinin örgütsel bir davranış haline gelmesi ile gerçekleşir. Bu nedenle örgütsel öğrenmenin bir amacı da , örgütsel hafızayı korumak ve geliştirmektir.

Örgütsel öğrenmenin, beceri merkezli veya klasik sınıf öğreniminden çok, organizasyonun bir bütün olarak değişimi sezmesi ve esnek bir şekilde karşılık verebilmeyi geliştirmesi (3) olduğu göz önünde bulundurulduğunda, örgütsel hafızanın korunması ve geliştirilmesinin önemi de kendiliğinden anlaşılır. Geçmiş kazanımlarından ders almayan bir organizasyonun sürekli değişim ortamında hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi mümkün değildir. Bireysel bazda geçmişte yapılan hataların tekrarlanmaması için hafızamıza başvurduğumuz gibi, örgüt bazında da organizasyonlar hafızalarını kullanarak daha isabetli kararlar verebilirler.

Bireylerce kazanılan tüm yaklaşımların ve yetkinliklerin bir bütün olarak organizasyona aktarılması mümkün değilse de, örgütsel öğrenme,  bireylerin günlük işbirliği ve iletişim süreçleri boyunca edindikleri bilgi ve deneyimlerini büyütme ve birleştirme yeteneği nedeniyle kollektif öğrenme, bireysel öğrenmeden daha büyük bir şeydir (4). Çünkü bireysel öğrenmelerin karşılıklı paylaşımı ve bütünleştirilmesi, sinerji yaratır ve toplamda örgütün bireysel öğrenmelerden kazanımları, bireylerin tek başına kazandıklarından çok daha büyüktür. Ama bunun için bireysel öğrenmelerin örgütsel hafızaya aktarılması gerekmektedir.

Günümüzde üzerinde sıkça konuşulan kavramlardan biri olan “öğrenen organizasyon”un temelinde yatan örgütsel öğrenme, disiplinlerarası bir yaklaşımdır : sosyoloji ve siyaset biliminden “güç” yaklaşımlarını, ekonomiden kaynak kullanımı bazlı teorileri; yaratıcılık teorilerini, işletmecilik ve siyaset biliminden liderlik teorilerini; bilgi edinme ve yaratma teorilerini almıştır(5). Bir anlamda örgütsel öğrenme, bir çok bilim dalından alınan teorilerin bir sentezidir. Bu yönüyle yeni kavram olmadığı ileri sürülmesine karşılık, örgütlerin de bireylerden ayrı olarak, ancak bireyler gibi “öğrenebileceğini” ortaya koymakla örgütsel öğrenme, organizasyonlar için yeni bir ufuk açmıştır. Kuşkusuz bunun için bazı koşulların gerçekleşmesi gerekir ki bu koşullar aynı zamanda “öğrenen organizasyon”un yaratılmasının da alt yapısını oluşturur.

Öğrenen organizasyon, ne bildiğini değerlendirmek ve gerektiğinde  gelişimi başlatmak için, günlük faaliyetleri ve iş süreçlerini de içerecek şekilde çevresini ve kültürünü anlama yeteneğini oluşturur(6). Böylece canlı bir organizma gibi çevresel değişimlere hızla uyum gösterebilme ve yenilikleri bünyesine uyarlayabilme yeteneği kazanır. Kuşkusuz süreci başlatacak olan yine insandır, ancak bu kez burada hızlı bilgi akışı ile organizasyon vizyonu doğrultusunda hareket ederek, hızlı karar alma konusunda yetkelendirilmiş bir insan vardır. Söz konusu insan öğrenen organizasyonun yaratılmasında aktif bir rol üstlenmekte, organizasyonun hem bir parçası, hem de yaratıcısı konumuna gelmektedir.

Sonuç olarak, öğrenen organizasyonun temelinde, örgütsel öğrenme, onun da temelinde örgütsel hafıza yatmaktadır. Öğrenen organizasyonun yaratılması, örgütsel hafızanın korunmasına ve geliştirilmesine bağlıdır. Bunun için ise “bilgi yönetimi” konsept ve teknikleri ile hatanın hoş görülmesi, paylaşım gibi değerlerin davranışlara dönüştürüldüğü bir “kurum kültürü”ne gereksinim vardır. Tecrübelerini, birikimlerini hafızasına almayan bireylerin ve örgütlerin, öğrenmeleri ve gelişmeleri mümkün değildir.

Dr.M.Cemil Özden – McOzden Danışmanlık

Kaynaklar

(1) David T.Croasdell, “It’s Role in Organizational Memory and Learning”, Information Management Systems, Winter 2000, s.9.

(2) Croasdell, a.g.e., s.10.

(3) Meinolf Dierkes, Jeanette Hofmann, Lutz Marz , “Technological Development and Organizational Change : Differing Patterns of Innovation”, 21 st Century Technologies : Promises and Perils of a Dynamic Future, OECD, Paris, 1998, s. 104.

(4) Dierkes, Hoffmann, Marz, a.g.e., 104.

(5) Ariane Berthoin Antal, Minolf Dierkes, “Organizational Learning : Where Do We Stand ? Where Do We Want To Go?”, Global Focus, Vol.13, No.1, John Wiley&Sons, Inc., 2001,s.9.

(6) Linda Levine, “Integrating Knowledge and Processes in a Learning Organization”, Information Systems Management, winter 2001, s.24.