ORGANİZASYON PROSEDÜRÜNÜN HAZIRLANMASI – 35

İş analiz çalışmaları tamamlandıktan ve sonuçları ortaya konduktan sonra, bu sonuçların sürdürülebilirliğinin sağlanması, önemli bir konu olarak ortaya çıkar. Pek çok iş analizi projesi iyi planlanmadığı için istenildiği gibi sonuçları alınamamakta, sonuçlar alınsa bile bunlar zaman içerisinde güncelliğini yitirdiğinden İK uygulamalarında kullanılamamaktadır.

Organizasyon statik değil, dinamik bir yapıdır. Bu yüzden organizasyon şemalarına, organizma şeması dediğim de olmuştur. Aynen canlı bir organizmada olduğu gibi zaman içerinde yeni hücreler gelişmekte, bazı hücreler bölünmekte, bazı hücreler birleşmekte, bazıları da ölmektedir. Bu arada zaman içerisinde hücrenin yapısı da değişmekte, hücre adı aynı kalsa bile içeriği değişmektedir.

Dolayısıyla organizasyondaki tüm bu değişikliklerin izlenmesi ve iş analizi çalışmalarından elde edilen sonuçların güncellenmesi gerekir. Organizasyonda değişiklikler, her gün olabilmektedir. Bununla birlikte sürekli değiştirilen bir organizasyon yapısı da bir süre sonra uygulamacılar tarafından takip edilemez hale gelebilir. Bu yüzden bu değişimlerin belirli periyotlarla yapılması önerilir.

Organizasyondaki değişimleri, büyük ve küçük değişimler olarak iki grup halinde incelemek mümkündür. Büyük değişimlere örnek olarak aşağıdaki durumlar gösterilebilir:

• Daha önce olmayan yeni bir pozisyonun açılması,
• Firmanın büyümesi aşamasında bir pozisyonun iki veya daha fazla pozisyona bölünmesi,
• Firmanın küçülmesi aşamasında, iki veya daha fazla pozisyonun bir pozisyon altında birleştirilmesi,
• Çeşitli nedenlerle pozisyonun isminin değiştirilmesi,
• Pozisyonun kapanması vb.

Görüldüğü üzere büyük değişimler, organizasyon şemasında da değişiklik yapılmasını gerektiren değişimlerdir. Bunlar her gün olmaz ve genellikle büyüme, küçülme veya teknoloji değiştirme vb. faaliyetleri sırasında yapılan reorganizasyon çalışmalarının sonucunda ortaya çıkar. Ancak böyle durumlar olmadan da bazı pozisyonlarda ihtiyaca göre bu tür değişimlerin yapılması gerekebilir. Dolayısıyla büyük değişimlerin yapıldığı anda organizasyon el kitabındaki ilgili yerlerin değiştirilmesi gerekir.

Küçük değişimler ise, iş tanımlarında çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilecek değişikliklerdir. Bu tür değişimlerin ise yılda bir kez, firmanın faaliyet temposunun en yavaş olduğu bir ayda yapılması önerilir. Bu tür değişimler, iş tanımlarının ilgili birim / bölüm yöneticileri tarafından gözden geçirilerek, bilgi alanlarına ilişkin değişiklik önerilerinin İK bölümüne yapılması ile sağlanır.

Ayrıca iş analizi sonuçlarından İK süreçlerinin uygulanmasında ne şekilde yararlanılacağının da belirlenmesinde yarar vardır. Özellikle personel organizasyonu, işe alım ve özlük işleri süreçlerinde iş tanımlarının ne şekilde kullanılacağı, organizasyon prosedüründe belirtilebilir. Bu çerçevede organizasyon prosedüründe yer alabilecek başlıca konular aşağıda belirtilmiştir:

• Amaç ve kapsam : Bu kısımlarda organizasyon prosedürün ne amaçla yazıldığı; hangi birim / bölümleri ve hangi personel gruplarını kapsadığı belirtilir. Prosedürün kapsamı genellikle tüm birim / bölümlerdeki tüm personel olmakla birlikte, bazen belirli bir birim / bölüm veya personel grubu (mavi yaka, beyaz yaka vb.) da olabilir. Bu yüzden amaç ve kapsamın oldukça net bir şekilde belirlenmesinde yarar vardır.
• Yeni pozisyon açılması, değişiklik yapılması ve kapatılması : Bu kısımda organizasyondaki büyük değişimlerde neler yapılması gerektiği açıklanır.  Genellikle reorganizasyon çalışmaları kapsamında yapılan bu çalışmalarda, “pozisyon değişikliği formu” kullanılır. Yeni pozisyon açılması ve veya değişiklik yapılması durumunda iş analizlerinin yapılarak bu yeni duruma göre iş tanımlarının yazılması gerekir.Pozisyon değişikliği formu ilgili birim / bölümlerde hazırlandıktan sonra İK bölümüne gelir ve üst yönetime sunulur. Onaylanan bu formlar doğrultusunda organizasyon el kitabında gerekli değişiklikler yapılır.
• İş tanımlarının güncellenmesi : Bu kısımda iş tanımlarında ne zaman ve nasıl güncelleme yapılacağı açıklanır. Yılın firma için en uygun olan ayında ilgili yöneticiler tarafından mevcut iş tanımları gözden geçirilir. İş tanımlarında yapılması uygun görülen değişiklikler İlgili birim / bölüm yöneticisi tarafından “iş tanımı güncelleme formu” ile İK bölümüne bildirilir. İK bölümü bu  değişiklikleri derleyerek, firma tercihine göre bilgi veya onay için üst yönetime sunar. Daha sonra İK bölümü iş tanımlarında gerekli değişiklikleri yapar ve yayınlar.
• İşe alımlarda iş tanımlarının kullanılması: Bu kısımda iş tanımlarının işe alım sürecinde nasıl kullanılacağı açıklanır. Burada önemli olan nokta, iş tanımı olmadan işe alım sürecinin başlatılamayacak olmasıdır. Dolayısıyla yeni bir pozisyon açıldığında veya pozisyonda birleşme / bölünme gibi nedenlerle değişiklik olduğunda, bu yeni duruma uygun personel alınmadan önce pozisyon değişikliğinin yapılması gerekir. Bu da organizasyon yapısının sürekli güncel tutulmasının bir sigortasıdır.
• Özlük işleri ve diğer İK süreçlerinde iş tanımlarının kullanılması: Bu kısımda belirtilen en önemli husus, genel görev ve sorumluluklar ile pozisyonların iş tanımlarının, mevcut ve yeni işe alınan personele imzalatılması ve özlük dosyalarına konulmasıdır. Bu durum, biraz kağıt ve iş yüküne yol açsa da, firma için hukuki süreçlerde gerekli ispat aracı olması açısından önem taşır. Ayrıca bu bölümde iş tanımlarının diğer İK süreçlerinde nasıl kullanılacağı belirtilebilir veya ilgili süreçlerin prosedürlerine yönlendirme yapılabilir.
• Son ve geçici hükümler : Bu kısımda prosedürün ne zaman yürürlüğe gireceği ve uygulanmasının hangi bölüm tarafından takip edileceği belirtilir. Ayrıca prosedürün yürürlüğe girmesi aşamasında varsa geçici hükümler, yine bu kısımda belirtilir.

Yukarıda bir organizasyon prosedüründe neler olması gerektiği, kısaca belirtilmiştir. Kuşkusuz her organizasyonun sektörü, büyüklüğü ve yapısı farklı olacağından, kendi ihtiyaçlarına göre bu prosedürü şekillendirmeleri gerekir. Aşağıda genel olarak bir organizasyon prosedürü örneği verilmiştir. Bu prosedürdeki her bir madde, bilgi alanı, firma ihtiyaçlarına göre yeniden oluşturulabilir.

 

EK-13  ORGANİZASYON PROSEDÜRÜ ÖRNEĞİ

 

(FİRMA ADI)

ORGANİZASYON PROSEDÜRÜ

(DÖKÜMAN NO)

(TARİH)

 İÇİNDEKİLER VE EKLER

İÇİNDEKİLER

1. AMAÇ
2. KAPSAM
3. YENİ POZİSYON AÇILMASI, DEĞİŞİKLİK YAPILMASI VE KAPATILMASI
4. İŞ TANIMLARININ GÜNCELLENMESİ
5. İŞE ALIMLARDA İŞ TANIMLARININ KULLANILMASI
6. ÖZLÜK İŞLERİ VE DİĞER İK SÜREÇLERİNDE İŞ TANIMLARININ KULLANILMASI
7. SON VE GEÇİCİ HÜKÜMLER

EKLER

EK-1 : ……………………….. .İŞ ANALİZ FORMU *

EK-2 : ………………………… İŞ ANALİZ FORMU AÇIKLAMALARI *

EK-3 : …………………………. İŞ TANIMI FORMU *

EK-4 : İŞ TANIMI HAZIRLARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

EK-5 : …………………………..POZİSYON DEĞİŞİKLİĞİ FORMU

EK-6 : …………………………..İŞ TANIMI GÜNCELLEME FORMU

* Firmanın mevcut form ve açıklamaları prosedüre eklenir. Bu dokümanda tekrar olmaması için belirtilmemiştir, ancak firmada uygulanacak prosedürde yer almalıdır.

ORGANİZASYON PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, …(FİRMA ADI)…..’de iş analizlerinin yapılması, iş tanımlarının çıkarılması, organizasyon şemalarının hazırlanması ve personel organizasyonu uygulama esaslarının belirlenmesidir.

2. KAPSAM

Bu prosedür, …(FİRMA ADI)….’nin tüm birim ve bölümlerini, bu yerlerde çalışan tüm / beyaz yaka / mavi yaka personeli ve çalıştıkları pozisyonları kapsar.

3. YENİ POZİSYON AÇILMASI, DEĞİŞİKLİK YAPILMASI VE KAPATILMASI

…(FİRMA ADI)…..’de daha önce olmayan yeni bir pozisyon açılması; mevcut pozisyonların adında değişiklik yapılması, birden fazla pozisyona bölünmesi veya birleştirilmesi suretiyle yeni pozisyon açılması veya pozisyonun kapatılması durumlarında aşağıdaki esaslar uygulanır:

1. Yeni bir pozisyon açılmadan önce; ilgili birim yöneticisi veya görevlendireceği bir çalışan tarafından varsa ilgili kişilerle görüşülerek ve / veya araştırma yapılarak EK-1’deki İş Analiz Formu, EK-2’deki açıklamalar dikkate alınarak doldurulur.
2. İş Analiz Formundaki bilgiler dikkate alınarak, yeni pozisyonla ilgili EK-3’teki İş Tanımı Formu doldurulur. Bu form doldurulurken EK-4’teki açıklamalar dikkate alınır.
3. EK-5’teki Pozisyon Değişikliği Formu doldurularak İş Analiz Formu ve İş Tanımı Formu ile birlikte ilgili Birim / Bölüm yöneticilerine, İK Yöneticisine ve Genel Müdüre imzalatılır.
4. Bu formun doldurulmasını gerektiren bir durum ortaya çıktığında, bunun temel gerekçeleri ilgili bölümde belirtilir.
5. Pozisyonlar kapatıldığında, kapatılan pozisyonlarda çalışanların hangi pozisyonlara geçirilecekleri açıklamalar bölümünde belirtilir.
6. Yeni açılan pozisyona kodu, İK bölümü tarafından verilir ve pozisyon değişikliği ile ilgili kayıtların açılması sağlanır.Kapanan pozisyonlara ilişkin bilgiler silinmez, ayrı bir klasörde saklanır.
7. Yukarıda belirtilen durumlarda İK bölümü EK-5’teki pozisyon değişikliği formları doğrultusunda organizasyon el kitabında (organizasyon şemaları, iş tanımları vb.) gerekli değişiklikleri yapar ve yayınlar.
8. …………………………………………….

      4. İŞ TANIMLARININ GÜNCELLENMESİ

1. Mevcut pozisyonların iş tanımı formları, her yıl …………ayında gözden geçirilir. İlgili pozisyonun iş tanımı formunda yazılan bilgilerde yapılacak değişiklikler, EK-6’aki İş Tanımı Güncelleme Formu ile ilgili bölüm/birim yöneticisi tarafından  ay sonuna kadar İK bölümüne gönderilir.
2. İK  bölümü iş tanımlarında yapılan değişiklikleri derleyerek üst yönetime bilgi / onayiçin sunar.
3. Diğer dönemlerde yapılacak değişiklikler, üst yönetiminonayı ile gerçekleştirilebilir.
4. Formdaki bilgilere göre İK bölümü organizasyon el kitabındaki iş tanımlarında gerekli değişikleri yapar, iş tanımının revizyon tarih ve numarasını değiştirerek yayınlar. İş tanımı güncelleme formlarını bir klasörde saklar.
5. İş tanımlarının güncel tutulmasından ilgili  birim / bölümyöneticileri sorumludur. Eğer ilgili birim/bölüm pozisyonlarında iş tanımında güncelleme yapılması gerekmiyorsa, bu durum ilgili yönetici tarafından güncelleme ayınının sonuna kadar İK bölümüne e-posta ile bildirilir.
6. …………………………………

        5. İŞE ALIMLARDA İŞ TANIMLARININ KULLANILMASI

İşe alım sürecinde iş tanımlarının kullanılması esastır. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir:

1. Mevcut sistemde iş analizi yapılmamış ve iş tanımı olmayan bir pozisyon için işe alım yapılamaz. İşe alımdan önce pozisyonun bu prosedür hükümlerine göre açılmış olması ve iş tanımının yapılmış olması
2. Eğer yıl içerisinde yeni bir pozisyon ihtiyacı ortaya çıkmışsa, bunun İK ve ilgili yöneticiler tarafından iş analizi yapılarak iş tanımı oluşturulduktan ve İK tarafından sisteme kaydedildikten sonra bu pozisyon için işe alım yapılmalıdır.
3. Mevcut sistemde yer alan bir pozisyon için işe alım yapılacaksa, personel istek formunda sadece pozisyonun kodu ve adının belirtilmesi yeterlidir.
4. İşe alınacak pozisyonun iş tanımında yer almayan hususlar var ise bunlar personel istek formunun açıklamalar bölümünde belirtilir.
5. Yöneticiler yeni işe alımlarda, pozisyonun iş tanımındaki işe alınacak personel niteliklerini göz önüne almalı, buradakigörev ve niteliklere uygun kişileri seçmelidir.
6. ……………………………………………..

        6. ÖZLÜK İŞLERİ VE DİĞER İK SÜREÇLERİNDE İŞ TANIMLARININ KULLANILMASI

Özlük işlerinde iş tanımlarının kullanılması ile ilgili esaslar aşağıda belirtilmiştir:

1. İşe alınan yeni personel ile mevcut tüm personele,  genel görev ve sorumluluklar dökümanı ile pozisyonun iş tanımı formunun her sayfası imzalatılarak özlük dosyalarına konulmalıdır.
2. Pozisyonun iş tanımlarından, diğer İK süreçlerinin uygulanmasında da yaralanılmalıdır. Diğer İK süreçlerinde iş tanımlarından ne şekilde yararlanılacağı, ilgili İK süreçlerinde belirtilmelidir.
3. …………………………………………….

       7. SON  VE GEÇİCİ HÜKÜMLER

1. Bu prosedür…. tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
2. Bu prosedürün uygulanması, İK bölümü tarafından takip edilir ve sağlanır.
3. ………………………………………….

EK-4 : İŞ TANIMI HAZIRLARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

• Yazı karakteri ………….metinler …. punto, başlıklar … punto olmalı
• Satır aralıkları tek olmalı
• Tablo şeklindeki bütün bölümlerde cümlelerden önce / sonra 3 punto boşluk olmalı
• Tüm paragraflar her iki yana yaslı olmalı
• Altı kırmızı çizili yerler gözden geçirilip gerekiyorsa düzeltmeler yapılmalı, büyük / küçük harflere dikkat edilmeli
• İşin amacı ile görev ve sorumluluklarda cümle sonlarında nokta,virgül vb. işaret olmamalı
• İşin amacı -mek,  -mak ile bitirilmeli
• Görev ve sorumluluklarda cümleler -mesi, -ması ile bitecek şekilde ve edilgen formatta (edilmesi, yapılması vb.) yazılmalı
• Gereksiz ” ” işaretleri ile yöneticilerin sildiği parantez içindeki ifadeler kaldırılmalı
• Çok uzun görev ve sorumluluklar ikiye bölünmeli, son kısımları aynı / benzer olan cümleler birleştirilmeli
• Temel görev sorumluluklar bölümüne yazılan maddeler, iş akış sürecine uygun olarak sıralanmalı
• Çalışma ortamı kısmında yazılanların sonuna “vb.” ibaresini konmalı
• Nitelikler ve yeterlilik kısmında, örnek olabilecek alanlara “vb.” ibaresi konmalı
• Sayfa düzeni açısından gerekiyorsa tablolar uygun yerden ikiye bölünmeli
• ……………………………………………..

EK-5 :  …(FİRMA ADI)… POZİSYON DEĞİŞİKLİĞİ FORMU

1. POZİSYON BİLGİLERİ :

POZİSYONUN KODU
POZİSYONUN ADI
BİRİMİ
BÖLÜMÜ
ÖNCEKİ POZİSYON KOD (LARI)
ÖNCEKİ POZİSYON(LAR)

 2. YAPILACAK İŞLEM :

(  )   Önceden var olmayan yeni bir pozisyon açılması *

(  )   Pozisyonların birleştirilerek yeni bir pozisyon açılması *

(  )   Pozisyonların bölünerek yeni pozisyonlar açılması *

(  )   Varolan pozisyonun isminin değiştirilmesi

(  )   Varolan pozisyonun kapatılması

(  )   Diğer (…………………………………………………………………………………………)

3. GEREKÇELER / AÇIKLAMALAR :

4. ONAY

	ADI SOYADI	TARİH	İMZA
Formu Dolduran
Bölüm Yöneticisi
Birim Yöneticisi
İK Yöneticisi
Genel Müdür

5. EKLER ( Yapılacak işlemin yanında “*” işareti varsa bu ekler konulur.)

EK-1 : Pozisyonun İş Analiz Formu

EK-2 : Pozisyonun İş Tanımı Formu

 

EK-6 :  …(FİRMA ADI)…  İŞ TANIMI GÜNCELLEME FORMU

1. POZİSYON BİLGİLERİ :

POZİSYONUN KODU
POZİSYONUN ADI
BİRİMİ
BÖLÜMÜ

2. YAPILACAK İŞLEM :

NO	BİLGİ ALANI ADI	ÖNCEKİ HALİ	ÖNERİLEN HALİ

3. GEREKÇELER / AÇIKLAMALAR :

4. ONAY

	ADI SOYADI	TARİH	İMZA
Formu Dolduran
Bölüm Yöneticisi
Birim Yöneticisi
İK Yöneticisi *
Genel Müdür*

* İş tanımları güncelleme ayı dışında yapılan önerilerde imzalatılır.