İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİ VE AŞAMALARI – 07

İş analizinin yapılmasında literatürde pek çok yöntemden söz edilmekte ise de uygulamada  başlıca üç yöntem vardır:

• Gözlem : Kamera gibi teknik donanımla işin sürekli izlenmesi veya bu konuda uzmanlaşmış bir ekibin işi gözleyerek işe ilişkin bilgi toplamasıdır. Genellikle iş ortamı, iş tehlikeleri, kullanılan araç-gereçlere ilişkin bilgiler gözlem yöntemiyle elde edilir. Zaman-hareket etüdleri, fiziksel işlerde iş ölçümleri de gözlem yöntemiyle yapılır. Gözlem yöntemini etkin olarak kullanıldığı alanlar, basit ve tekrarlı işlerdir.
• Anket : İşi yapanlara anket doldurtularak bilgi toplanmasıdır. İK süreçlerine yönelik iş analiz / iş değerleme formları veya anketleri bu yönteme örnektir. Sağlıklı bilgi toplanması için ayrıntılı formlara ve açıklamalara ihtiyaç duyulur. Nicel veriler için uygun olmakla birlikte, algılama farklılıkları nedeniyle nitel verilerde istenen sonuçlara ulaşılması zor olabilir.
• Mülakat : İşi yapanla görüşülerek bilgi toplanmasıdır. Mülakat yapacak kişinin iş analizi mülakatları konusunda eğitimli ve tecrübeli olması gerekir.

İşin sürekli izlenmesi ve işi yapanla görüşülmesi, daha sağlıklı bilgi toplama yöntemleri olsa da, daha fazla zaman ve masraf gerektirir. Buna karşılık anket yöntemi hızlı ve ucuz olmakla birlikte sonuçları daha sağlıksızdır. Bu yöntemler birleştirilerek karma bir yöntem de geliştirilebilir. Mülakat yöntemi, anket yöntemiyle birleştirilirse daha sağlıklı sonuçlar elde edilir. Nitekim bu yazı dizisinde önerilen çalışma biçimi; gözlem, anket ve mülakat tekniklerinin bir arada kullanılarak her birinin olumsuz yönlerini en aza indirgemektedir.

Kuşkusuz bu üç temel yöntem dışında iş analizinde kullanılan başka yöntemler de vardır. Ancak bunlara, belirli amaçlara yönelik olarak veya belirli durumlarda kullanıldığı için uygulamada daha az rastlanır. Bunlardan günlük kayıtlar, daha çok iş yükü analizlerinde kullanılır. Eğer analizi yapılacak iş yeni oluşan bir kadro ise ve o konuda henüz işe alım yapılmamışsa o konudaki uzman kişilerin bilgisine de başvurulabilir.

İş analizi çalışmalarını insan kaynakları bölümünün en önemli projesi olarak görmek ve bu çalışmaları da proje yönetimi yaklaşımı ile yürütmek gerekir. Bu projenin ana aşamaları ve bu çerçevede yapılacak faaliyetlerin ana hatları aşağıdaki gibidir. Aşağıda belirtilen faaliyetler yazı dizisi boyunca detaylı olarak irdelenecektir:

• Hazırlık Çalışmaları

Hazırlık çalışmaları, iş analizlerinin etkin ve verimli bir şekilde yapılması için yapılması gereken faaliyetlerden oluşur. Bu çerçevede yapılabilecek başlıca faaliyetler aşağıda belirtilmiştir :

1. Proje faaliyet planı taslağının hazırlanması : Projenin ana aşamalarının ve bu aşamalarda yapılacak faaliyetlerin zaman çizelgesi ile öneri olarak belirlenmesi gerekir. Nitekim bu faaliyet planı taslağı üst yönetime yapılacak sunumda yer alacak ve sunum sonrasında onaylanacaktır.
2. Üst yönetim ve yöneticiler sunumu: Üst yönetimime yapılacak sunumda iş analizi projesinin amaç ve kapsamı netleştirilir, buna göre faaliyet planı taslağında gerekli düzeltmeler yapılır. Aslında bir çalıştay gibi değerlendirilecek bu sunum farklı zamanlarda birkaç oturumda da gerçekleşebilir. Projenin amaç, kapsam ve faaliyet planı netleştirildikten sonra yöneticilere sunum yapılır.
3. İş analiz formunun ve açıklamalarının firmaya uyarlanması: Taslak iş analizi formu bu yazı dizisinde detaylı olarak açıklanacaktır. Bu form firmanın pek çok ihtiyacını karşılamakla birlikte, sektöre veya firmanın özel durumundan kaynaklanan nedenlerle formdaki bazı bilgi alanları istenmeyebilir veya yeni bilgi alanlarının eklenmesi istenebilir. Buna göre formun ve açıklamalarının firmaya uyarlanması gerekebilir.
4. Proje ekiplerinin seçilmesi: İş analiz çalışmalarına firmanın birçok çalışanı katılır. Bu çerçevede; İK, iş analiz, inceleyen, yönetici ve üst yönetim ekipleri kurulur. Her bir ekip proje içinde farklı görevler üstlenir ve onlara farklı eğitimler verilir, bilgilendirmeler yapılır. Proje içinde rolü olacak katılımcıların hazırlık aşamasında belirlenmesi, işleri kolaylaştırır.
5. İş analiz planının hazırlanması: İş analiz planı, hangi pozisyonlar için kaç kişi ile ve kimlerle görüşüleceğini, bu görüşmelerde hangi görüşmecilerin rol alacağını, doldurulan iş analiz formlarını hangi yöneticilerin inceleyeceğini gösteren bir plandır. Bu plan, bölüm yöneticilerinden veri derlenerek İK ekibince hazırlanır. Ardından her bir iş analiz ekibi üyesi (görüşmeci) tarafından iş analiz görüşme planı hazırlanır.
6. Ortak klasörlerin açılması ve işleyişi: İş analizi çalışmalarında yapılan tüm işlemlerin kaydedilebileceği ve ilgililer tarafında incelenebileceği bir ortamın bilgi sisteminde oluşturulması gerekir. Bu çerçevede görüşmecilerin ve iş analiz formlarını inceleyenlerin yaptıkları çalışmaları kaydedebileceği ve gerekli dokümanları indirebileceği ortak klasörlerin açılması ve işleyiş sistemlerinin belirlenmesi gerekir.
7. İş analiz ekibinin eğitilmesi: İş analiz ekibi, iş analiz formlarını belirlenen çalışanlar ile görüşerek dolduran çalışanlardan oluşur. Dolayısıyla bu çalışanların iş analizleri, form ve açıklamaları ile ortak klasörlerde yapacağı işlemler konusunda uygulamalı bir eğitim almaları gerekir. Bu eğitimin hazırlanması ve verilmesi İK ekibi tarafından yapılır.

• İş Analiz Görüşmeleri ve İnceleme Çalışmaları

Bu çalışmalar hazırlanan iş analiz planına göre iş analiz ekibindeki çalışanların (iş analistlerinin) işi yapanlarla belirlenen form üzerinden iş analiz görüşmelerini yapmalarıdır. Bu aşamada ayrıca yöneticilerin iş analiz formlarını incelemesi, birleştirmesi ve üzerlerinde gerekli gördükleri değişiklikleri yapmaları öngörülür. Bu çerçevede yapılabilecek başlıca faaliyetler aşağıda belirtilmiştir :

1. Görüşülecek kişilere duyuru yapılması: İş analizi ekibi, görüşecekleri çalışanlarla koordine kurarak hazırlayacakları görüşme planlarını İK ekibine gönderir. İK ekibi de, proje hakkında genel bilgilendirme dokümanları ile birlikte, iş analiz planını, iş analiz formu ve açıklamalarını göndererek kendilerinden beklenenleri açıklayan bir duyuru gönderir.
2. İş analiz görüşmelerinin yapılması ve yüklenmesi: Görüşmeciler tarafından hazırlanan görüşme planlarına ve kendilerinden beklenenlere göre iş analiz görüşmeleri yapılır ve doldurulan iş analiz formları ortak klasörlerde belirlenen yerlere sistematik olarak yüklenir.
3. İnceleyen kişilere duyuru yapılması: İş analizi formlarını inceleyenlere (1. ve 2. İnceleyenler) İK ekibi tarafından proje hakkında genel bilgilendirme dokümanları ile birlikte, iş analiz planını, iş analiz formu ve açıklamalarını göndererek kendilerinden beklenenleri açıklayan bir duyuru gönderir.
4. İş analiz formlarının incelenmesi ve yüklenmesi: İş analizi formlarını inceleyenler iş analiz planlarına ve kendilerinden beklenenlere göre incelemelerini ve gerek gördükleri değişiklikleri yaparlar. İncelenen ve düzeltilen iş analiz formları ortak klasörlerde belirlenen yerlere sistematik olarak yüklenir.

• Standartlaştırma Çalışmaları ve İş Tanımlarının Yazılması

Bu aşamada elde edilen veriler gözden geçirilir ve gerekli analizler yapılır. Bu çalışmalar sonucunda iş analizi formlarındaki bilgi hanelerinde gerekli standartlaştırmalar yapılır ve bu bilgilere göre de iş tanımları yazılır. Bu çerçevede yapılabilecek başlıca faaliyetler aşağıda belirtilmiştir :

1. Standartlaştırma toplantılarının yapılması: İş analiz formlarına yazılan bilgi hanelerinin standartlaştırılması amacıyla yöneticiler ile standartlaştırma toplantıları yapılır. Bu toplantılara İK ekibi moderatörlük yapar ve standartlaştırma çalışmalarını kaydeder.
2. İş tanımı formatının hazırlanması: İş tanımı formatı iş analiz formuna oldukça benzer: İş analiz formundaki bazı bilgi alanları iş tanımı formunda yer almaz, varsa kalite standartlarına ilişkin bazı bilgi alanları eklenir. Bu formun İK ekibi tarafından hazırlanması ve yöneticilerin görüşüne sunularak üst yönetim tarafından onaylanması gerekir.
3. İş tanımlarının hazırlanması: İş tanımlarının hazırlanması, İK ve iş analiz ekibince birlikte yürütülür. İş tanımlarının hazırlanmasında İK ve İş analizi ekibi üyelerinin nitelikleri, firmanın büyüklüğü ve pozisyon sayısı göz önünde bulundurularak iş dağılımı yapılır. Hazırlanan iş tanımları hazırlayan ve ilgili yöneticilerin imzalarına açılır.
4. Ortak görev ve sorumlulukların belirlenmesi :İş analiz formlarındaki en önemli bilgi alanlarından biri görev ve sorumluluklardır. Bu alana yazılacak bilgilerde belirli pozisyon grupları için ortak bilgiler varsa bunlar ortak görev ve sorumluluklar dokümanına yazılır, iş analiz formuna ise sadece o pozisyonla ilgili operasyonel sorumluluklar yazılır. Ortak görev ve sorumlulukların İK ekibi tarafından belirlenerek bir dokümanda toplanması, bu dokümanın yöneticilerin görüşüne sunularak üst yönetim tarafından onaylanması gerekir.

• Organizasyon Prosedürünün ve El Kitabının Hazırlanması

Bu aşamada yapılan analiz sonuçları ve elde edilen bilgiler sistematik bir şekilde dokümante edilir ve raporlanır. Bu aşamada yapılacak en önemli işler; organizasyon prosedürünün ve el kitabının hazırlanmasıdır. Bu çerçevede yapılabilecek başlıca faaliyetler aşağıda belirtilmiştir:

1. Organizasyon şemalarının hazırlanması: İş analizleri sonucunda, tüm pozisyonları içeren bölüm organizasyon şemaları ve genel organizasyon şeması hazırlanır. İsimli şemaların hazırlanması da bu aşamada yapılır. Tüm şemalar ilgili yöneticilerin görüşü alınarak üst yönetime onaylatılır.
2. Organizasyon prosedürünün hazırlanması: İş analizleri sonucunda ortaya çıkan personel organizasyonu statik değildir. Bu yapının zaman içerisinde ne zaman gözden geçirileceği ve gerekli değişikliklerin kim tarafından/ ne zaman/ nasıl yapılacağının belirlenmesi gerekir. Tüm bu hususları içeren doküman olan organizasyon prosedürü İK ekibi tarafından hazırlanır ve yöneticilerin görüşü alınarak üst yönetimin onayına sunulur.
3. Organizasyon el kitabının hazırlanması: Organizasyon el kitabı, iş analiz çalışmalarının raporlandığı genel bir dokümandır. Bu doküman artık günümüzde basılı olmaktan çok, bir bilgisayar klasörü içindeki dokümanlardan oluşur. Bu klasörde; önsöz, organizasyon prosedürü, genel ve bölüm organizasyon şemaları, ortak görev ve sorumluluklar, pozisyon listesi ve pozisyonlar bazında iş tanımı formları bulunur.