İŞ ANALİZLERİ VE İLGİLİ KAVRAMLARLA İLİŞKİLERİ – 06

İş analizi, gözlem ve araştırma yoluyla belirli bir işin yapısına ilişkin gerekli bilgilerin belirlenmesi ve raporlanması işlemidir.  Diğer bir deyişle iş analizi bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. İş analizlerinden ortaya çıkan iki sonuç, iş tanımlarının ortaya çıkarılması ve o işin yürütülmesi için gereken bilgi, beceri, deneyim ve diğer niteliklerin (iş gerekleri) belirlenmesidir.

Dar anlamda iş analizi, işlerin  İK yönetimi açısından incelenmesidir. İş analizi ile işlerin ;

• Örgütsel yapı içerisindeki yeri (pozisyon bilgileri)
• içerdiği görev ve sorumluluklar (görev tanımı)
• çalışma koşulları (kullanılan araç/gereçler, ortam vb.)
• bu işi yapacak kişiler için gerekli nitelikler (iş gerekleri)

belirlenir.

Buna karşılık iş analizi geniş anlamıyla kullanıldığında bazı endüstri mühendisliği uygulamaları da bu kapsamda değerlendirilir. Özellikle zaman-hareket etüdleri, iş ölçümü (iş yükü analizleri), iş basitleştirme, metod geliştirme gibi uygulamalar da geniş anlamda iş analizleri ile ilişkilendirilir. Bu yazı dizisinde iş analizleri dar kapsamda, yani sadece temel İK süreçleri açısından ele alınacaktır.

Organizasyonun amaçlarına ulaşması için yapılması gereken çeşitli işler benzer iş grupları altında toplanarak görevler ve her bir görevi yerine getirecek personel sayısı ve görev yeri belirlenerek personel kadroları oluşturulur. Belirli görevleri içeren ve belirli nitelikteki çalışanlar tarafından yapılacak işler, bir pozisyonu oluşturur. Çeşitli pozisyonlardan oluşan personel kadrolarının doğru bir şekilde tespit edilebilmesi, iş yükü analizi ile mümkündür. Dolayısı ile herhangi bir kadro artırımı ihtiyacı, iş yükü analizine dayandırılmalı ve işlerin mevcut kadro ile neden yapılamayacağı açıkça ortaya konmalıdır.

İş yükü analizi yapabilmek için detaylı iş ve süreç analizlerinin yapılması gerekir. Bunun anlamı her bir işin iş akış şemalarının çıkarılarak, her bir işte yapılacak işlem ve işlem adımlarının belirlenmesinin gerektiğidir. Tüm bu işlem / işlem adımları için ölçme gerekliliği de ortaya çıkacaktır.

İş yükü analizleri yapılmadan önce zaman – hareket etüdleri ile işin yapılmasında en verimli yöntemlerin bulunması gerekir. Çünkü verimsiz yöntemlerle yapılan işlerin ölçümü sonucu bulunan iş yükleri de olması gerekenden daha yüksek çıkacaktır.

Diğer yandan iş standartları ile kalite standartları arasında da yakın bir ilişki vardır. Bir işin standart zamanı, yapılacak işin kalitesine de bağlıdır. İşin kalitesi yükseldikçe standart zamanı da artacaktır. Dolayısıyla işlerin standart zamanları, istenen kalite düzeyi baz alınarak belirlenmelidir.

İşlerin rutinliği ve çeşitliliğinin iş ölçümüne etkisi vardır. İş ölçümleri genellikle rutin işler için yapılır. Bir pozisyondaki işlerin çeşitliliği arttıkça, yapılacak iş ölçümlerinin sayısı da artacaktır. Burada önemli husus, zaman payı ve önem derecesine göre en ağırlıklı işler için iş ölçümlerinin yapılması gerektiğidir. İşlerin tekrar sayıları azaldıkça iş ölçümüne daha az gerek duyulmaktadır.

İş yükü analizlerinin yapılması özellikle iki açıdan önem taşımaktadır:

• Optimal işgücü gereksiniminin hesaplanması : Bir pozisyonda kaç kişinin çalıştırılması gerektiğinin belirlenmesi iş yükü analizlerinin de önemini ortaya koyar. O pozisyon için ne eksik, ne de fazla sayıda personel istihdam edilmesi, iş yükü analizleri ile önlenir.

• İş sonuçlarında verimlilik : Her pozisyon için gerektiği kadar personel çalıştırılması, oluşturulan pozisyonların iş yüklerinin olması gerekenden az olmasının önlenmesi iş sonuçlarında verimlilik sağlar.

Norm kadronun belirlenmesi için bir dizi analizlerin ve faaliyetlerin yapılması gerekir. Bunlar aşağıda ana hatları ile belirtilmiştir:

• İşletmede temel görev sorumluluk alanlarının (ve ana hatları ile iş süreçlerinin) belirlenmesi
• Her bir alandaki işlemlerin/ işlem adımlarının belirlenmesi
• İşlem / işlem adımlarının en uygun yönteminin belirlenmesi ve zaman ölçümü (yeterli örneklem ile)
• İşletme genelinde her bir işlem/işlem adımının belirli bir süre zarfında tekrarlanma sayılarının belirlenmesi
• İşletme genelinde toplam iş yükünün belirlenmesi
• Görev sorumluluk alanlarının pozisyonlar bazında belirlenmesi,
• Toplam iş yükünün pozisyonlara dağıtılarak her bir pozisyon için gerekli işgücü miktarının (norm kadroların) bulunması

Tüm bu faaliyetlerin yürütülmesi için, firmada yapılan işlemler ile ilgili kayıtların büyük önemi vardır. Çünkü bazı verilerin değerleri tahmin yöntemleri ile belirlenebilecektir. Bu yüzden firma içindeki yapılan işlemlere ilişkin istatistiklerin de büyük önemi vardır.

Uygulamada iş yükü analizleri ve norm kadro çalışmaları daha çok rutin işler için yapılmaktadır. Birçok klasik işverenin norm kadroya bakış açısı, tüm çalışanların boş zamanlarının olmadığı kadro şeklindedir.:)  Kuşkusuz bu bakış açısı bazı pozisyonlar için aşırı iş yüküne ve dengesiz dağılıma neden olabilmektedir. Çünkü bazı çalışanlar, gerçekte çok fazla iş yükü olmamasına rağmen çok fazla çalışıyormuş gibi görünebilmektedir.  Oysa iş yükü analizleri yapıldığında, hangi pozisyonun ne kadar iş yükü olduğu net bir şekilde görülmektedir. Çoğu işletmede iş yükü analizi, yeni bir pozisyon açılmasının veya mevcut bir pozisyon için ek kadro istenmesinin bir gerekçesi olarak yapılır.

Organizasyon şeması ve kitabı, organizasyonun iskeletini ortaya koyar. Bu statik yapının işlevsel olabilmesi için; görevlerin nasıl icra edileceğini, yetkilerin ne şekilde kullanılacağının ve sorumluluk usullerini gösteren prosedürler ile talimat ve bilgilerin kime, ne zaman, hangi yolla ve ne içerikte aktarılacağını gösteren bilgi akış sisteminin belirlenmiş olması gerekir. Bunlar da organizasyonun dinamik yönünü oluşturur.

Prosedürlerin belirlenmesi, işlerin standart bir şekilde ve kısa zamanda yapılmasını sağlaması yanında, yapılacak denetimi de kolaylaştırır. Böylece yetki ve sorumluluk çatışmaları da asgari ölçüye iner. Prosedürlerin temel kaynağı belirli bir alanı sistematik olarak düzenleyen yönetmelikler ile genelgelerdir. Ayrıca daha basit konularda duyuru ile de düzenleme yapılabilir.

Bilgi akış sistemi, dikey ve yatay formal  (resmi) iletişimi düzenler. Dikey iletişim iki yönlüdür: Yönetimden çalışanlara yönetmelik, genelge ve duyuru vb. araçlarla, çalışanlardan yönetime raporlar ve öngörülen diğer yöntemlerle gerçekleştirilir. Yatay iletişim ise, aynı düzeydeki görevler arasında koordinasyon ve bilgi verme suretiyle sağlanır. Etkin bir yönetim ve karar verme süreci için ayrıca informal (gayrıresmi) iletişim de dikkate alınmalıdır. Yönetimin esas işlevinin karar verme süreci olduğu ve sağlıklı kararların; doğru, yeterli ve zamanında gelen bilgiye dayandığı göz önünde tutulursa özellikle çalışanlardan yönetime bilgi akışını sağlayan rapor sisteminin çok iyi bir şekilde kurulması ve işletilmesi gereği ortaya çıkar.

Prosedürler ve bilgi akışı konusunda üzerinde durulması gereken noktalardan biri, iyi bir şekilde dizayn edilmeleri gerektiğidir. Bunun için de iyi bir araştırma yapılmalıdır. Diğeri açık, anlaşılır, kolay uygulanabilir ve esnek olmaları gerektiğidir. Özellikle karmaşık ve katı prosedürler, beklenen yararları ortadan kaldırdığı gibi, bürokrasi veya kırtasiyecilik diye bilinen olumsuz bir işleyişe yol açabilir. Bir başka nokta, bu konuda yapılan düzenlemelerin sürekli gözden geçirilerek ihtiyaca veya mevzuata uygun değişikliklerin yapılması gerektiğidir. Son olarak her türlü düzenlemenin uygulama durumunun izlenmesini sağlayacak bir denetim mekanizmasının kurulmasının gerekli olduğudur.

Süreçler ilk doğduklarında genellikle basittirler. Ancak her yeni sorun ve beklenmedik durumla birlikte birilerinin sürece, istisnalarla başa çıkabilmek için özel bir durum ya da kural eklemesi sonucu süreç, zamanla karmaşıklaşır. Kısa bir süre içinde süreç istisna ve özel durumlara boğulur. Böyle bir durumda mevcut prosedürleri basitleştirmek yerine, tümünü bir kenara bırakıp özel ve istisnai durumları yönetimin yetki alanına bırakan yeni prosedürler geliştirmek daha etkili olacaktır. Dolayısıyla prosedürleri sürekli gözden geçirerek gerekli değişiklikleri yapmak, özel durumları düzenleyerek prosedürleri karmaşıklaştırmak anlamında algılanmamalı, mevcut prosedürlerin basitlik ve esnekliğinin bozulmadan yeni durumlara adapte edilmesi olarak değerlendirilmelidir.

Bu bilgilerden sonra iş tanımları, süreç prosedürleri ve iş talimatları arasındaki ilişkileri de ortaya koymakta yarar vardır:

Şekil-3 : İş Tanımlarının Prosedür ve Talimatlarla İlişkileri

• İş tanımları : Belirli pozisyon (görev ünvanı) altında yapılacak işlerin, yani görev ve sorumlulukların neler olduğunun ana hatları ile belirtilmesidir. Burada bir pozisyon altında birden fazla sürece ait işler olabilir. İş tanımlarında yapılacak işler belirtilirken, ilgili süreçlere referans yapılabilir.
• Süreç prosedürleri : Belirli bir süreç altında yapılacak işlerin, hangi pozisyon tarafından üstlenildiğine bakılmaksızın, sürecin iş akış şemasına uygun olarak belirtilmesidir. Süreç prosedürlerinde de pozisyonların iş tanımlarına referans yapılabilir.
• İş talimatları : İş tanımlarındaki belirli bir görevin veya iş sürecinin bir bölümünün nasıl yapılacağının açıklanmasıdır. İş tanımlarında veya süreç prosedürlerinde iş talimatlarına referans verilebilir. İş talimatlarında da iş tanımlarına veya süreç prosedürlerine referans yapılabilir.

Görüldüğü üzere iş tanımları ve süreç prosedürleri “ne?” sorusuna cevap verirken, iş talimatları “nasıl?” sorusuna cevap vermektedir. İş tanımları yapılacak işleri “pozisyon” bazında, süreç prosedürleri ise “süreç” bazında gruplamaktadır. İş tanımları veya süreçlerde belirtilen işlerin nasıl yapılacağının detaylı olarak açıklandığı dokümanlar ise “iş talimatları”dır. İş talimatları, özellikle birden çok çalışan tarafından sürekli olarak yapılan ve belirli standartlarda gerçekleşen işlerin; işlem ve işlem adımları bazında detaylı olarak açıklanması amacıyla hazırlanır.