İŞ ANALİZ GÖRÜŞMELERİNİN İZLENMESİ VE GERİBİLDİRİM VERİLMESİ– 23
Görüşmecilerin iş analiz görüşmelerini etkin bir şekilde yürütebilmeleri için iyi bir eğitim almaları gerekir, ancak bu yeterli değildir. İş analizi ekibinin ilk yapacakları görüşmelerin, eğitici / proje yöneticisi tarafından izlenmesi ve tüm iş analiz ekibine bu izlemeler sonucunda görüşmeler sırasında yapılan hatalar ile ilgili geri bildirim vermeleri önerilir.
Bu noktada iş analiz ekibinin ilk görüşmelerinin, ilk hafta içerisinde birden fazla kişi ile görüşülecek pozisyonlardan seçilmesi önerilir. Bu çerçevede İK ekibi, aynı pozisyonları içeren kişiler konusunda, pozisyonun yöneticisinden bilgi istemeli ve alınan isimlere göre bir planlama yapmalıdır. Planlama formatı aşağıdaki gibi olabilir:
| POZ NO | POZİSYONUN ADI | GÖRÜŞÜLECEK KİŞİ ADI | GÖRÜŞMECİ ADI | TARİH | SAAT | YER |
Bu planlamada farklı görüşmecilerin aynı pozisyondaki farklı çalışanlarla görüşmeleri, karşılaştırma yaparak değerlendirmelerini kolaylaştırır. Görüşmeci sayısı tek ise, ya üç görüşülecek kişinin olduğu bir pozisyon tabloya alınmalı, ya da bir görüşmeciye tek çalışanın olduğu bir pozisyon verilmelidir. Kuşkusuz görüşmeler eğitici/ proje yöneticisi tarafından izleneceği için tarihleri aynı bile olsa farklı saatlere planlanmalıdır. Sonuçta bu tablo, görüşme öncesinde görüşmeciler, görüşülen kişiler ve yöneticileri ile paylaşılmalıdır.
Görüşmeyi izleyen, proje yöneticisi veya iş analizi eğitimini veren faklı bir kişi ise, bu kişi olabilir. İş analiz ekibinden de uygun görülenler görüşmelere katılabilirler. Burada önemli olan, izleyici konumunda olanların görüşme sırasında görüşmeciye müdahale etmemeleri, eksik / yanlış gördüğü hususları not almalarıdır. Alınan bu notlar, tüm ilk görüşmeler bittikten sonra görüşmecilerle yapılan geri bildirim toplantısında paylaşılacaktır.
Kuşkusuz ilk görüşmelerde görüşülenlerden bazı bilgiler yanlış/eksik alınmış olabilir. Böyle bir durumda görüşmeciler gerekirse çalışanla tekrar görüşüp (telefonda da olabilir) yanlış bilgileri düzeltme, eksik bilgileri tamamlama yoluna gitmelidir.
İş analiz ekibinin görüşmeler sırasında dikkat edeceği hususları içeren bir kontrol listesi aşağıda yer almaktadır. Bu doküman hem izleyicinin değerlendirmesinde dikkate alacağı hususları içermekte, hem de görüşmecinin bundan sonra tek başına görüşme yaparken dikkat edeceği noktaları ortaya koymaktadır. Kuşkusuz izleyiciler bu kontrol formunu bazı ek sorularla geliştirebilirler. Görüşmenin nasıl yürütüleceği ve bu çerçevede dikkat edilecek noktalar, sonraki yazılarda detaylı olarak açıklanacaktır.
İŞ ANALİZİ GÖRÜŞMESİ KONTROL LİSTESİ |
||
| NO | KONTROL EDİLECEK KONULAR | Evet /Hayır |
| 1 | Görüşmeye olumlu bir hava içerisinde başlandı mı? | |
| 2 | İş analizleri hakkında bilgi verilip görüşmenin amacını açıklandı mı? | |
| 3 | Görüşmenin çalışana ait bilgileri almak için değil, işe (pozisyona) ait bilgileri almak için yapıldığı belirtildi mi ? ( Kişi – iş ayrımı yapıldı mı?) | |
| 4 | (Pozisyonda 2 den fazla çalışan varsa) O pozisyon hakkında bilgi alınabilecek en iyi kişi oldukları için yöneticileri tarafından seçildiği belirtildi mi? | |
| 5 | Yapılan işin süreci görülüp, görev ve sorumlulukların görüşülen kişi tarafından iş başında anlatılması istendi mi? | |
| 6 | Yapılan işin yerinde incelenmesi sırasında çalışana ek sorular sorulup anlattıklarını genişletmesi/ örnek vermesi/ göstermesi istendi mi? | |
| 7 | Çalışma koşulları ve iş tehlikeleri yerinde görülüp bunlar hakkında bilgi vermesi istendi mi ? | |
| 8 | İş sırasında kullanılan makine, donanım, alet, araç, gereç; işe özgü prosedür, talimat, form, belge vb. yerinde görüldü mü? | |
| 9 | Yapılan işin yerinde incelenmesi sırasında, formun doldurulması aşamasında yararlanılmak üzere gerekli notlar alındı mı? | |
| 10 | Pozisyon bilgileri alınırken form açıklamalarına uygun şekilde alındı mı ? | |
| 11 | İşin amacı temel görev ve sorumlulukları, kapsayıcı / kısa bir şekilde ve “-mek, mak” eki ile bitirilerek yazıldı mı? | |
| 12 | Forma yazılan temel görev sorumluluklar, sadece o pozisyona mı ait? | |
| 13 | Görev ve sorumluluklar yazılırken iş başında gözlem sırasında alınan notlardan yararlanıldı mı? | |
| 14 | Varsa daha önceki iş tanımlarından yararlanıldı mı? Eski iş tanımları gözden geçirilip; pozisyona özgü görevler sarıya, eski iş tanımın görev ve sorumluluklarından, iş analiz formuna aktarılanlar yeşile, halen mevcut olmayan görevler kırmızıya, ortak görevler maviye boyandı mı? | |
| 15 | Görevleri renklere boyanan eski iş tanımları sütunu bir başka boş excel dokümanına kopyalanarak ve dosya adının sonuna görüşmecinin adı eklenerek kaydedildi mi? | |
| 16 | O pozisyonda yapılması gereken ama başka pozisyonlarca yürütülen görevler / o pozisyonda yapılan ama başka pozisyonlarca yapılması gereken görevler sorgulandı mı? Varsa bunlar +/- işaretleri ve ilgili pozisyonlar ile belirtildi mi? | |
| 17 | Görev ve sorumluluklar, yapılış sıklıklarına göre gruplanıp, bunlar da kendi içinde iş akış sürecine uygun hale getirildi mi? | |
| 18 | Temel görev ve sorumluluklar “mesi/ması” eki ile bitirildi mi? | |
| 19 | Çalışma ortamı ve işe alınacak personel nitelikleri bilgileri alınırken form açıklamalarına uygun şekilde alındı mı ? | |
| 20 | Çalışma ortamındaki bilgiler “vb.” ile bitirildi mi.? | |
| 21 | İşe alınacak personel nitelikleri bilgilerinin zorunlu/ tercih edilen sorgulaması yapıldı mı? Zorunlulara * işareti konuldu mu? | |
| 22 | Görüşülen kişi alınmak istenen bilginin ne olduğunu anlamadığında, bunlar hakkında açıklama yapıldı mı? | |
| 23 | Görüşülen kişinin adı soyadı, görüşmecinin adı soyadı, görüşme tarihi ve görüşme başlangıç-bitiş saatleri formdaki yerlerine yazıldı mı? | |
| 24 | Görüşme bittiğinde çalışana iş analiz çalışmalarına verdiği katkı için teşekkür edildi mi? | |
Bu kontrol formu, görüşme öncesinde iş analiz ekibi ile paylaşılmalıdır. Böylece bir yandan görüşmeciye görüşme sırasında yol gösterirken, bir yandan da izleyiciler bu kontrol formu üzerinde not alabilirler. Kontrol formunda tüm soruların cevap “evet” olmalıdır. Eğer bazı sorulara “hayır” işaretlenmişse, hatanın ne olduğu da yanına not alınmalıdır. Evet yerine “+”, hayır yerine “-” işareti de konulabilir.
İzleyici, görüme sonunda tespit ettiği eksik/ yanlış hususları görüşmeci ile paylaşmalıdır. Ayrıca bu kontrol listesindeki soruları baz alarak, tüm görüşmecilerin “+” veya “-” aldığı hususları, görüşmecilere birer numara vererek tüm iş analiz ekibi ile yapılacak bir geri bildirim toplantısında paylaşmalıdır. Bu noktada görüşmecilerin isim değil de numara ile yer almaları, onları rencide etmemek içindir. Sonuçta tüm görüşmeciler kendi yaptığı yanlışları bilmektedir. Burada amaç, görüşmecinin kendisinin değil de başkalarının ne tür hatalar yaptığını görmesi, böylece olası hataların önüne geçilmesidir.
Geri bildirim toplantısında sadece “+” veya “-”ler yer almamalı, “-” olarak görülen konularda ne tür hatalar yapıldığı ve o konunun doğrusu da aktarılmalıdır. Böylece iş analizi ekibi nezdinde geri bildirim amacına ulaşmış ve öğrenme tam olarak gerçekleşmiş olur. İş analiz görüşmesi kontrol listesi doküman olarak aşağıdaki linktedir.
Görüşme Kontrol Listesi Örneği
