ORGANİZASYON EL KİTABININ HAZIRLANMASI – 36

İş analiz çalışmalar sonuçlarının toplandığı doküman, organizasyon el kitabıdır. Her ne kadar alışılmış şekliyle buna “el kitabı” denilse de aslında bu birçok dokümanın bir araya getirildiği bir klasördür. Günümüzde bu klasör, elektronik ortamda tutulmaktadır. Bununla birlikte klasörde yer alan tüm dokümanların ilgililer tarafından imzalanmış birer kopyasının fiziksel  bir klasörde İK bölümünde tutulmasında yarar vardır.

Organizasyon el kitabı, firmanın personel organizasyonu ile ilgili tüm dokümanlarının bir arada tutulduğu bir klasördür. Bu klasörün içinde hangi dokümanların yer alacağı aşağıda belirtilmiştir:

Önsöz /içindekiler : Organizasyon el kitabının ne amaçla yazıldığı ve nasıl kullanılacağı konusunda üst yönetim tarafından imzalanan bir yazıdır. Kuşkusuz bu yazının taslağını İK bölümü hazırlar. Yazının ikinci sayfasında klasör içinde hangi dokümanların bulunduğu belirtilebilir ve bu dokümanların üzerine tıklandığında ilgili dosyaya / klasöre ulaşılması sağlanabilir.  İstenirse içindekiler bölümü öyle detaylı hazırlanabilir ki (bu durumda bir sayfaya sığmayabilir), organizasyon el kitabı içindeki tüm dokümanların isimleri hiyerarşik sırada burada yer alır ve dokümanlara link verildiğinde doğrudan ilgili belgeye ulaşılması sağlanabilir.

Organizasyon prosedürü :   Bu başlıkta bir klasör açılır ve içine  bir önceki yazımızda belirttiğimiz organizasyon prosedürü, bütün doküman olarak konulur. Daha sonra prosedürün metin kısmı ile her bir ek, ayrı bir doküman olarak klasör içerisine konulur. Böyle yapılmasının nedeni, prosedürün ihtiyaç halinde bütününün çıktısının alınması, gerektiğinde ise ilgili metin veya ekin çıktısının kolaylıkla alınabilmesidir.

Organizasyon şemaları : Bu başlıkta bir klasör açılır ve en üst düzeyden başlamak üzere holding, firma, birim, bölüm (bunlardan olanları) organizasyon şemaları sırasıyla konulur. Mümkünse üst düzey organizasyon şemalarında ilgili kutucuklara bir alt düzeyin linki verilerek şemalar arasındaki geçiş kolaylaştırılır. Örneğin holding organizasyon şemasında kutucukta bir firma ismi veya firmanın genel müdürünün ismi yazıyorsa, bu kutucuğa tıklandığında o firmanın genel organizasyon şemasına ulaşılabilir. Sonuç olarak  o organizasyonda yer alan tüm şemalara bu klasörde yer verilir. Ayrıca  pozisyon isimlerinin üzerine link verilerek de o pozisyonun iş tanımına ulaşılması sağlanabilir.

Genel görev ve sorumluluklar: Bu başlıkta bir klasör açılır ve içine daha önce hazırlanan genel görev ve sorumluluklar dokümanı konulur. Ayrıca her bir personel grubu için, kendi görev ve sorumluluklarını içeren birer doküman hazırlanıp konulabilir. Mevcut personel ve yeni işe girenlere imzalatılacak genel görev ve sorumluluklar, sadece kendilerini ilgilendiren bölümleri içeren bu dokümanlar olacaktır.

İş tanımları : Bu başlıkta bir klasör açıldıktan sonra tüm iş tanımları bu klasörün içine konulur. Pozisyon sayısı çok fazla ise klasör içinde bir düzenleme yapılabilir. Birim / bölüm isimleri başlıklarını kullanarak alt klasörler oluşturulabilir ve ilgili iş tanımları bu alt klasörlere konulabilir. Sadece bir veya bir kaç pozisyondan oluşan birim ve bölümlerdeki iş tanımları ise, genel veya diğer başlıklı bir klasör altında toplanabilir. Pozisyonların iş tanımlarına kolay ulaşım sağlanabilmesinin diğer bir yolu da, pozisyon adlarının birim / bölümler altında listelendiği bir pozisyon listesinin oluşturulması ve pozisyon adlarına ilgili iş tanımının linkinin verilmesidir. Bu doküman, “0-Pozisyon Listesi” başlığı ile o klasörde tutulduğunda klasörün en üstünde yer alır ve isteyenler bu dokümandan da istediği pozisyonun iş tanımına ulaşabilir.

Kuşkusuz  yukarıda belirtilenler, özellikle de link verme ile ilgili olanlar;  klasörler elektronik ortamda açılmışsa mümkündür. Bununla birlikte fiziksel ortamda tutulan klasörlerde de dokümanı kolay bulmak için bazı düzenlemeler yapılabilir. Örneğin yukarıda belirtilen klasör bölümlerinin başına dosya ayraçları konulabilir. Yine her klasörün içindeki dokümanlara sayfa numarası verilip, bölümün başına da sayfa numaralarını da içeren içindekiler dokümanı konulabilir. Yine organizasyon şemalarına kolay ulaşımı sağlamak için, ilgili birim / bölümdeki pozisyonların iş tanımlarının başlangıç sayfasından hemen önce bu birim  /bölüm organizasyon şeması ayraç olarak konulabilir.

Organizasyon el kitabı elektronik ortamda tutulduğunda değişiklik yapılması ve izlenmesi kolaydır. Fiziksel ortamda tutulan kayıtlarda sürekli değişiklik yapılamasa bile, en azından pozisyon değişikliği veya iş tanımı güncelleme formları bir klasörde saklandığında, elektronik ortamdaki değişikliğin neden yapıldığı takip edilebilir.