NEDEN İK ŞAPKALI YÖNETİCİ?

Firmalarda İK müdürü olarak çalıştığım dönemlerde, birçok İK sistemini kurmaya çalıştım. Bunlardan bazılarında başarı sağladım, bazıları amacına ulaşamadı. Başarıya ulaşanların ortak noktası, sistemlerin oluşumunda yöneticilerin görüşlerinden yararlanmam ve sistemin yararları konusunda onları ikna etmem olmuştu. Amacına ulaşamayan sistemlerde ise, yöneticilerin görüşlerinden yeterince yararlanamadığımı ve onları ikna etmekte zorlandığımı gördüm.

Doktora tezim İK yönetiminin geleceğine ilişkindi. Araştırmalarım sırasında gördüm ki, İK bölümünün tek başına çabaları ile firmaların insan kaynakları etkin bir şekilde yönetilemiyor. Yöneticilerin mutlaka devreye girmesi gerekiyor. Son yıllarda yapılan İK konferanslarında da “Her yönetici, bir İK yöneticisidir.” lafı ortalıkta dolaşıp duruyor. Ancak bunun ne şekilde gerçekleşeceğine ilişkin, yöneticilerin İK yönetimindeki rollerini ortaya koyan birkaç makaleden başka bir kaynak da yok. O zaman bu kavramın altını doldurmak gerekiyor.

Bu çerçevede 33 yıllık eğitim, 39 yıllık iş deneyimi, bu arada unuttuğum sayıda katıldığım konferans/seminer ve okuduğum kitap/makalelerden edindiğim birikimle bu kavramın altını doldurmaya çalıştım. Hatta verdiğim seminer/konferanslarda katılımcılardan edindiğim birçok bilgiden de yararlandım ve sonuçta bir kitap ve bunun eğitimi ortaya çıktı.

Günümüz rekabet dünyasında yöneticilerin giderek daha fazla donanıma ve yetkinliğe sahip olmaları gerekiyor. Bu yüzden birçok firma, yöneticilerini daha donanımlı hale getirmek için kurumsal eğitimler düzenliyor. Firmaların en önemli kaynağının insan olduğu üzerinde yıllardır yazılıp çiziliyor.

İnsan kaynaklarına önem veren firmalar da, bünyelerinde insan kaynakları birimlerini kurarak en önemli kaynağını etkin ve verimli kullanmaya çalışıyor. İK birimleri de bu amaçla pek çok proje / uygulama geliştiriyor, ama bunların çoğu ne yazık ki ya hayata geçirilemiyor ya da başarısız oluyor. Peki neden?

İnsan kaynaklarına önem veren firmaların çoğunda insan kaynakları yönetiminin sorumluluğu, bir bölüme havale edilmiş durumda… Oysa bir firmanın insan kaynakları, sadece İK bölümünün sorumluluğuna bırakılmayacak kadar değerlidir.

İK bölümlerince başlatılan birçok proje ve uygulamaların başarısız olmasının ya da en azından istenen düzeyde sonuç alınamamasının en temel nedenlerinden biri de İK yönetiminin firma genelinde bir yönetim politikası olarak benimsenmemesi ve diğer bölüm yöneticilerinin İK yönetimindeki rollerini yeterince algılayamamalarıdır. İK uygulamalarında üst yönetimin desteği, diğer bölüm yöneticilerinin katılımı olmayınca da İK bölümünün çabaları boşa gitmektedir.

İnsan kaynakları yönetimi, üst yönetimden başlayarak tüm yönetim kademelerinin sorumluğundadır. İK bölümü ise, işletme genelinde uygulanacak İK politikalarını üst yönetim ve diğer bölüm yöneticileri ile birlikte belirlenmesinden ve bu politikalara uygun araçların geliştirilmesinden, uygulamaların takip edilmesinden ve bölüm yöneticilerine destek verilmesinden sorumludur. İK yönetimini fiilen yapan bölüm yöneticileridir. İK bölümü sadece yapılan tüm faaliyetleri koordine eder ve ilgili yöneticilere destek verir. İK yönetiminde bölüm yöneticileri ile İK bölümünün sorumlulukları, aşağıdaki şekilde belirtilmektedir:

Şekilden görüleceği üzere, İK bölümünün temel sorumluluklarından biri, firmada geçerli olacak İK politikasını belirlemektir. Ancak bunu tek başına yapmayacak, yöneticilerin de katkılarını alacaktır. İK bölümünün buradaki rolü esas itibariyle bir koordinasyon görevidir. Firmanın İK politikasına uygun olarak temel İK süreçlerine ilişkin sistem ve araçları (ve bunların prosedürünü) geliştirmek, İK bölümünün diğer önemli bir sorumluluğudur. Kuşkusuz geliştirilen İK süreç/araçlarının firmada uygulanabilir olması, bunların geliştirilmesine yöneticilerin katılımı ve katkı sağlamaları ile mümkündür. Diğer yandan bu aşamada çok özel teknik bilgi gerektiren bazı süreç/araçların geliştirilmesinde dış kaynaklardan da yararlanılabilecektir.

İK yönetiminin en önemli kısmını oluşturan, süreç/araçların uygulama sorumluluğu ise yöneticilerdedir. Bu yüzden bir firmanın insan kaynaklarını etkin olarak yönetebilmesi, ancak yöneticilerin geliştirilen sistem ve araçları etkin şekilde uygulayabilmelerine bağlıdır. Bu aşamada İK süreçlerinin amaçlarına ve prosedürlerine göre uygulanma durumunun izlenmesi, faaliyetlerin bir bütün olarak koordine edilmesi gerekir ki bu da İK bölümünün bir başka sorumluluğudur. Yine bu aşamada İK bölümü, geliştirilen süreç/araçların yöneticiler tarafından etkin bir şekilde uygulanabilmesi için onlara gerekli eğitimleri verecek ve uygulama aşamasında karşılaştıkları sorunların çözümünde onlara destek olacaktır. Buna karşılık yöneticiler de süreç/araçların uygulanmasında karşılaştıkları sorunları, varsa çözüm önerileri ile birlikte İK bölümüne bildireceklerdir.

İK yönetiminin en önemli aşaması olan, bölüm yöneticilerinin İK süreçlerinin uygulanmasına ilişkin rol ve sorumlulukları genel hatları ile  aşağıdaki tabloda özetlenmiştir. Tüm bu rollerden yola çıkarak rahatlıkla söyleyebiliriz ki her yönetici, bir İK yöneticisidir.   

Yöneticilerin İnsan Kaynakları Süreçlerindeki Rol ve Sorumlulukları

Bugüne kadar İnsan Kaynakları ile ilgili eğitimlere sadece İK bölümü personeli katıldı. Böylece asıl İK yönetimi sorumluluğunu üstlenen bölüm yöneticileri ile bilgi düzeyi farklılıkları giderek arttı ve birbirlerinin dillerinden anlamaz oldular.

Bir yönetici, firma içinde sahip olduğu farklı rol ve sorumluluklar nedeniyle aynı anda bir çok şapkayı taşır. İnsan kaynaklarına önem veren firmalarda yöneticinin taşıdığı en önemli şapkalardan biri, İnsan Kaynakları Yöneticisi şapkasıdır. Bu kitap, yöneticilerin İK süreçlerindeki en önemli rolleri olan, “seçme yerleştirme, motivasyon  ve performans yönetimi”ndeki sorumluluklarına odaklanmıştır. Çünkü bir İK bölümü ve kurulmuş İK sistemleri olsun olmasın, her yönetici personelini seçer, yönlendirir ve çalışma sonuçlarını değerlendirir.

“İK Şapkalı Yönetici”, insan kaynakları yönetimine firmanın bir bütün olarak bakmasını sağlar. Bu kavram, İK bölümlerinin de uygulamaya koyduğu projelerinin başarısını artıracaktır çünkü artık İK bölümü ve diğer bölüm yöneticileri insan kaynaklarını aynı bakış açısıyla değerlendirecek ve ortak dili konuşacaklardır.  Aynı bakış açısına sahip olunmaz ise ne olur ? İK profesyonelleri şu örneklerle sıkça karşılaşmışlardır:

• Yönetici etkin görüşme yapamadığı için en uygun adayı seçemez
• Görüşmedeki yönetici hataları nitelikli personelin iş teklifini kabul etmemesine yol açabilir.
• Personelini yanlış yönlendirme ve motive edememe, iş sonuçlarını etkiler, istifa/ işten çıkarmalar personel devir hızlarını yükseltir.
• Personele doğru hedefler verememe, hatalı performans değerlendirme ve yukarıdaki benzer sonuçlar…

Yukarıdaki örnekleri artırmak mümkün… Sonuç olarak “İK Şapkalı Yönetici”, İK departmanlarının, dolayısıyla firmanın başarısını olumlu yönde etkilemek için tasarlanmıştır.

Dr.M.Cemil Özden – McOzden Danışmanlık