İŞİN AMACI VE İÇERİĞİ– 13

İş analiz formunun ikinci bölümü işin amacı ve içeriğidir. Bu bölümde işin amacı ve bu amaca bağlı olarak pozisyonun temel görev ve sorumluluklarının belirlenmesi amaçlanmıştır. İşin amacı tek bir cümlede yazılırken, temel görev sorumluluklar 10-20 madde arasında yazılır. Bunları sırasıyla açıklayacak olursak:

2A- İŞİN AMACI : Bu bilgi alanına o pozisyonun temel amacı, -mek, -mak şeklinde fiilin mastar halinde ve tek cümle olarak yazılır. Burada o pozisyonun “misyonu”, yani işletmede neden var olduğu anlatılmaktadır. Buraya yazılacak işin amacı iki açıdan önem taşır:

Öncelikle bir sonraki bilgi alanlarında, işin içeriğinde belirtilen görev ve sorumluluklar bu amaca hizmet etmelidir. Böylece işin amacı ile ilgili olmayan, ona hizmet etmeyen görev ve sorumluluklar dikkatle incelenmelidir. Bu açıdan görev ve sorumlulukların içerik kontrolüne hizmet eder.

İkinci olarak, bu pozisyonun görevlerinin bir üst pozisyona taşınmasında özetleme görevini üstlenir. Diğer bir deyişle, bu pozisyonların görevleri bir üst pozisyona bu amacın “……… gerçekleştirilmesinin sağlanması” olarak özet bir şekilde taşınır.

2B- İŞİN İÇERİĞİ : Bu kısımda temel olarak iki bilgi alanı vardır: No ve Temel Görev ve Sorumluluklar.

NO : Bu bilgi alanına o pozisyonda kaç tane temel görev ve sorumluluk varsa onların sıra numarası yazılır. 1,2,3….. gibi. Buraya yazılacak en büyük sayı, 20 olmalıdır. Diğer bir deyişle temel görev sorumluluklar bilgi alanına en fazla 20 madde yazılabilir.

TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLAR : Bu bilgi alanına, o pozisyondaki temel görev ve sorumluluklar, ilgili sıra numarasının karşısına; -dilmesi, -pılması vb. şeklinde 3.tekil edilgen haliyle yazılır. Temel görev ve sorumluluklar yazılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

• Bu bilgi alanı yazılmadan önce, görüşülen kişiden bir gün içerisinde neler yaptığını işinin başında göstererek anlatması istenmelidir. Bu sırada küçük notlar alınabilir. Özellikle kullanılan araç gereçler, iş talimatları, varsa form ve belgeler, iş tehlikelerinin neler olabileceği iş başında gözlenmelidir. Bu işlem 15-20 dakika zaman alabilir. Eğer görüşmeci yapılan işi sürekli gözlemlemişse ve yapılan işi biliyorsa bu aşamaya gerek yoktur.
• Görüşme yapılan yere geçildikten sonra görüşülen kişiye gününü tekrar anlatması söylenir. Bu ifadeler düzgün bir şekilde bilgisayarda formun bu alanına kaydedilir. Görüşülen kişi bu esnada neler yazıldığını görmelidir. Bu yüzden form doldurulurken görüşülen kişi görüşmecinin karşısına değil, yanına oturmalıdır.
• Bu kısma yazılacak görev ve sorumluluklar, yapılan işin “ne” olduğunu tanımlamalıdır. İşin “nasıl” yapılacağı iş talimatlarının konusudur. İş kanunu gereğince herkes için geçerli olan “özenle çalışma”, “sır saklama” gibi genel görev ve sorumluluklar değil, işin yapılmasına yönelik olan teknik görev ve sorumluluklar bu alana yazılmalıdır.
• Görüşülen kişinin anlatacakları bittikten sonra, görüşmeci eğer varsa daha önce bu görev için belirlenmiş iş tanımından görev ve sorumlulukları görüşülen kişiye göstermelidir. Önceki görev ve sorumluluklar;

1. Görüşülen kişinin anlattıkları ile benzeşiyorsa bu maddeler sarıya boyanır. Bu noktada gerekirse üzerinde çalışılan iş analiz formuna yazılan maddelerde, küçük değişiklikler yapılabilir.
2. Görüşülen kişinin anlattıklarında olmayıp, önceki iş tanımından son çalışmaya aktarılan maddeler yeşile boyanır.
3. Önceki görev tanımında olup ta bu pozisyonda yapılmayan işler kırmızıya boyanır. Eğer bu görev başka bir pozisyonun sorumluluğu altındaysa maddenin sonuna parantez içinde bu pozisyonun adı yazılır.
4. Önceki görev tanımında olup da, pek çok pozisyonun sorumluluğuna giren görevler maviye boyanır. Bunlar daha sonra ortak görev ve sorumluluklar dokümanının hazırlanmasında dikkate alınır.

• Görüşmeci, gözlem esnasında hatırladıklarından veya aldığı notlardan soracağı sorularla bu bilgi alanlarına yazılacak görev ve sorumlulukları genişletmeye çalışmalıdır. Eğer görüşmeci işi biliyorsa “şu işlemi de yapmıyor musunuz?” tarzında hatırlatmalarla görüşülen kişiye yardımcı olabilir.
• Görüşülen kişinin yaptığını ifade ettiği, ancak bu pozisyon tarafından yapılmaması gereken görev sorumluluklar, sonuna parantez içinde (-)  işareti konularak belirtilmeli ayrıca parantez içinde hangi pozisyon tarafından yapılması gerektiği belirtilmelidir.
• Görüşülen kişinin yapmadığı, ancak bu pozisyon tarafından yapılması gerektiği düşünülen görev ve sorumluluklar varsa, bunların da belirtilip sonuna (+) işareti konulmalı ve halen hangi pozisyon tarafından yürütüldüğü parantez içinde belirtilmelidir.
• Beyaz yakalı ve yönetici pozisyonlarında bu kişilere; iş analiz formu, açıklamaları ve varsa önceki iş tanımı gönderilerek, iş analiz görüşmelerine işin amacı ile temel görev ve sorumlulukları mutlaka önceden hazırlık yaparak taslak olarak belirlemiş şekilde gelmeleri istenmelidir. Bu görüşülecek kişinin görev ve sorumlulukları taslak olarak iş analiz formuna yazmaları, hem de eski iş tanımlarındaki görev ve sorumlulukların, durumlarına göre sarı, yeşil, kırmızı ve maviye boyanması anlamına gelir. Bu kişiler dilerse diğer bölümler için de ön hazırlık yapabilirler.
• Görüşülen kişi görev ve sorumlulukları hatırladıkça söyleyeceği / yazacağı için bunlar mantıklı bir sıra izlemeyebilir. Bu alana yazılabilecekler bittikten sonra tüm görev ve sorumluluklar mantıklı bir sıraya dizilmelidir.
• Görev ve sorumlulukların son maddesi, “Yukarıdaki görevler kapsamında amirinin vereceği diğer görevlerin yapılması” şeklinde olmalıdır. Bu madde kapsayıcı bir madde olup, iş tanımında yazılmamış olsa  da diğer görevlere benzeyen görevlerin de iş tanımı kapsamında olduğunu gösterir.
• Görev ve sorumluluklar 10 maddeden azsa görüşmeci;

1. Varsa eski iş tanımında yer alan halen geçerli görev ve sorumluluklardan, yeşil/maviye boyanabilecek olanları buraya aktarır veya,
2. Görüşülen kişiden yapılan en önemli işleri biraz daha detaylandırmasını ister, mümkünse bu detayları ayrı maddeler halinde yazar veya,
3. Uzun yazılan cümleleri, anlamlı yerinden ikiye böler.

• Görev ve sorumluluklar 20 maddeden fazlaysa görüşmeci;

1. Maddeleri tekrar gözden geçirerek, ortak görev ve sorumluluk olarak değerlendirilebilecekleri maviye boyar (ki bu silinsin anlamındadır) veya
2. Birbiriyle ilintili maddeleri biraz genelleştirerek birleştirir veya
3. Hala 20 maddenin altına inilmediyse, görüşülen kişiye hangi maddelerin diğerlerine göre detay olduğu sorularak bu maddeler çıkarılır.