İŞE ALIMDA PROFESYONELLİK

Son günlerde sosyal medyada firmaların İK bölümlerinin yada onlar adına hareket eden aracı kuruluşların işe alım uygulamaları ile ilgili çeşitli şikayetler çokça işlenir oldu. Bu konuda her birey, kendi bakış açısından haklı olabilecek söylemlerini, resmin bütününü dikkate almadan dile getirdi. Anlaşılan o ki, tüm İK süreçlerinde olduğu gibi, işe alımda da henüz bazı standartlar oluşmamış durumda… Bu yüzden, işe alımda firmaların ve adayların karşılaştıkları sorunlara, daha geniş bir çerçeveden bakmak istedim.

“Bireysel Kariyer Yönetimi” başlıklı kitabımda firmaların işe alım süreçlerini adaylara yönelik olarak hazırladığım bölüm, yaklaşık 22 sayfayı buluyor. Kitabımda belirttiğim tüm konuları bu yazıma aktaracak değilim, ancak birkaç önemli noktayı vurgulamak istiyorum.

Gerek insan kaynakları bölümlerinin, gerekse insan kaynakları firmalarının işe alım sürecindeki en önemli fonksiyonları, “aday araştırması”dır. Burada önemli olan, yapılacak iş ve bu işi yapacak kişide bulunması gereken nitelikleri önceden tanımlanmış bir pozisyon için mümkün olan en geniş aday havuzu arasından en uygun nitelikte olan kişileri ortaya çıkarmaktır. Bu yüzden İK bölümlerinin ve İK firmalarının yaptıkları iş birbirine çok benzer. Amaç, asıl seçimi yapacak olan ilgili bölüm yöneticilerine, isteklerine en uygun nitelikte birden fazla aday sunmaktır. Pozisyonun düzeyi yükseldikçe ve adaylarda aranan özellikler arttıkça, niteliklere uygun aday sayısı azalır, bazen tek bir aday bile olabilir ve hatta (eğer Süpermen! nitelikli bir aday aranıyorsa:) tüm özellikleri karşılayan hiçbir aday bulunamayabilir.

Firmaların İK bölümleri ve İK firmaları, çeşitli yöntemlerle oluşturdukları aday havuzundan, öncelikle özgeçmişler üzerinden bir ön inceleme yaparlar. Bunlar arasından uygun görülenleri görüşmeye çağırırlar. Çoğu adayın yanıldığı nokta, bunun bir “işe alım görüşmesi” olduğu yönündedir. Evet, geniş anlamda bu görüşme, işe alım görüşmelerinin bir aşamasıdır, ancak asıl işe alım görüşmesi değildir. Bu yüzden bu görüşmeyi “ön görüşme” olarak nitelemek daha doğru olacaktır. Asıl işe alım görüşmesi ise, mutlaka işe alınacak birimdeki yetkililerin ya tek başlarına, ya da İK bölümleri ile birlikte yaptıkları ve daha çok teknik yetkinliklerin değerlendirildiği görüşmedir. Bu görüşmeye, ön görüşmede uygun bulunan adaylar çağrılır. Ön görüşmenin amaçları ise şunlardır :

• Adaya firma ve iş hakkında kısa bir bilgi vermek,
• Özgeçmişte yazılan bilgileri teyit etmek,
• Özgeçmişte yazılı konular hakkında daha detaylı bilgiler almak,
• Özgeçmişte belirtilmeyen, ancak iş nitelikleri açısından önem taşıyan noktaları aydınlatmak,
• Adayın genel görünüşü, tutum ve davranışları, kişilik özellikleri ve en önemlisi motivasyonu hakkında fikir sahibi olmak,
• Adayın işten beklentilerini öğrenmek ve sorularını cevaplandırmak.

Görüldüğü üzere öngörüşme, kişi-iş uyumu için eldeki verilere (iş tanımı ve iş gerekliliklerine) göre ön elemeyi yapmayı içerir. Bu açıdan, görüşmeyi yapan İK uzmanının, çok fazla teknik bilgiye sahip olması gerekmemektedir. Burada önemli olan, “işe alma” konusundaki uzmanlık bilgisine ve en önemlisi tecrübesine sahip olunmasıdır.

Yukarıda belirtilen bu ön aşama, oldukça fazla faaliyeti ve belirli bir iş yükünü gerektirir. Bu noktada bu faaliyetler, yani aday araştırması ve öngörüşmeler, İK firmalarından outsource edilebilir. Bunun kararı, firmanın genelde İK politikasına, özelde ise işe alma politikasına bağlı olarak değişir. Bu hizmetleri outsource etmenin birçok yararları, ancak buna karşın bazı sakıncaları vardır. Amacım, İK fonksiyonlarında ousourcing konusunu işlemek olmadığı için bu konuyu şimdilik burada bırakıyorum. Şu kadarını belirteyim ki, her durum, kendi koşulları içerisinde değerlendirilmelidir. Bu hizmetleri İK firmalarından outsource etmenin getireceği yararlar ve sakıncalar, pozisyonun düzeyine ve niteliklerine, işe alınacak eleman sayısına, firmanın kendi özel durumuna (imajı,kültürü,işe alım nedenleri vb.) büyük farklılıklar gösterir. Bununla birlikte uygulamada eğitimden sonra en fazla oursource edilen alanların başında, işe alım süreci gelmektedir.

Yazının bu bölümüne kadar, işe alım konusunda en temel bilgileri vermeye çalıştım. Çünkü mail gruplarındaki bazı maillerden görüldüğü üzere bir çok adayın, bu çok temel bilgilere bile sahip olmadığı anlaşılmaktadır. Oysa bunlar, sadece İK uzmanlarının bilmesi gereken konular değildir. Tam tersine, iş arayanlar, eğer arzuladıkları işleri bulmak istiyorlar ise, sistemin nasıl işlediğini bilmek zorundadırlar.

Profesyonellik konusunu kitabımda ve bir çok yazımda işledim. Bana göre profesyonelliğin iki temel boyutu var : maddi boyut ve manevi boyut. Maddi boyut olarak adlandırdığım ilk boyuta göre, sahip olunan yetkinlikleri en iyi şekilde kullanarak elinden gelen en iyi işi çıkarmak, profesyonelliğin bir gereğidir. Bu bağlamda işe alımda profesyonellikten söz edebilmek için, bu konuda teknik bilgiye ve tecrübeye sahip olmak gerekir. Maddi boyutuyla bakıldığında, işe alım konusunda teknik bilgi ve tecrübe arttıkça, profesyonellik düzeyi de artar. Teknik bilgi, gerek literatürden, gerekse benchmarking yoluyla diğer firmaların uygulamalarından, hatta danışmanlık hizmeti alarak bilgi transferi yolu ile elde edilebilir. Tecrübe ise ancak uygulama yapılarak kazanılabilir.

Maddi boyutta ne kadar ileri gidilirse gidilsin, eğer manevi boyut ile bütünleştirilmez ise gerçek anlamda bir profesyonellikten söz edilemez. Manevi boyut ise, profesyonelliğin gerçekleşmesi için gerekli etik kurallar bütününden oluşur. Bu bağlamda işe alımda profesyonellikten söz edebilmek için, gerek firmaların İK bölümlerinin, gerekse İK firmalarının sahip olmaları gereken etik değerler ve kendilerini uymak zorunda hissettikleri etik kurallar vardır. Sanırım tartışmaların odağında da bu konular yatmaktadır.

Etik değerlerin başında “İnsan’a saygı” yatmaktadır. Özellikle “insan” kelimesini ünvanlarının başına alan İK bölümlerinin ve İK firmalarının bu konuda çok daha hassas olmaları gerekmektedir. Kendilerine iş için başvuran adayların her şeyden önce bir “insan” olduğunu algılamak, bu değerin özünü oluşturur. Bu açıdan bakıldığında, özellikle iş başvurusu sonrasında adaylara geri dönülmemesini, bu değerin yoksunluğu ile ifade etmek yanlış olmayacaktır.

Madalyonun bir de öteki yüzü var : Yüzlerce, hatta binlerce aday başvurusu karşısında her birine tek tek cevap vermenin getirdiği inanılmaz bir iş yükü… Masanın her iki tarafında bulunan biri olarak, bu olguyu da gözardı edemem. Bu konuda belki şöyle bir öncelik geliştirebilirim.

1. Birden fazla görüşmeye çağrılmış adaylara geri dönülmesi,
2. En az bir kez görüşmeye çağrılmış adaylara geri dönülmesi,
3. CV incelemesinde olumlu bulunan tüm adaylara geri dönülmesi,
4. Belirli bir pozisyon için başvuran tüm adaylara geri dönülmesi,
5. Herhangi bir şekilde başvuran tüm adaylara geri dönülmesi,

Görüldüğü üzere, giderek cevap verilmesi gereken aday sayısı ve dolayısıyla iş yükü artıyor. Bununla birlikte, ilk iki kademenin gerek İK bölümleri, gerekse İK firmaları için profesyonelliğin asgari şartı olduğunu belirtmek isterim. Sonraki aşamalara geçildikçe ise insana saygınının ve profesyonellik düzeyinin arttığını söyleyebilirim. İK yöneticisi olduğum dönemlerde 5.aşamayı uygulayan bir kişi olarak aldığım geribildirimlerin, tüm iş yüküne değdiğini de özellikle belirtmek isterim. Bununla birlikte İK firmalarından 5.aşamayı uygulamalarını beklemenin de çok aşırı bir istek olduğunu vurgulayayım.

İK firmalarının, adına hareket ettiği firmanın mı, yoksa adayların mı çıkarını gözetmesi gerektiği de tartışılan konulardan biridir. Aslında durum çok açıktır : İK firması, işe alım sürecinde firma adına hareket eden, öncelikle firmanın çıkarını gözeten bir organdır. Zaten işe alım sürecinin outsource edilmesinden de bu sonuç çıkar. Ancak, İK firmasının, objektif (nesnel, tarafsız) olarak işe en uygun adayları seçmesi, aynı zamanda adayların da yararınadır. Çünkü işe uygun olmayan bir adayın önerilmesi, belirli bir süre çalışmadan sonra hem adaya, hem İK firmasına zarar verir. Bu yüzden belirli bir adayı ön plana çıkaran bir İK firmasının bu davranışını da profesyonellikle (hem maddi, hem manevi açıdan) bağdaştırmak mümkün değildir. İK firmasının asıl işlevi bir adayı en uygun işe yerleştirmek değil, belirli bir pozisyon için en uygun adayı bulmaktır. Bu bakış açısı ilk elde firma yarına gibi gözükse de, aynı zaman da aday yararınadır. Diğer bir deyişle adaylar arasında tarafsızlık, hem firma, hem de aday tarafında olmaktır.

Mail gruplarında tartışılmamakla birlikte önemli gördüğüm etik değerlerden biri de aday gizliliğidir. Bu konuya bir çok İK firması dikkat etmekle birlikte, ne yazık ki bir çok İK bölümü çalışanı böyle bir gizlilik ilkesinin farkında bile değildir. Bu ilkeyi şöyle özetleyebiliriz : “Özgeçmiş içeriği bilgiler, sadece işe alım amacı için ve sadece o firmaya gönderilmiştir.” Bunun anlamı, özgeçmişte belirtilen bilgiler işe alım dışında başka hiçbir amaç dışında kullanılamaz. Ayrıca özgeçmişin gönderildiği firma bu özgeçmişi, başka hiçbir firmaya adayın bilgisi olmadan veremez.

Bu noktada İK firmalarına gönderilen özgeçmişler ile “firma ismi gizli” türünden iş ilanlarına yapılan başvurulardaki özel durumları da incelemek yararlı olacaktır. Normal olarak İK firmalarına, doğrudan, yada belirli bir pozisyonun ilanı üzerine başvurulabilir. Belirli bir pozisyon ilanı olmadan İK firmalarına yapılan genel başvurularda aday aslında “ özgeçmişim açık, istediğiniz firmaya verebilirsiniz” demektedir (özgeçmişi üzerine aksine bir kayıt düşmemişse). Bu durumda İK firması adayın özgeçmiş bilgilerini uygun olduğunu düşündüğü tüm müşteri firmalarına verebilir. Ancak firma ismi belirli bir pozisyon için verilen ilana yapılan başvurularda durum farklıdır. Kanımca adayın özgeçmişi sadece o firma (ve hatta o pozisyon) için geçerli olup, özgeçmişin başka firmalara iletilmesi için, adayın izni alınmalıdır. Ne yazık ki İK firmalarının bu konuda çok fazla hassas davrandıkları söylenemez.

“Firma ismi gizli” türünde bir ilana yapılan başvurularda ise adayın “bir bilinmeyenle” karşı karşıya olduğunu kabul ettiğini, bu yönüyle karşısına çıkabilecek tüm riskleri kabul ettiğini varsayıyorum. Bu tür ilanlara yapılan başvurular da “benim için firma önemli değil” mesajını zımnen içermekte ve böylece özgeçmişin tüm firmalar için açık olduğu kabul edilmektedir. Bu noktada özgeçmişin birden fazla firmanın aday arayışı için kullanılabilmesinin normal olarak karşılanması gerekir.

Görüldüğü üzere işe alımda profesyonellik, sadece bu konudaki teknik bilgi ve tecrübe ile gerçekleşmiyor. Bu yazımda belirttiğim etik değerlerden insana saygı, tarafsızlık ve aday gizliliği de profesyonelliğin manevi boyutunu oluşturuyor. Kuşkusuz daha burada sözü edilebilecek daha bir çok etik değer mevcuttur. Ben bunlar arasından en önemli gördüklerimi belirttim.

Yazımı, mail gruplarında belirtilen türden bir anektodla bitirmek istiyorum : Bundan yaklaşık on yıl önce Türkiye’nin önde gelen grupların birinin Holding şirketindeki İK yöneticisi  pozisyonu için görüşmeye çağrılmıştım. Görüşmeye gitmeden önce hem holding , hem de bağlı şirketleri hakkında oldukça detaylı bir ön araştırma yapmış (kendim için oluşturduğum bilgi notu 40 sayfa civarındaydı) ve görüşme gününü beklemeye başlamıştım.

Görüşme günü geldiğinde heyecanla topladığım bilgilerle neden o pozisyon için uygun olduğumu yöneticilere aktarmayı umarken, işe alındığım taktirde bana bağlı olarak çalışacak bir İK uzmanı ile görüştürüldüm. Bu durumu, “Hadi olabilir, belki de birlikte çalışacağı kişilerin de fikrini almak istiyorlar” gibi profesyonel bir uygulamanın olabileceği şeklinde gayet safiyane bir düşünce ile karşıladıysam da, çok iyi geçen bir görüşmenin ardından “bir ay içinde olumlu-olumsuz mutlaka geri dönüleceği” teyidini izleyen bir buçuk ay sonraki telefon edişlerime cevap verilmeyişini, aslında “o grubun İK uygulamalarının profesyonellikle uzaktan yakından bir ilişkisi olmadığı” tarzında yorumlamam, geç olsa da güç olmadı 🙂 Ne de olsa burası Türkiye idi ve daha kat edilecek çok yol vardı!…

Dr.M.Cemil Özden – McOzden Danışmanlık