ORGANİZASYON ŞEMALARININ HAZIRLANMASI – 34

İş analiz çalışmalarının önemli sonuçlarından biri de, organizasyon şemalarının çıkarılmasıdır. Organizasyon şeması, görevlerin organizasyon içindeki düzeyini, yerini ve bağlantılarını açıkça gösterir. Bir anlamda organizasyonun kuş bakışı çekilmiş bir fotoğrafıdır.

Organizasyon şemaları, yazılı kaynaklardan daha çabuk ve anlaşılabilir biçimde örgütsel ilişkileri açıklarlar. Yönetimin kullanabileceği bir iletişim aracı olarak, iyi hazırlanmış bir organizasyon şeması ;

• İşlerin uzmanlaşma ve bölünmesini,
• Biçimsel haberleşme kanallarını,
• Sorumluluk ve ilişkileri,
• Yetki göçerme yollarını,
• Koordinasyon ve entegrasyon noktalarını,
• Kimin hangi iş ve mevkiye sahip olduğunu (isimli organizasyon şemalarında),

gösterebilir. Daha önce belirtilen iş analiz formunun pozisyon bilgileri bölümünde aşağıdaki bilgi alanları mevcuttur:

• Birim
• Bölüm
• Görev ünvanı
• Bağlı olduğu pozisyon
• Kendisine bağlı pozisyon(lar)

 Bir kurum içindeki tüm pozisyonlara ait bu bilgiler bir tabloda sütun başlıkları olarak yer aldığında, aslında kurumun organizasyon yapısı da ortaya çıkmış demektir. Organizasyon şeması bu yapının şematik gösteriminden başka bir şey değildir.

Yukarıdaki organizasyon tablosu, bir şirket için düzenlenmiştir. Eğer bir holding / grup organizasyon şeması hazırlanacak ise, bu kez yapıda birden fazla şirket bulunacaktır. Bu durumda organizasyon tablosunda “birim” sütunundan önce “şirket” sütunu da koymak gerekecektir. Organizasyon şemalarının hazırlanmasında organizasyon tablolarındaki sütunlar (bilgi alanları), giriş verilerini oluşturur. Yani elinizde bir organizasyon tablosu yoksa bile, şemayı çizerken bu tabloyu oluşturmak zorundasınız. Çünkü buradaki veriler olmadan organizasyon şeması çizilemez.

Daha önce idari/fonksiyonel bağlantı olmak üzere iki bağlantı biçiminden söz edilmişti. Normal olarak bir pozisyon hem fonksiyonel açıdan (görev yönünden), hem de idari açıdan bir pozisyona bağlı olsa da, özellikle matriks organizasyonlarda, fonksiyonel ve idari açıdan farklı pozisyonlara bağlı olmak mümkündür. Örneğin firmalarda bulunan mali işler, insan kaynakları, bilgi teknolojileri gibi bölümler, holding merkezindeki aynı isimli pozisyonlara görev yönünden bağlı olabilmektedir. Ancak firmadaki günlük operasyonel işlerle idari açılardan (izin vb.), ilgili firma genel müdürüne bağlı olabilmektedir.

Bu noktada matriks organizasyonlarda hangi açılardan holding merkezindeki bölüm yöneticisine, hangi açılardan firma yöneticisine bağlı olunduğunun sınırları net bir şekilde belirlenmelidir. Benzer şekilde büyük bir firmanın farklı tesislerindeki yapılanmalarında da, şirket merkezi ile tesis yönetimine bağlılıklar açısından sınırlar net olarak çizilmelidir. Aksi taktirde uygulamada görev çatışmaları ortaya çıkabilir.

Organizasyon tablolarında belki fonksiyonel/ idari bağlantılar ayrı ayrı gösterilse bile, organizasyon şemaları çizilirken genellikle idari bağlantılar gösterilir. Bir pozisyonun fonksiyonel açıdan başka bir pozisyona bağlı olma durumu da varsa, bu bağlantı şema üzerinde gösterilmese bile farklı bir kutu rengi ile böyle bir bağlantının olduğu gösterilebilir.

Uygulamada organizasyon şemalarının çizimi için pek çok uygulama programı bulunmaktadır. Eğer bir iK uygulama programı kullanılıyorsa, öncelikle bu programdaki şema çizim araçları kullanılabilir. Bunlar yoksa veya yetersizse, Microsof Visio, Licidchart, SmartDraw gibi profosyonel çizim programları veya Canva, draw.io gibi ücretsiz programlar kullanılabilir.

Holding yapılanmalarında veya çok fazla pozisyonu olan büyük firmalarda tüm pozisyonları tek bir şemada göstermek oldukça zordur. Böyle bir şey yapılsa bile, inşaat projelerinde olduğu gibi çok büyük boyutlu kağıtlar kullanılması gerekir. Elektronik ortamlarda tüm pozisyonların görünmesi ise ancak pozisyon puntolarının görünmeyecek şekilde alınmasıyla mükün olabilir. Bu yüzden organizasyon şemaları bir kaç düzeyde çizilebilir. Bu düzeyler;

• Holding genel organizasyon şeması
• Firma genel organizasyon şeması
• Birim organizasyon şeması
• Bölüm organizasyon şeması

şeklinde olabilir. Örneğin holding genel organizasyon şemasında holdingin ana bölümleri, altında bu bölümlere bağlı firma isimleri ile holdingteki bağımsız bölümler / pozisyonlar gösterilebilir. Buradan bir firma içinde birden fazla birim varsa, firma merkezindeki bölümler ile bunların altındaki birimler ile merkezdeki bağımsız bölüm/pozisyonların gösterildiği firma genel organizasyon şemasına geçilebilir. Sonra sırasıyla birim ve altındaki bölüm organizasyon şemalarında, firmadaki tüm pozisyonlar yer alır.

Ayrıca bunların her biri, pozisyon kutucuklarının içine, o pozisyonda bulunanların isimleri de yazılmak suretiyle de hazırlanabilir. Ancak bu durumda pozisyondaki personel değişikliklerinde ( iş başlama, yer değiştirme, işten ayrıma, terfi vb.) sürekli organizasyon şemasındaki isimleri de değiştirmek gerekecektir. Bu yüzden isimli organizasyon şemalarında genellikle çeşitli düzeydeki yöneticilerin isimleri yazılırken, çok sayıda personeli olan ve hızlı personel değişikliklerinin olduğu pozisyonlara isim yazılmaz.

Bununla birlikte vardiya hazırlamak veya operasyonel görevleri dağıtmak durumunda olan yöneticiler, işlerini daha rahat yürütebilmek için kendi bölümlerine yönelik informal şekilde isimli organizasyon şemaları hazırlayabilirler. Kuşkusuz bu tür şemalardaki isimlerin güncelliğinin sağlanmasından ilgili yöneticiler sorumlu olur.

Organizasyon şemalarının kaç düzeyde yer alacağına, her düzeyde en fazla hangi pozisyona kadar inileceğine, şemaların isimli olup olmayacağına, isimli olacaksa hangi pozisyon düzeyine kadar isimlerin yer alacağına, İK bölümünün önerisi üzerine üst yönetim karar verir. Bu yüzden organizasyon şemalarını hazırlamadan önce İK bölümün bu konularla ilgili önerilerini oluşturup, Üst yönetimden onay aldıktan sonra çizimlere başlaması önerilir.

Organizasyon şemalarının taslakları İK ekibince hazırlandıktan sonra, şema ilgili birim / bölüm yöneticilerine gönderilerek koordine edilmesinde yarar vardır. Her ne kadar  bu birim/ bölüm yöneticileri standartlaştırma çalışmalarına katılarak görüşlerini belirtmişlerse de, çeşitli nedenlerle bu çalışlar içinde yer almayan yöneticilerin de dikkatini çekecek görsel organizasyon şemaları hakkındaki görüşlerini almak, sonradan bir takım çatışmaların ortaya çıkmasını önlemeye yöneliktir.

Bölüm / birim yöneticileri ile koordine edilen organizasyon şemaları üst yönetime sunulur. Organizasyon şemaları, daha önceki standartlaştırma çalışmalarının bir sonucu olduğu için genellikle üst yönetim tarafından sunulduğu biçimiyle onaylanır. Bununla birlikte üst yönetim tarafında talep edilen değişiklikler yapılır ve bunlar iş tanımlarında da düzeltilir.