İŞ ANALİZİNDE YAPILAN TEMEL HATALAR – 08

İş analizi çalışmalarının bir proje olarak yapılması gerektiğini belirtmiştik. Projenin her aşamasında çeşitli hataların yapılması olasıdır. Projenin farklı aşamalarında yapılan hataların başlıcaları aşağıda belirtilmiştir :

1. Amaç ve kapsam belirsizliği

Bir iş analizi projesinin en başında, projenin amacı ve hedefleri çok net olarak belirlenmelidir.  Örneğin iş analizi çalışmaları ile sadece iş tanımları mı belirlenecektir? İş gerekleri de çıkarılacak mıdır? iş dizaynı mı yapılacak, yoksa norm kadrolar mı belirlenecektir? Amacın açık ve net olması sonraki aşamaları da etkileyeceğinden çok önemlidir.

Diğer yandan iş analizleri çalışmalarının kapsamı da net olarak belirlenmelidir. Bu çalışmalar tüm pozisyonları kapsayacak mı, yoksa sadece mavi yaka, beyaz yaka ve yönetim pozisyonları için mi yapılacak? Amacın net olarak belirlenmesi, kapsamında belirlenmesine yardımcı olur.

2. Yöneticilere / çalışanlara proje bilgilerinin / amacın aktarılamaması,

Projenin uygulama aşamasına geçmeden önce yöneticilere iş analizinin içeriği, amacı ve kapsamı, proje faaliyet planı ve kendilerinden beklenenler ile ilgili gerekli bilgiler verilmelidir. Yöneticilerle yapılan toplantılar birden fazla olabilir ve projede üstlendiği rollere uygun olarak detaylı bilgilendirme de yapılabilir.

Yöneticilerin çalışanlara bu bilgileri aktaracağı varsayılmakla birlikte; genel yazı, konferans tarzında etkinliklerle de çalışanlar yapılacak faaliyetler hakkında bilgilendirilmelidir.  Eğer işyerinde sendika varsa sendika temsilcilerinin de süreç hakkında bilgilendirilmesi, çalışanlara amacın aktarılmasında etkinliği artırır. Yöneticilerin ve çalışanların proje hakkında yeterince bilgi sahibi olmamaları sonucunda bu bilgi eksikliği, dedikodu mekanizması ile doldurulur. Bu da projenin istendiği gibi yürütülmesini engelleyebilir.

3. Proje faaliyet planında yapılabilecek yanlışlıklar

İş analiz projesinin ilk faaliyeti, proje faaliyet planının taslağının hazırlanmasıdır. Proje planı hem üst yönetim, yönetici ve çalışanların proje hakkında bilgilendirilmesinde, hem de projenin belirli bir zaman planı çerçevesinde sistematik olarak yürütülmesinde kullanılır. Faaliyet planı temel faaliyetlerin yürütülmesi çerçevesinde genel hatları ile hazırlandığı gibi, her bir faaliyetin detaylı planlaması şeklinde de genişletilebilir.

Proje faaliyet planının ilk aşamada temel faaliyetleri içerecek şekilde genel olarak yapılmasında yarar vardır. İlk aşamada çok detay hazırlanan faaliyet planı çok fazla emek harcanmasını gerektirir ve projeye yeni başlayanların kafasını karıştırır. Ana faaliyetlerin çok genel alınması durumunda da projeyi uygulayacaklara yol göstermeyebilir.

4. Yanlış yöntem /anket formu

İş analiz çalışmalarında projenin amacına ve ulaşılacak hedeflere uygun yöntemin seçilmesi gerekir. Yöntemin yanlış seçilmesi, istenen sonuçlara ulaşılamamasına yol açar. Benzer şekilde anket formlarının da projenin amaç ve hedeflerine uygun olarak oluşturulması gerekir. Örneğin anket formunun gerekli bilgi hanelerini içermemesi eksik bilgi toplanmasına, gereksiz bilgi hanelerini içermesi ise zaman kaybına neden olur. Anket formundaki tüm bilgi hanelerinin, ya o çalışmaların hemen sonucunda ortaya çıkacak iş tanımı ve gereklerinde kullanılması, ya da işe alım, ücret, performans, eğitim, kariyer vb. İK süreçleri için daha sonra yapılacak projelere girdi teşkil etmesi gerekir. Diğer yandan anket formundaki bilgi hanelerinin; hem çalışanlara, hem görüşmecilere, hem de yöneticilere, anket formunun doldurulmasında ve incelenmesinde yön gösterecek şekilde açıklanmasında yarar vardır.

5. Yetersiz hazırlık, analiz planı eksiklikleri

İş analizi projesi için gerekli ön hazırlıklar yapılmaz ise, uygulama aşamasında büyük sorunlar ortaya çıkabilir, zaman kayıpları yaşanabilir. Özellikle iş analiz planı iyi yapılmamışsa, yani hangi pozisyonlarda, hangi kişilerle görüşüleceği, formları kimlerin gözden geçireceği vb. net olarak belirlenmemişse, projenin ilerlemesi ve takibi çok zor olur. Planlama ile başta biraz zaman kaybediliyor gibi algılansa da, ilerleyen aşamalarda çok büyük zaman kayıplarının önüne geçilebilir.

6. Ortak klasörlerin açılmasında ve işletilmesinde karşılaşılan sorunlar

İş analiz projesinde elde edilen tüm bilgiler, ilgililerin erişebileceği ortak klasörlerde saklanır. Kuşkusuz bu klasörlerin açılması, bilgi işlem bölümünün desteğini gerektirir. Bilgi işlem bölümünün bu konuda yeterince destek vermemesi, bu klasörlerin açılmasında sorunlar ortaya çıkarabilir. Ortak klasörler doğru bir şekilde açılsa, her klasöre kimlerin erişebileceği, bunlar üzerinde ne tür işlemler yapabilecekleri doğru bir şekilde tanımlansa bile, bunlara aşina olmayan çalışanlar/yöneticiler tarafından istenildiği gibi kullanılamayabilir. Bu yüzden yanlış kullanımlara karşı önlemlerin alınması ve/veya bu klasörü kullanmakta zorluk çeken personele İK bölümünün birebir uygulamalı eğitim vermesi gerekebilir.

7. Proje ekiplerinin doğru oluşturulmaması

Projede yer alan kişilerin doğru seçilmesi, projenin de doğru yürütülmesinde en önemli faktörlerden biridir. Projede görev alacak kişilerin özellikleri önceden tanımlanmalı ve belirlenen kriterlere göre seçim yapılmalıdır. Yanlış kişilerin seçilmesi projenin ilerleyişinde aksamalara yol açabileceği istenen nitelikte sonuçlar alınmasını da engelleyebilir.

8. Analistlerin (görüşmecilerin) yetersiz eğitimi / bilgisi

İş analiz görüşmelerini yapacak iş analistleri yeterli eğitimi almamışlarsa veya bu konularda yetersiz bilgileri varsa, görüşmeleri başarıyla yürütmeleri ve istenen verileri istenen kalitede almaları zordur. Bu yüzden görüşmecilere iş analiz eğitimi verilmeli, bu eğitimde iş analizi görüşmesinin en az bir uygulaması yapılarak görüşmecilere yapacağı işler gösterilmelidir. Ayrıca görüşmecilerin ilk görüşmelerinde İK ekibi yanlarında olmalı, gördükleri eksiklikler ile ilgili notlar almalı ve alınan notları bir geribildirim toplantısı ile tüm görüşmecilere iletmelidir. Görüşmeci projede bilgiyi toplayacak kişi olduğundan onu bu konudaki yetersiz eğitini/ bilgisi de istenen sonuçların alınmamasına neden olabilir.

9. İş gerekleri / kişi nitelikleri ayrımının yapılamaması

İş analizleri yapılırken en çok yapılan hatalardan biri, iş gerekleri ile kişi nitelikleri ayrımının yapılamamasıdır. İş analiz görüşmesi yaparken işi yapan kişiler, çeşitli nedenlerle duydukları kaygılardan ötürü, yaptıkları işin gerekleri yerine kendi niteliklerini belirtme eğilimindedirler. Oysa iş analizinde iş yapan kişinin nitelikleri değil, işin gerektirdiği nitelikler sorgulanmaktadır. Görüşmecinin eğitiminde bu hususa dikkat çekilerek bu tür hatalara düşülmesi önlenmelidir.

10. Yetersiz destek, çatışma olasılıkları

İş analizi projesinde hem iş analizi görüşmesi yapılan çalışanların hem de yöneticilerin tam desteğini almak gerekir, aksi taktirde istenen sonuçlara ulaşılamaz. Yöneticilerin desteği alınmaz ise çalışanlarla planlanan zamanlarda görüşme yapmak zorlaşabilir, ayrıca iş analiz formlarının yöneticiler tarafından gözden geçirilmesi baştan savma yapılabilir, gecikmeler yaşanabilir. Diğer yandan çalışanlardan doğru bilgi almak güçleşebilir. Yöneticilere, çalışanlara ve varsa sendika temsilcisine iş analiz süreci ve amacı hakkında yeterli bilgi verilmemesi, onların yeterli desteği vermemesine neden olabileceği gibi, bazen iş analizi çalışmaları sırasında çatışmalara bile neden olabilir.

11. Analiz / değerlendirme hataları

İş analizi için gerekli veriler doğru şekilde toplanmış olsa bile bunları işe yarar sonuçlara, yani bilgiye dönüştürülmesi bu konuda analiz, değerlendirme ve yorumlama yetkinliği gerektirir. Veriler analiz edilirken yanlış analiz yöntemlerinin kullanılması ve çıkan analiz sonuçlarının yanlış değerlendirilmesi/ yorumlanması sonucunda da iş analizi projesinin hedefleri gerçekleşmeyebilir. Özellikle standartlaştırma çalışmalarının bu noktada titizlikle yürütülmesi gerekir. İlk bakışta zaman kaybı gibi görünen bu çalışmalar sonucunda başta firmanın işe alım politikası olmak üzere bir çok konuda standardizasyonu da sağlanmış olmaktadır.

12. Sonuçların kullanılmaması /yanlış kullanımı

İş analizi süreci zaman alıcı ve yorucudur. Firmanın önemli miktarda kaynak tahsisini (para, personel, zaman vb.) gerektiren bu çalışmalar sonucunda elde edilen sonuçların gereği gibi kullanılmaması açık bir kaynak israfıdır. Ne yazık ki uygulamada bu durumla sıkça karşılaşılmaktadır. Kuşkusuz yapılan iş analizlerinin İK süreçlerinde kullanılmaya elverişli olmaması da bu sonuca yol açmaktadır. Özellikle kalite belgesi almak için yapılan iş analiz çalışmaları genellikle bu kategoridendir.

Diğer yandan sonuçların yanlış kullanımı, özellikle de iş analiz sonuçlarına dayanılarak ortaya çıkan norm kadro ve iş gereklerine göre bazı personelin işten çıkarılması, bu yanlış uygulamaların başında yer almaktadır. Eğer bu tür bir uygulama yapılacak olursa, daha sonra kurulacak hiçbir İK sistemine yöneticilerin ve çalışanların güven duyması ve destek vermesi beklenmemelidir.