İŞ ANALİZ GÖRÜŞMELERİNİN YAPILMASI VE YÜKLENMESİ-2 – 25

• İş analiz formunun doldurulması aşaması

İş analiz formunun doldurulması; görüşülen kişinin çalıştığı yerin ofisinde veya görüşmecinin ofisinde yapılabilir. Bu aşama o ana kadar toplanan bilgiler (taslak iş analiz formu, önceki iş tanımı ve işin yerinde görülmesi aşamasında alınan notlar) ile görüşme aşamasında elde edilen bilgilerin düzenli bir şekilde forma aktarılmasıdır.

Bu aşama, pozisyonun niteliğine ve yapılan ön hazırlıkların durumuna göre 30-60 dakika sürebilir. Kuşkusuz ilk yapılan görüşmelerde iş analiz formu açıklamaları ve görüşme kontrol listesi de sürekli göz önünde bulundurulacağı için biraz daha fazla zaman alabilir. Ancak görüşme sayısı arttıkça bunlara daha az bakılacağı için iş analizleri belirtilen sürelerde tamamlanabilir.

İş analiz formu bilgisayarda doldurulurken görüşülen kişi görüşmecinin yanına oturmalı ve yazılanları görmelidir. Bu durum bir yandan açıklık politikasına uygun olarak çalışana güven verir,  bir yandan da görüşmecinin yanlış algıladığı veya yazdığı durumlarda görüşülen kişinin müdahale ederek doğru bilgiyi yazmasını sağlar.

İş analiz formunu doldururken görüşmecinin ara sıra iş analiz formundaki açıklamalara veya görüşme kontrol listesindeki sorulara bakmasında bir sakınca yoktur. Zaten görüşme kontrol listesindeki bir çok soru, iş analizi formunun ilgili bölümlerinin form açıklamalarına uygun olarak doldurulup doldurulmadığı ile ilgilidir.  Örneğin formun ilk bölümü ile ilgili soru “Pozisyon bilgileri alınırken form açıklamalarına uygun şekilde alındı mı ?” şeklindedir.  Dolayısıyla formdaki tüm bilgiler, açıklamalarda belirtildiği şekilde alınmalıdır.

Formdaki “İşin amacı” bölümü,  temel görev ve sorumlulukları kapsayıcı, kısa bir şekilde  ve “-mek, mak” eki ile bitirilerek yazılması gerekir. İşin amacı, temel görev ve sorumluluklara yol gösteren bir misyon şeklindedir. Dolayısıyla bir cümlede o pozisyonun firmadaki varlık nedenini ortaya koymalıdır.

İş analiz formuna yazılacak temel görev ve sorumluluklar bölümüne nelerin yazılması gerektiği konusunda iş analiz formu açıklamalarında detaylı bilgiler verilmiştir. Dolayısıyla burada yazılanlara dikkat edilerek temel görev ve sorumluluklar yazılmalıdır. İş analiz formunun diğer bölümleri standartlaştırma çalışmalarında gözden geçirilirken, bu bölümde yazılanlar pozisyona özgü olduğu için sadece inceleyenlerin yapacağı ekleme/düzeltmelerle olduğu gibi alınmalıdır. Bu yüzden bu bölüm görüşme aşamasında ne kadar doğru / düzgün yazılırsa, sonucun da o yönde olması sağlanmış olur.

Görev ve sorumluluklar yazılırken iş başında gözlem sırasında alınan notlardan da yararlanılmalıdır. Bu noktada görüşülen kişinin, işin yerinde görülme aşamasında belirttiği, ancak form doldurulurken belirtilmeyen hususların hatırlatılarak forma aktarılması sağlanmalıdır. Keza bu notlardan yararlanılarak ek sorularla bu bölüme yazılacaklar genişletilebilir veya özetlenebilir.

Burada dikkat edilecek nokta, bu bölüme yazılacak temel görev ve sorumlulukların sadece o pozisyona veya benzer birkaç pozisyona ait olması gerektiğidir. Bir çok pozisyona ait görev ve sorumluluklar, ortak görev ve sorumluluklar dosyasına konulmalıdır. Görev ve sorumlulukların, edilmesi, yapılması şeklinde 3.tekil şahıs edilgen formatında yazılması, cümlelerin -mesi, -ması eki ile bitirilmesi, daha sonra bunlar iş tanımlarına aktarıldığında düzgün bir görünüme sahip olmasını sağlar.

Görev ve sorumluluklar yazılırken öncelikle hazırlanmışsa, taslak iş analiz formuna yazılan maddelerden yararlanılır. Bunlar görüşmecinin  daha önce yaptığı çalışmadaki formun görev ve sorumluluklar bölümünün hemen yanındadır. Burada yazılanlar olduğu gibi iş analiz formunun görev ve sorumluluklar bölümüne aktarılmaz, süreç mantığı dahilinde ve görüşmecinin düzgün ifadeleri ile forma aktarılır. Yan sütundaki taslak görev ve sorumluklarda, düzeltilerek forma aktarılan görevler  sarıya, ortak görev ve sorumluluk olarak değerlendirilenler ise maviye boyanır.

Yine eski iş tanımlarından yararlanılmışsa, iki yandaki sütunda bunlar yer alır. Eski iş tanımlarındaki görev ve sorumluluklar gözden geçirilip; pozisyona özgü görevler sarıya,  eski iş tanımından iş analiz formuna aktarılanlar yeşile, halen mevcut olmayan görevler kırmızıya, ortak görevler maviye boyanmalıdır. Görevleri renklere boyanan eski iş tanımları sütunu bir başka boş excel dokümanına kopyalanarak, “ET-Pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşmeci Adı” şeklinde Eski Is Tanimlari klasörüne kaydedilmelidir. Örnek: ET-B15-Muhasebe Elemani-Cemil Ozden. Bu doküman ayrıca  ortak görev ve sorumluklarının çıkarılması aşamasında yararlanılmak üzere İK bölümüne gönderilmelidir.

Görev ve sorumluluklar bölümünde, o pozisyonda yapılması gereken ama başka pozisyonlarca yürütülen görevler ile o pozisyonda yapılan ama başka pozisyonlarca yapılması gereken görevler sorgulanmalıdır. Eğer halihazırda başka bir pozisyon tarafından yürütülen görevin, bu pozisyonun sorumluluğunda olduğu düşünülüyorsa, görevin sonuna parantez içinde + işareti konmalı, yanına yine parantez içinde halen hangi pozisyonun sorumluluğunda olduğu yazılmalıdır.

Benzer şekilde halen bu pozisyon tarafından yürütülen, ancak başka bir pozisyonun sorumluluğunda olması gerektiği düşünülen bir görev varsa, görevin sonuna parantez içinde – işareti konmalı, yanına da parantez içinde  hangi pozisyonun sorumluluğunda olması gerektiği yazılmalıdır. Bu sorgulama, görev çatışması yaratabilecek alanların belirlenmesi amacıyla yapılır. Sonuçta her iki pozisyonun yöneticisi bir araya gelir bu görevin hangi pozisyonda olmasını gerektiğini belirler. Yöneticiler de bu konuda aynı fikirde olmazlarsa sonuçta ortak bir yönetici bu sorunu ortadan kaldırır.

Görev ve sorumlulukların tamamı yazılmış olsa bile bunların form üzerinde iş akış sürecine uygun hale getirilmesi gerekir. Burada yaklaşım şudur: Görevler önce yapılış sıklıklarında göre; her gün, haftada, ayda, üç ayda, altı ayda, yılda bir veya birkaç kez yapılan görevler olarak ayrılır. Daha sonra bunlar zaman veya yapılış önceliği sırasına göre kendi içerisinde sıralanır. Sıralamada hatalar olabilir, burada önemli olan tüm temel görev ve sorumlulukların iş analiz formunda belirtilmiş olmasıdır. Bu bölümün son maddesi, “yukarıdaki görevler kapsamında amirinin vereceği diğer görevlerin yapılması” şeklinde bir cümle ile bitirilmelidir.

Çalışma ortamı ve işe alınacak personel nitelikleri bilgileri alınırken form açıklamalarına uygun şekilde alınmalı ve forma bu şekilde yazılmalıdır. Çalışma ortamındaki bilgiler ile işe alınacak personel nitelikleri bölümünde net olmayan bilgi alanları  “vb.” ibaresi ile bitirilmelidir. Çünkü çalışma ortamındaki tüm bilgi alanlarına yazılabilecekler çalışanın görüşü olup, bunlar o bilgi alanı için en önemli görülenler olarak yazılmıştır ve bu bilgi alanına daha da yazılabilecekler olabilir. Benzer şekilde işe alınacak personel niteliklerinde okul, bölüm gibi bilgi alanlarına yazılanların  (sadece o bölüm mezunu gerekmiyorsa) sonuna “vb.”ibaresi konulmalıdır.

İşe alınacak personel nitelikleri bilgilerinin zorunlu/ tercih edilen sorgulaması yapılmalıdır. Eğer bir bilgi alanına yazılan bir bilgi, o pozisyon için mutlaka olması gerekli bir nitelik ise, bu niteliğin yanına “*”  işareti konulmalıdır. Değilse bu nitelik adayın tercih edilmesinde  dikkate alınacak bir niteliktir. İşe alınacak personel nitelikleri bölümündeki pek çok bilgi alanına, tercih edilebilir nitelikler yazılır ve niteliğin yanına herhangi bir işaret konmaz. Bu yaklaşım, aday havuzunu genişletmeye yöneliktir.

Görüşme sırasında görüşülen kişi alınmak istenen bilginin ne olduğunu anlamadığında, bunlar hakkında açıklama yapılmalı, gerekirse benzer pozisyonlar için bu bilgi alanına yazılabilecek konular hakkında örnek verilmelidir. Görüşülen kişi ile iyi bir diyaloğun kurulması, bu açıdan da önemlidir.

• Görüşmenin bitirilmesi aşaması

Görüşme bitirilmeden önce, görüşülenle birlikte gözden geçirilip, formun tam olarak doldurulduğundan emin olunmalıdır. Bu noktada formdaki bazı bilgi alanları boş bırakılmışsa ve bu alana bir şey yazmak gerekmiyorsa, bu bilgi alanının bilinçli olarak boş bırakıldığını göstermek üzere “—” işareti konulmalıdır. Aksi taktirde formu daha sonra inceleyenler bu bilgi alanının eksik olduğunu düşünebilirler.

İş analiz formundaki gerekli bilgiler alınıp form doldurulduktan sonra formun son bölümü olan “Görüşme Bilgileri” bölümü doldurulur. Bu bölümde; görüşülen kişinin adı soyadı, görüşmecinin adı soyadı, görüşme tarihi ve görüşme başlangıç-bitiş saatleri formdaki yerlerine yazılır. Özellikle görev ve sorumluluklar bölümü ile ilgili olarak, sonradan aklına gelen bir husus olursa arayıp belirtebileceği söylenir. Görüşme bittiğinde çalışana iş analiz çalışmalarına verdiği katkı için teşekkür edilir.

Tamamlanan iş analiz formu, görüşmecinin bilgisayarı üzerindeki “Görüşülen Formlar” üzerinde son haliyle kaydedilir. Daha sonra bu dosya ortak klasördeki “Görüşülen Formlar” klasörüne yüklenir. Böylece hem inceleyenler bu iş analiz formunu ortak klasörden indirebilirler, hem de İK bölümü görüşmelerin tamamlanma durumunu ortak klasördeki bu formlardan izleyebilir.