İŞ TANIMLARININ HAZIRLANMASI – 32

İş analiz görüşmelerinin, inceleme ve standartlaştırma çalışmalarının sonrasında sıra, elde edilen verilerin raporlanmasına gelir ki bunların başında  da iş tanımlarının hazırlanması gelir. İş tanımı formuna karar verildikten sonra iş tanımlarının hazırlanması, eldeki mevcut verilerin düzenli bir şekilde bu forma aktarılmasından ibarettir. Bu çerçevede proje yöneticisi tarafından verilecek kısa bir eğitimle ( ki burada açıklanmaktadır) bunu İK ekibi veya iş analiz ekibi yapabileceği gibi,  karma olarak da yapılabilir.

İş tanımlarının İK ekibi tarafından hazırlanması, yeknesak bir şekilde yazılmasını sağlar. Dolayısıyla bir veya birkaç kişi tarafından hazırlanan tüm iş tanımlarının proje yöneticisi tarafından biçim olarak gözden geçirilmesi, daha kısa sürede yapılabilir. Ancak iş tanımlarının hazırlanması biraz zaman alabilir.

Buna karşılık çok sayıda pozisyonun olduğu firmalarda iş tanımlarının hazırlanması sorumluluğu, iş analiz ekibi üyelerine de verilebilir. Pozisyonlar iş analiz ekibi üyelerine, kendi bölümlerindeki pozisyonlarda başlayarak dengeli olarak dağıtılır.

Bu noktada iş tanımlarının hazırlanmasında karma bir yöntem de izlenebilir: İş analiz ekibi üyelerinden kendi bölümlerindeki pozisyonların iş tanımlarını hazırlamaları istenirken, kalan pozisyonların iş tanımlarını hazırlama sorumluluğu İK ekibi üyelerine dağıtılabilir.

Son iki durumda iş tanımlarının hazırlanması daha kısa sürede yapılabilir, ama proje yöneticisinin tüm iş tanımlarını biçim olarak gözden geçirmesi ve gerekli düzeltmeleri yapması, daha uzun süre alabilir. Sonuç olarak iş tanımlarının kimler tarafından yapılacağına proje yöneticisi, pozisyon sayısını ve iş tanımı hazırlayacakların niteliklerini dikkate alarak karar verir.

İş tanımlarını hazırlamaya başlamadan önce İK Ekibi, standartlaştırma çalışmalarının sonuçlarını, iş tanımı yazmaya hazır hale getirmelidir. Bunun için standartlaştırma ekibinin üzerinde çalıştığı standartlastirma-2 dosyası, standartlastirma-sonuc dosyası olarak yeniden adlandırılır. Bu dosyadaki sekmelerde yer alan bilgi alanları, sonuc-1 adlı yeni bir sekmeye aktarılır. Tüm sekmelerdeki bilgi alanları bu sekme üzerine kopyalayıp yapıştırılır ve diğer sekmeler silinir.

Sonuc-1 sekmesinde ilk sütunda pozisyon no, sonra pozisyon adı vb. olacak şekilde, her bir bilgi alanı adı, sütun başlığı olacak şekilde yer alır. Bu sekme, sonuc-2 sekmesi olarak yeniden kopyalanır. Bu kez tüm satır ve sütunlar yer değiştirilerek (transpose edilerek) oluşan sonuç kaydedilir. İş tanımı yazacakların yararlanacakları sekme, bu sonuc-2 sekmesidir. Bu sekmede her bir sütunda bir pozisyon yer alacak şekilde bilgi alanları bu pozisyon altında sıralanmıştır. Bu biçim, iş tanımı biçiminin aynısıdır.

Proje yöneticisi de aşağıdaki biçimde bir tablo hazırlar. Bu tablodaki özellikle inceleyen(ler) ve onaylayan sütunlarına yazılacak isimler konusunda tereddüde düştüğünde ilgili bölümlerin en üst yöneticileri ile görüşerek bu isimleri netleştirir. Bu listeyi üst yönetim ekibine e-posta ile göndererek veya sunum yaparak üst yönetimin onayını alır. Ayrıca iş tanımlarının onaylanacağı son tarihi de belirterek, iş tanımlarına yazılması için üst yönetimin onayını alır.

Yukarıda belirtilen pozisyonlar bazında iş tanımını hazırlayacakların listesi, iş tanımı formu ve  standartlastirma-sonuc dosyası, iş tanımı hazırlayacak kişilere e-posta ile gönderilir. Ama ondan önce iş tanımlarının nasıl hazırlanacağı kısa bir eğitimle bu kişilere aktarılmalıdır. Bu eğitimde iş tanımı hazırlamak için verilen süre de belirtilir. Bunun için bir-iki hafta verilmesi yeterlidir. İş tanımı hazırlamak için şu aşamalardan geçilir:

1. İş tanımını hazırlayacak kişiler, bilgisayarlarında bir IS TANIMLARI klasöre açar.
2. Kendisine e posta ile gelen; pozisyonlar bazında iş tanımını hazırlayacakların listesini, iş tanımı formunu ve  standartlastirma-sonuc dosyasını bu klasöre kaydeder.
3. Bu klasörün içinde IKINCI INCELEYEN klasörü açar ve iş tanımlarını hazırlayacağı pozisyonların iş analiz formlarını, ortak klasördeki 7-IKINCI INCELEYEN klasöründen indirerek bu klasöre yükler.
4. Boş iş tanımı formunu hazırlayacağı bir pozisyon adını kullanıp yeniden adlandırarak, IT-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Hazırlayan Kişi Adı şeklinde bu klasöre kaydeder. Örnek: IT-B15-Muhasebe Elemani-Emre Bilir. (Bu iş tanımın Emre Bilir tarafından hazırlandığını gösterir.)
5. İş tanımı formundaki işin amacı, temel görev ve sorumluluklar dışındaki bilgi alanları, standartlastirma-sonuc dosyasının sonuc-2  sekmesinde ilgili pozisyonunun altındaki bilgi alanları kopyalanarak, iş tanımı formundaki aynı bilgi alanlarına aktarılır.
6. IKINCI INCELEYEN klasörü altında pozisyonun iş analiz formu açılarak,  işin amacı, temel görev ve sorumluluklar, iş tanımı formundaki aynı başlıklı bilgi alanlarına aktarılır ve temel olarak aşağıdaki işlemler yapılır:
   • Parantez içindeki ifadeler ve parantezler silinir.
   • Varsa tırnak işaretleri silinir.
   • Mavi ve kırmızı karakterler ile yazılmış ifadeler, siyah renge çevrilir.
   • Yazım hataları kontrol edilir, varsa düzeltilir.
   • Varsa görev ve sorumluluklardaki sıralama hataları, ikinci inceleyen ile görüşülerek düzeltilir.
7. Proje yöneticisinden gelen pozisyonlar bazında iş tanımı hazırlayacaklar listesinden, iş tanımı formundaki aşağıdaki bilgileri doldurur:
   • Hazırlayan adı soyadı
   • İnceleyen(ler) adı soyadı
   • Onaylayan adı soyadı
   • Onaylayan görevi
   • Onay tarihi (proje yöneticisinden gelen e-postada belirtilmiş olmalıdır.)
8. Hazırlanan iş tanımı, gereği için inceleyen(ler)e, onaylayana; bilgi için İK ekibine ve proje yöneticisine gönderir.

Söz konusu pozisyonla ilgi olarak iş tanımını hazırlayacak olanın işi burada bitmiştir. Bundan sonra iş tanımlarının son incelemesi ve düzeltilmesi, proje yöneticisi veya görevlendireceği İK ekibi üyesi tarafından yapılır.

İş tanımında yer alan onay tarihine kadar iş tanımlarını inceleyenler veya onaylayanlar, gözden geçirdikleri iş tanımı ile ilgili varsa düzeltme önerilerini, proje yöneticisine yapmalıdır. Genellikle bu aşamada çok fazla düzeltme önerisi gelmez. Bu açıdan onay tarihi, iş tanımı yazımı haftasından en fazla 2-3 hafta sonrası olmalıdır.

Bu süre içerisinde İK ekibi, pozisyon numaralarında kullanılmak üzere bölüm/ birim adlarına karşılık gelecek iki veya üç harfli kısaltmalar oluşturur.  Bu kısaltmalardan oluşan listeyi sonradan bir  sorun çıkmaması için ilgili birim / bölüm yöneticileri ile koordine etmekte ve nihai listeyi bilgi için üst yönetime göndermekte yarar vardır. Bir pozisyona numara verirken önce birim/bölüm kısaltmasını kullanıp, sonra 01’den başlayarak numara vermek yeterli olacaktır. 01 numaralı pozisyon o birim/bölüm yöneticisinin pozisyonu olacaktır. Örneğin İK01, İK bölümündeki en üst yöneticinin pozisyonunun kodudur.

Sonra organizasyondaki yerine göre sıra ile pozisyon numaraları verilir. İstenirse pozisyonlara hangi sırada numara verileceği  konusunda da ilgili birim/bölüm yöneticisi ile koordine edilebilir. Organizasyonda zaman içerisinde yeni pozisyon açılması veya kapanması durumunda, ya numaralamaya kaldığı yerden devam edilir, ya da pozisyonun organizasyon içerisindeki yerini de gözeterek, karşılık geldiği pozisyon numarasının sonuna “-1”, “-2” gibi eklemeler yapılabilir, İlk yöntemde pozisyon numaraları daha sade görünür, ikinci yöntemde ise pozisyonun organizasyon içindeki yeri, numarasından da anlaşılabilir.

İK ekibi gelen iş tanımlarını, varsa proje yöneticisine gelen değişiklik önerilerini de düzelterek, IT-pozisyon numarası-Pozisyon Adı şeklinde ortak klasördeki 8-IS ANALIZI SONUCLARI klasörü altında açacağı IS TANIMLARI klasörünün içine atar. Kuşkusuz bu klasöre atılacak dosya isimlerinde yer alan pozisyon numaraları, İK ekibi tarafından oluşturulan yeni pozisyon numaraları olacaktır.  Böylece onay tarihine kadar tüm pozisyonların iş tanımları bu klasörün altında toplanmış olur.

Bazı firmalar bu iş tanımlarından birer çıktı alarak ve formun altındaki ilgili kişilere (hazırlayan, inceleyen(ler), onaylayan) ıslak imza attırarak bir klasörde muhafaza etmektedir. Böylece iş tanımına katılma sürecindeki kişiler tarafından; hazırlama, inceleme ve onaylama rollerinin daha ciddiye alındığını ileri sürmektedir.