İŞ ANALİZ GÖRÜŞMELERİNİN YAPILMASI VE YÜKLENMESİ-1 – 24

Görüşmeciler tarafından iş analiz görüşmelerinin yapılması, iş analiz çalışmalarının  önemli bölümlerinden biridir. Çünkü iş analiz görüşmelerinin etkin yürütülmemesi, pozisyon hakkında istenen bilgilerin tam alınamaması veya yanlış alınması sonucunu doğurur. Bir araştırma projesinde veri toplama ne ise, iş analiz çalışmalarında da görüşme odur. İş analizi için gerekli veriler, görüşmeler sırasında elde edilir. Görüşmeler ne kadar etkin yürütülürse, iş analiz çalışmalarının sonuçları da o kadar etkin olur.

Bu yüzden iş analiz görüşmelerinin yapılmasında dikkat edilecek bir çok husus vardır. Bunlar iş analizi eğitimi sırasında aktarılsa da, önemli olan bunların uygulamaya yansımasıdır. İlk iş analizi görüşmelerin izlenmesi ve geri bildirimde bulunulması da bu yüzdendir.

İş analiz görüşmelerine başlamadan önce görüşmecinin yapması gereken bazı hazırlıklar vardır. Bunları sıralayacak olursak:

• Kendi bilgisayarında bir “IS ANALIZI” klasörü açar. Bu noktada bazı bilgisayarlarda Türkçe karakterler sorun yarattığı için, bilgisayara kaydedilen dosya isimlerinde Türkçe karakterler kullanılmamasında yarar olduğunu belirtelim. Yine klasörlerlerde dosya isimlerinin düzgün görünmesi için, aşağıda belirtilen dosya adı formatlarında büyük/küçük harflere dikkat edilmesinde yarar vardır. Bu klasörün altında açılacak klasörler ve içinde yer alacak dokümanlar aşağıda belirtilmiştir:
  1. Genel Bilgiler :İçinde eğitim dökümanları, iş analizi faaliyet planı, iş analiz formu ve açıklamaları, görüşme kontrol listesi, kendi görüşme planı gibi dökümanlar bulunur.
  2. Eski Is Tanimlari : İçinde görüşeceği pozisyonlar ile ilgili varsa daha önce yapılmış olan iş tanımları, ortak klasörlerde Eski iş Tanımları olarak “ET-pozisyon numarası-Pozisyon Adı” şeklinde  yer alır. Örnek: ET-B15-Muhasebe Elemani.  Bu iş tanımlarını ortak klasörden indirerek bilgisayarında açtığı “Eski Is Tanimlari” klasörüne kaydeder. Bu iş tanımları üzerinde boyama işlemleri yaptıktan sonra yeni bir dosyaya aktararak ve  kendi adı soyadını da ekleyerek aynı klasör içine kaydeder. Örnek: ET-B15-Muhasebe Elemani-Cemil Ozden
  3. Taslak Formlar : Bu klasöre doldurulmuşsa görüşülecek kişi tarafından hazırlanarak kendisine gönderilen Taslak iş Analiz formunu, “TA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülecek Kişi Adı” şeklinde Örnek: TA-B15-Muhasebe Elemani-Caner Soylu.
  4. Gorusulen Formlar : Bu klasörde iş analizi görüşmesi sonucunda doldurulan iş analiz formları yer alır. Görüşülerek doldurulan iş Analiz formlarını, “GA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülecek Kişi Adı-Görüşen Adı” şeklinde Örnek: GA-B15-Muhasebe Elemani-Caner Soylu-Cemil Ozden.
• Boş bir iş analiz iş analiz formunu alıp, “GA-pozisyon numarası-pozisyon adı-görüşülecek kişi adı-Görüşen Adı” şeklinde “Gorusulen Formlar” klasörüne kaydeder. Örnek: GA-B15-Muhasebe Elemani-Caner Soylu-Cemil Ozden.
• Kaydettiği iş analiz formunun” görev sorumluluklar” bölümünün yan sütununa varsa taslak iş analiz formundaki görev ve sorumluluklar kopyalanır. Onun yanına da varsa önceki iş tanımındaki görev ve sorumluluklar kopyalanır.
• Görüşmeye  gitmeden önce iş analiz formu açıklamaları ile görüşme kontrol listesinin birer çıktısı alınır. Bu çıktılar, tüm görüşmelerde kaynak doküman olarak kullanılır.

Bir iş analizi görüşmesinin başlıca dört aşamadan oluştuğu söylenebilir:

• Başlangıç aşaması

Görüşmeci, kendisine gelen iş analiz planındaki görüşme haftalarına bakarak,  görüşülecek kişi ve ve yöneticisi ile görüşür; görüşme gün, saat ve yerini belirleyerek görüşme planını hazırlar. Bu plana göre görüşülecek kişi ile bir araya gelir. Görüşmeye başlamadan önce görüşmecinin yanında iş analiz formu açıklamaları ve görüşme kontrol listesinin bir çıktısı ile bir not defteri ve kalem hazır olmalıdır.

Görüşmeci, görüşülecek kişi ile önceden tanışıyorsa, görüşmeye olumlu bir hava içerisinde başlanması daha kolay olur. Değilse öncelikle görüşmecinin kendini tanıtması, biraz havadan sudan konuşarak görüşmeye olumlu bir hava içerisinde başlaması gerekir.

Bu kısa girişten sonra iş analizleri hakkında çok kısa bilgi verilip, o kişi ile neden görüşüldüğü açıklanmalıdır. Bu noktada görüşmenin amacının, kişinin yaptığı iş hakkında detaylı bilgi almak olduğu belirtilmelidir. Alınan bu bilgiler doğrultusunda pek çok bilginin analiz edileceği, ancak temel görev ve sorumluluklar bölümü o işe özgü olduğu için diğer işlerle karşılaştırılamayacağı vurgulanmalıdır. Bu çerçevede özellikle bu bölümde çalışanın görüşlerinin çok önemli olduğu belirtilmelidir.

Yine görüşmenin başlangıç bölümünde, görüşmede amacın görüşülen kişi hakkında bilgi almak için değil, yaptıkları iş hakkında bilgi alınmak istendiği özellikle belirtilmelidir. Diğer bir deyişle kişi- iş ayrımı yapılmalıdır. Çünkü çalışanlar iş analizi görüşmelerinde, özellikle işe alınacak personel niteliklerini belirtirken, işin gerektirdiği niteliklerden çok kendi niteliklerini söylemek eğilimindedirler. Bunun bir nedeni amacın doğru aktarılamaması sonucunda eğer çalışan daha yüksek nitelik söylerse, kendisi bu niteliklere uymayacağı için işten atılma endişesi taşımasıdır. Bu noktada böyle bir şey olmayacağı belirtilerek çalışandan işe ait daha doğru bilgiler alınmaya çalışılmalıdır.

Eğer pozisyonda ikiden fazla kişi çalışıyorsa, pozisyondaki tüm çalışanlarla görüşülmeyeceği, o pozisyon hakkında bilgi alınabilecek en iyi kişi oldukları için yöneticileri tarafından seçildiği özellikle vurgulanmalıdır. Bu bilgi bir yandan çalışanı motive ederken, bir yandan da asıl amacın pozisyon hakkında bilgi almak olduğu düşüncesini perçinler.

Buraya kadar anlatılanlar, görüşmenin başlangıç bölümüdür ve 5-10 dakika süre alır. Başlangıç bölümünde yapılması gerekenlerin atlanması, bilgi alma aşamasının da etkinliğini azaltır. Bu bölümün çok uzaması ise, görüşmenin amacından uzaklaşılıp, işin sohbete döndüğünü gösterir.

• İşin yerinde görülme aşaması

Çalışanın yaptığı işin yerinde görülmesi, görüşmecinin niteliğine göre değişir. Eğer görüşmeci, görüşülecek kişi ile aynı bölümde olsa bile yapılan işi iyi bilmiyorsa, yapılan işi yerinde görmelidir. İşin yerinde görülmesi söz konusu olursa, kuşkusuz başlangıç aşaması da burada gerçekleşecektir. İşin yerinde görülme aşaması, başlangıç bölümü hariç yaklaşık 15-20 dakika sürer. Bu bölüme daha fazla süre ayrılması, çok fazla detaya girildiği anlamına gelir.

İşi yerinde görmenin bir kaç faydası vardır: Öncelikle görüşmeci, çalışanın ne iş yaptığını yerinde görerek, daha sonra çalışan görev ve sorumluluklarını anlatırken bunları kafasında daha iyi canlandırabilir ve gerekirse çalışana anlattıklarını biraz daha açması için sorular sorabilmesine olanak tanır. Diğer yandan çalışma koşullarını, iş tehlikelerini, kullandığı araç ve makinaları, prosedür ve formları yerinde gözlemlemesini sağlar.

Bu aşamada görev ve sorumluklarını mümkünse göstererek anlatmasını ister. Bu noktada “Sabah işe geldin, ne tür hazırlıklar yaparsın, işe ne yaparak başlarsın?” tarzında bir soru yönelterek gün içerisinde yaptıklarını anlatması istenir. Böylece görüşmeci, yapılan işin sürecini de kısmen görebilme imkanına sahip olur.

Her gün yapılan işlerin yanı sıra, daha seyrek aralıklarla (haftada bir, ayda bir, bir olay gerçekleştiğinde vb.) yaptığı işler de sorulur. Bu aşamada çalışana ek sorular sorulup anlattıklarını genişletmesi/ örnek vermesi/ göstermesi istenebilir. Görüşmeci bu sırada, daha sonra form doldururken yararlanmak üzere kısa notlar alır.

Çalışandan sadece görevleri değil, yerinde gözlendiği için çalışma koşulları ve iş tehlikeleri hakkında da bilgi vermesi istenir. Benzer şekilde iş sırasında kullanılan makine, donanım, alet, araç, gereç; işe özgü prosedür, talimat, form, belge vb. yerinde görülmeli, bu konuda gerekirse ek sorular sorulmalı ve kısa notlar alınmalıdır.

Eğer görüşmeci görüşülen kişi ile aynı bölümde çalışıyorsa ve o işi çok iyi biliyorsa, işin yerinde görülmesine gerek yoktur. Burada önemli olan, işin yerinde görülmesinin sağlayacağı yararları gözden kaçırmamaktır. Bu konuda tereddüt varsa işi yerinde görmekte yarar vardır. Yine pek çok beyaz yakalı pozisyonda ofis ortamında bilgisayar başında çalışılmaktadır. Bu gibi pozisyonlarda işin yerinde görülmesinin sağlayacağı pek fazla bir yarar yoktur. Hatta firma dışında yürütülen satış gibi bazı pozisyonlarda işi yerinde görme olanağı çok azdır.

Bu yüzden işi yerinde görme aşaması, daha çok emek gücü  veya makina ile çalışan mavi yakalı pozisyonlarda söz konusu olur. Bu noktada hangi pozisyonlar için işin yerinde görülmesi gerektiğine, yukarıda belirtilen bilgiler ışığında görüşmeci karar verir. Bu konuda tereddüt oluşursa proje yöneticisinden / İK ekibinden destek alınabilir.