İŞ TANIMI FORMUNUN HAZIRLANMASI – 31
Look at graphic. Energetic three colleagues collaborating and examining graphic
İş analiz çalışmalarının sonuçlarının tüm çalışanlara sunulduğu doküman, iş tanımlarıdır. Bu sonuçların çalışanlara sunulma biçimi, iş tanımı formu ile olur. İş analiz görüşmeleri sürerken İK ekibi bir yandan iş tanımı formu taslağını hazırlayıp, yöneticilerin görüşüne sunmalıdır. Böylece varsa yöneticilerin de görüşü alınıp, iş tanımı formuna son şekli verildikten sonra onay için üst yönetime gönderilmelidir. Tüm bu işlemlerin yaklaşık bir ay sürdüğü düşünülürse, iş tanımı formu taslağının hazırlanmasına, standartlaştırma toplantı tarihinden en az bir ay öncesinden başlanmalıdır.
İş tanımı formundaki bilgi alanları, iş analizi formundaki bilgi alanlarına çok benzerdir. İş analiz formundaki bazı bilgi alanları daha sonra yapılacak çalışmalara yönelik olduğu için iş tanımı formunda yer almazlar. Buna karşılık iş analiz formunda yer almayan, ancak daha önce yapılmış olan bazı çalışmaların sonuçları, iş tanımı formuna alınabilir. Örneğin pozisyonlar bazında bir beceri envanteri çalışması yapılmışsa, sonuçları iş tanımı formuna aktarılabilir.
İş analiz formunda yer alan bazı bilgi alanlarının, iş tanımı formunda yer almama gerekçeleri daha önce belirtilmişti. Dolayısıyla aşağıdaki bilgi alanları, iş tanımı formunda yer almazlar.
- Ast sayısı (doğrudan/toplam)
- Gidilebilecek pozisyonlar
- Gelinebilecek pozisyonlar
- İş tehlikeleri
- Temel performans göstergeleri
Yukarıdaki bilgi alanları dışındaki bilgi alanları, iş analiz formundaki bölüm başlıkları altında iş tanımı formunda yer alırlar. Bu çerçevede iş tanımı formunun hazırlanmasında iki farklı dosta biçimi kullanılabilir: excel ve word dosya biçimi.
İş tanımı formunun excel dosya biçiminde hazırlanması, iş tanımını hazırlayacaklara işlem kolaylığı sağlar. Ancak görünüm olarak word dosya biçime göre daha geridedir. Word dosya biçiminde hazırlanan iş tanımı formu, organizasyon el kitabında daha iyi görünür. Ancak buradaki bilgi alanları iş analizi çalışmalarında tek tek alınıp kopyalanmak durumundadır. Bu durum yapılacak işlemleri uzatır, ayrıca ileride yapılacak değişikliklerde de tek tek uğraşmak gerekebilir.
Çalışmalarında işlem pratikliğine önem veren bir danışman olarak, iş tanımı formunun da, istenen görünüm özelliklerine de dikkat ederek, excel dosya biçiminde hazırlanması önerilir. Bu çerçevede hazırlanacak iş tanımı formu örneği aşağıda verilmiştir:
İŞ TANIMI FORMU ÖRNEĞİ
| FİRMA LOGO | (FİRMA ADI) İŞ TANIMI FORMU | |||
| 1- POZİSYON BİLGİLERİ : | ||||
| POZİSYON NO | ||||
| BİRİM | ||||
| BÖLÜM | ||||
| GÖREV ÜNVANI | ||||
| BAĞLI OLDUĞU POZİSYON | ||||
| KENDİSİNE BAĞLI POZİSYON(LAR) | ||||
| İÇ İLİŞKİLER (MÜŞTERİLER) | ||||
| DIŞ İLİŞKİLER (MÜŞTERİLER) | ||||
| 2A- İŞİN AMACI : | ||||
| 2B- İŞİN İÇERİĞİ : | ||||
| NO | TEMEL GÖREV VE SORUMLULUKLAR | |||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| 10 | ||||
| 11 | ||||
| 12 | ||||
| 13 | ||||
| 14 | ||||
| 15 | ||||
| 16 | ||||
| 17 | ||||
| 18 | ||||
| 19 | ||||
| 20 | Yukarıdaki görevler kapsamında amirinin vereceği diğer görevlerin yapılması | |||
| 3- ÇALIŞMA ORTAMI : | ||||
| ÇALIŞMA KOŞULLARI | ||||
| MAKİNA / DONANIM | ||||
| ALET / ARAÇ / GEREÇ | ||||
| ELEKTRONİK AYGIT / YAZILIM | ||||
| PROSEDÜR/TALİMATLAR | ||||
| ÖZEL FORM / BELGELER | ||||
| 4- İŞE ALINACAK PERSONEL NİTELİKLERİ : | ||||
| EĞİTİM DÜZEYİ | ||||
| İLGİLİ BÖLÜMLER | ||||
| ÖZEL MESLEKİ EĞT. | ||||
| SERTİFİKA / EHLİYET | ||||
| İŞ DENEYİMİ (ALAN) | ||||
| İŞ DENEYİMİ (ÜNVAN) | ||||
| İŞ BAŞI EĞT. SÜRESİ | ||||
| FİZİKSEL ÖZELLİKLER | ||||
| YABANCI DİL(LER) | ||||
| DÜZEY(LER)İ | ||||
| BİLGİSAYAR BİLGİSİ | ||||
| ÖZEL BİLGİ / TECRÜBE ALANLARI | ||||
| VARDİYALI ÇALIŞMA | ||||
| SEYAHAT EDEBİLME | ||||
| ENGELLİ ÇALIŞMA | ||||
| CİNSİYET | ||||
| YAŞ ARALIĞI | ||||
| ASKERLİK DURUMU | ||||
| 5- FORM BİLGİLERİ | ||||
| HAZIRLAYAN ADI SOYADI | ||||
| İNCELEYEN (LER) ADI SOYADI | ||||
| ONAYLAYAN ADI SOYADI | ||||
| ONAYLAYAN GÖREVİ | ||||
| ONAY TARİHİ | ||||
