İŞ ANALİZ PLANININ HAZIRLANMASI– 18

İş analiz çalışmalarının sistematik bir şekilde yürütülebilmesi, iyi bir planlama yapılmasına bağlıdır. Yazı dizimizde işlediğimiz konulardan görüleceği üzere iş analiz çalışmaları belirli aşamalardan geçmektedir ve bu aşamaların en önemlilerinden biri de iş analiz planının hazırlanmasıdır.

İş analiz planı İK bölümü tarafından, pozisyonun bağlı olduğu yönetici ile görüşülerek hazırlanır. İlgili yöneticiden aşağıdaki tablodaki bilgiler, yapılan açıklamalar doğrultusunda alınır.

İŞ ANALİZ PLANI

POZ NO : Pozisyonlara İK Bölümü tarafından verilen geçici pozisyon kodudur. Mavi yakalı pozisyonlara MY, beyaz yakalı pozisyonlara BY ile başlayan ardından 001’den başlayarak iki veya üç haneli sayıdan oluşur. Anahtar kelime olarak o pozisyonun geçtiği bütün tablolarda görev adı ile birlikte kullanılır.

POZİSYONUN ADI (MEVCUT GÖR. ÜNVANI): Pozisyonun adı olup halihazırdaki kayıtlarda geçtiği şekliyle bilinen mevcut görev ünvanı İK Bölümü tarafından yazılır. Daha bu aşamada yönetici tarafından bu görev ünvanının çok uygun olmadığını, bu pozisyon için daha iyi bir görev ünvanı olduğunu belirtip bir öneride bulunuyorsa, o zaman “ÖNERİLEN GÖREV ÜNVANI” başlıklı bir sütun daha açıp öneriyi bu alana yazmakta yarar vardır. Standartlaştırma çalışmaları sırasında görev ünvanları da gözden geçirileceğinden, o aşamada bu öneriler dikkate alınabilir.

BİRİMİ / BÖLÜMÜ : Bu alana daha çok pozisyonun bölümü İK bölümü tarafından yazılır. Eğer bir bölüm sadece bir birimde buluyorsa, birimi de bölümün önüne yazılabilir. Bir başka alternatif, birim için ayrı bir sütun açmak ve birim isimlerini buraya yazmaktır. Eğer bir bölüm, tüm birimlerde bulunuyorsa birim adı olarak “tüm”, tüm birimlerde değil ama birden fazla birimde bulunuyorsa bu birimlerin adları yazılabilir.

ÇAL. SAY. : Bu  alana, o pozisyondaki tüm çalışanların sayısı İK bölümü tarafından yazılır. Tüm pozisyonların çalışan sayılarının toplamı, firmadaki toplam personel sayısını vermelidir. Eğer vermiyorsa, ya bazı pozisyonların çalışan sayıları yanlış yazılmıştır, ya da bazı pozisyonlar listeye eklenmemiştir. Dolayısıyla bu bilgi alanı aynı zamanda kontrol işlevi de görür.

GKS : Görüşülecek kişi sayısını (GKS) ifade eden bu alana, o pozisyonun iş analizi için kaç kişi ile görüşülecekse, o rakam İK bölümü tarafından yazılır. Bir kişinin çalıştığı pozisyonlara 1, iki kişinin çalıştığı pozisyonlara 2, ikiden fazla kişinin çalıştığı pozisyonlara yine 2 yazılır. Yöneticinin talebi üzerine, çok fazla kişinin çalıştığı pozisyonlara 3 kişi de yazılabilir. Özellikle farklı birimlerde çalışan pozisyonlarda birimlerden birer örnek alınmak suretiyle de bu rakam üçe çıkabilir. Ancak birim sayısı daha fazla olsa bile üçten fazla kişiyle görüşmek; alınacak bilginin doğruluğunu çok fazla artırmadığı gibi, hem görüşmenin planlanmasını, hem de inceleme aşamasında formların birleştirilmesini zorlaştırabilir. GKS birden fazla ise, çalışan sayısı ve GKS, sadece ilk görüşülecek kişinin hizasına yazılır, diğer kişilerde boş bırakılır.

GÖRÜŞÜLECEK KİŞİ ADI : Yöneticiden istenecek bilgi alanlarından biridir. Yönetici, görüşülen kişi sayısı kadar çalışan ismini İK bölümü ile yapılan görüşmede belirtmelidir. Görüşülecek kişinin halen o pozisyonda çalışma zorunluluğu yoktur. Yönetici, eğer halihazır çalışan firmada yeni ise, o işi daha önce yapmış ve mevcut çalışandan işi çok daha iyi bilen bir başka çalışanı da önerebilir. Sonuçta görüşülecek kişi ile o pozisyonda çalıştığı için değil, o  pozisyonu bildiği varsayımıyla görüşüyoruz. Görüşülen kişi firmada eski olmalı, bilgi ve deneyimiyle o pozisyona hakim olmalı ve bildiklerini görüşmeciye aktaracak ifade yeteneğine sahip olmalıdır. Yönetici bu kriterler çerçevesinde işi en fazla bileni ön sıraya yazarak görüşülecek kişileri belirler.

GÖRÜŞMECİ ADI : İş analizi görüşmelerini yapacak iş analiz ekibi üyelerinin İK tarafından bu alana yazılır. Görüşülecek kişilerin görüşmecilere dağıtılmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

• Görüşmecilere öncelikle varsa kendi bölümlerindeki pozisyonların ikinci görüşülenleri atanır.
• Birinci görüşülenler, diğer bölümlerden gelen görüşmecilere ayrılır.
• Bir görüşmeciye haftada en fazla 5 görüşme yapma esasına göre görüşülecek kişi atanır. Toplam görüşme haftası buna göre belirlenir.
• Tüm görüşmecilere, eşit sayıda görüşülen kişi sayısı atanmaya çalışılır. Bazen kendi bölümündeki pozisyon sayısı çok fazla olursa, diğer görüşmecilerden fazla görüşme yapabilir.

1. İNCELEYEN : Bu bilgi alanına yöneticiden alınan çalışan ismi yazılır. İş analiz formunu 1.İnceleyen, formları incelemenin yanı sıra özellikle birden fazla form olduğu durumlarda formları birleştirme işlevi olacağından önemli bir role sahiptir. Genellikle 1.inceleyen pozisyonun ilk yöneticisi olmakla birlikte, bu zorunlu değildir. İlk yöneticinin yeni veya bu işleri yapacak yetkinlikte olmaması durumunda, daha önce bu pozisyonun yöneticiliğini yapmış bir kişi veya 2. yönetici de 1. inceleyen olarak belirlenebilir.

2  İNCELEYEN : Bu bilgi alanına yazılacak çalışan ismi de yöneticiden alınır. 2. inceleyen, 1. inceleyen tarafından değiştirilen/düzeltilen/birleştirilen form üzerinde incelemelerini yapar. 2. inceleyenin de genellikle pozisyonun 2. yöneticisi olacağı varsayılır ama, öyle olmak zorunda değildir. Firmalardaki hiyerarşik kademeler ve pozisyon yapısı öyle farklı olabilmektedir ki, 2. inceleyenlerin de düzeyi değişmektedir. Bu yüzden şöyle pratik bir yol izlenmektedir: Bir iş analiz formunu incelemesi gereken en üst pozisyon 2. inceleyen, onun bir altı 1.inceleyen yapılabilir. Bu arada inceleyenlerin olması gerekenden daha yukarı pozisyonlara taşınmasının, olması gerekenden çok fazla pozisyon incelemesi gerektiği için inceleyenlerin iş yükünü çok fazla artıracağı gözden uzak tutulmamalıdır. Bu yüzden istisnalar dışında inceleyenlerin genel kurala uygun seçilmesinde yarar vardır.

HAFTA : Bu bilgi alanına, o pozisyon ile kaçıncı görüşme haftasında görüşüleceği İK bölümü tarafından yazılır. Aynı pozisyonda farklı görüşmeciler tarafından yapılacak görüşmelerin aynı hafta içerisinde gerçekleştirilmesi, böylece 1. inceleyenin de bir sonraki hafta incelemesini yapması hedeflenmektedir. Aksi taktirde 1.inceleyen, birleştirme yapmak için her iki veya üç görüşmenin de tamamlanmasını bekleyecektir. Bu yüzden iki veya üç kişi ile görüşme yapılacak pozisyonlar önceki, sadece bir kişi yapılacak görüşmeler ise daha sonraki haftalara planlanmalıdır.

İK bölümünün iş analiz planı için görüşeceği yöneticiler, özellikle aynı pozisyona sahip farklı birimleri olan firmalarda birden fazla olabilir. Eğer bu sayı üçten fazla ise, yine bu yöneticilerin fikri alınmakla birlikte seçilecek kişilere ortak üst yöneticileri karar verir. Böyle durumlarda, ortak üst yöneticiye gidip görüşülecek kişi isimlerini doğrudan ondan almak da mümkündür. Bu durumda ortak üst yöneticiye birimlerdeki çalışanları yeterince tanımıyorsa ilgili birimlerdeki yöneticilerin görüş ve önerilerini alabileceği belirtilebilir.

Benzer durum 1. ve 2. İnceleyenler için de söz konusu olabilir. Farklı birimlerden, birden fazla kişi, 1. veya 2. inceleyen seçilebilir. Böyle bir durumda bu kişilerin isimleri 1. veya 2. inceleyen sütununa birlikte yazılır. Bu kişilerin sayısının üçü geçmemesine dikkat edilmelidir. Özellikle farklı birimlerde olan inceleyenlerin incelemeyi ortak yapmaları gerekeceğinden, ya on-line görüşme ile bu işi birlikte yapacaklar, yada aralarında iş bölümü yapıp bir kişi ön incelemeyi yapıp diğerlerinin görüşüne sunacaktır. He iki durumda da inceleyen sayısı arttıkça iletişim sorunları da artacaktır.

İK bölümü iş analiz ekibindeki görüşmecilere kesinleşen iş analiz planını attıktan sonra görüşmeciler artık, kimlerle kaçıncı hafta görüşeceklerini bilmektedirler. İş analiz planından kendi görüşecekleri kişileri, haftalara göre sıraladıktan sonra, kendi iş yüklerini ve programlarını da dikkate alarak bir görüşme planı hazırlamalıdır. Görüşmeci, o hafta içinde yapacağı görüşmeleri her gün bir görüşme şeklinde planlayabileceği gibi, bazı günler iki, hatta üç görüşme planlayıp, bazı günlere hiç görüşme koymayabilir. Önemli olan o hafta içinde görüşülecek kişiler ile planlanan tüm görüşmelerin yine o hafta içinde tamamlanmasıdır.

Görüşmeciler, görüşecekleri kişiyi arayarak, görüşme haftasında kendi ve görüşülecek kişinin iş planlarına en uygun zamanı birlikte belirlemeye çalışırlar. Eğer görüşülecek kişi görüşme haftasında uygun değilse ve görüşülebilecek başka kişiler varsa, ilgili yöneticiden yeni isim isteyebilirler. Eğer o kişi ile mutlaka görüşülmesi gerekiyorsa (örneğin o pozisyonda sadece 1 ve ya 2 kişi varsa), bu durumda İK bölümü ve aynı pozisyonla görüşecek diğer görüşmeci ile iletişime geçip, görüşme haftasının değiştirilmesini sağlamalıdır.

Görüşmeci planlamasını kesinleştirmeden önce hazırladığı taslak görüşme planını, mutlaka görüşecekleri kişilerin yöneticileriyle paylaşmalı, planlamanın uygun olup olmadığını sormalıdır. Çünkü bazen yöneticilerin, görüşülecek kişiler ile o tarihte farklı bir iş planlaması olabilmektedir. Çoğu zaman yöneticiler, görüşmecinin planına itiraz etmese de, ortaya çıkabilecek bu tür durumların önlenmesi açısından yararlı bir uygulamadır. Genellikle aynı bölümde çok sayıda mavi yakalı personeli tek tek aramak yerine, doğrudan yöneticisi ile görüşerek görüşme planlamasını yapmak da söz konusu olabilmektedir.

Sonuç olarak görüşmeci aşağıdaki gibi bir görüşme planlamasını hazırlayarak, ilgili yöneticiler ile koordine ettikten sonra bu planı İK bölümüne göndermelidir.

GÖRÜŞMECİ ……………..’NİN GÖRÜŞME PLANI

Yukarıdaki tabloda, 1. inceleyenin her zaman ilk yönetici olamayabileceği düşüncesiyle 1. inceleyene değil, o pozisyonun ilk yöneticisi tabloya konulmuştur. Hafta sütununa, iş analiz planında o pozisyon için öngörülen hafta yazılır. Tarih, saat ve yer kısımlarına, görüşmenin yapılacağı tarih, saat ve yer bilgileri yazılır. Görüşme yeri genellikle görüşülecek kişini çalışma yeri ve yakınındaki bir ofis olurken, görüşmeci işi biliyorsa veya beyaz yakalı personel ise, görüşülecek kişi ile kendi ofisinde de görüşme yapabilir. Bu yüzden görüşme yerinin netleştirilmesinde yarar vardır.