İŞ ANALİZ FORMUNUN GENEL YAPISI – 11

Literatürde ve uygulamada iş analizine yönelik birçok anket formu bulunmaktadır. Anket formuna pek çok spesifik bilgi alanı eklenebilir. Önemli olan organizasyonun bünyesine uygun düşen ve uygulamada kullanılabilecek / sonuç çıkarılabilecek bilgi alanlarının ankette yer almasıdır. Dolayısıyle bir organizasyon için uygun olan anket formu, diğer bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamayabilir. Bu nedenle iş analizine yönelik anket formu, organizasyonun yapısına ve anketten beklenen sonuçlara uygun olacak şekilde özel olarak düzenlenmelidir.

Aşağıda, pek çok İK sürecine temel teşkil edebilecek, basit ama etkin bir iş analiz formu örneği yer almaktadır. Kuşkusuz bu form, firmanın iş analizlerinden beklediği sonuçlara, sektörüne ve mevcut yapısına göre yeniden düzenlenebilir. Bunun anlamı bu formun, firmanın ihtiyaçlarına göre, özellikle de bilgi ihtiyaç analizi sonuçlarına dayanılarak yeniden düzenlenmesi gerektiğidir. Böylece bu formdan bazı bilgi haneleri çıkarılırken, firmanın ihtiyaçlarına göre yeni bilgi alanları eklenebilir.

Genel olarak İK süreçlerine yönelik bir iş analiz formunda dört ana bölüm yer alır. Ayrıca iş analiz projesinin sağlıklı bir şekilde ilerlemesinin takip edilmesi için son bir bölüm daha bulunur. Bu çerçevede iş analiz formunun ana bölümleri ve bu bölümlerin ne amaçla formda yer aldığı aşağıda belirtilmiştir:

• Pozisyon bilgileri: Bu bölümde pozisyonun birimi, bölümü, görev ünvanı, üst ve ast pozisyonları, pozisyonun iç ve dış ilişkileri gibi genel bilgilerin verilmesi amaçlanmıştır. Birim ve bölüm organizasyon şemaları buradaki bilgi alanlarından elde edilir.
• İşin amacı ve içeriği: Bu bölümde işin amacı ve bu amaca bağlı olarak pozisyonun temel görev ve sorumluluklarının belirlenmesi amaçlanmıştır. İş analiz formunun diğer bölümleri standartlaştırılsa bile bu bölümdeki bilgiler pozisyona özgü olmalıdır.
• Çalışma ortamı: Bu bölümde çalışma koşulları, iş tehlikeleri; kullanılan makine, donanım, alet, araç, gereç, elektronik aygıt; işle ilgili prosedür, talimat, form ve belgeler, işin temel performans göstergeleri gibi pozisyonun çalışma ortamına ilişkin bilgilerin verilmesi amaçlanmıştır.
• İşe alınacak personel nitelikleri: Bu bölümde, o pozisyona yeni işe başlayacak personel için gerekli veya tercih edilen niteliklerin belirlenmesi amaçlanmıştır. Bu bölümdeki bilgiler daha çok işe alım ve kariyer yönetimi süreçlerinde kullanılmakla birlikte bazı bilgi alanları diğer İK süreçlerinde de kullanılabilmektedir.

Yukarıda belirtilen bölümlerin her biri, ayrı bir dizi yazısı olarak detaylı bir şekilde açıklanacaktır. Pozisyonla ilgili bilgi toplamaya yönelik bu bölümlerin dışında bir de Görüşme Bilgileri başlıklı 5.bölüm de vardır. Bu bölümün amacı, kim kimle ne zaman görüştü, bu formu kimle ne zaman inceledi gibi iş analiz sürecinin takibine ve ileride hatırlanmasına yönelik bilgilerin kayıt altına alınmasıdır. Bu bölümdeki bilgi hanelerinin açıklaması aşağıda verilmiştir:

GÖRÜŞÜLEN KİŞİ ADI SOYADI : Bu kısma o pozisyon ile bilgi alınan kişinin sadece adı soyadı yazılır.

GÖRÜŞMECİ ADI SOYADI : Bu kısma görüşmecinin (iş analistinin) adı soyadı yazılır.

GÖRÜŞME TARİH / SAAT : Bu kısma görüşmecinin (iş analistinin) görüşülen kişi ile görüşme tarih / saati yazılır.

1. İNCELEYEN ADI SOYADI : Bu kısma formu ilk inceleyen ve formları birleştiren 1. inceleyenin birleştirilen form üzerine adı soyadı yazılır. 1. inceleyen görüşlerini mavi karakterle ile belirtir.

1. İNCELEYEN TARİH / SAAT : Bu kısma formu ilk inceleyen ve formları birleştiren 1. inceleyenin birleştirilen form üzerine inceleme tarih / saati yazılır.

2. İNCELEYEN ADI SOYADI : Bu kısma formu ikinci inceleyen yöneticinin birleştirilen form üzerine adı soyadı yazılır. 2. İnceleyen görüşlerini kırmızı karakterle ile belirtir.

2. İNCELEYEN TARİH / SAAT : Bu kısma formu ikinci inceleyenin birleştirilen form üzerine inceleme tarih / saati yazılır.

İş analiz formları tasarlanırken, formda yer alan her bir bilgi alanının bir kullanım amacı ve yeri olmalıdır. Eğer toplanan bir bilgi, yapılacak çalışmalar sonunda kullanılmayacaksa, o bilgi boşu boşuna toplanmış demektir. Bu da emek ve zaman kaybından başka bir şey değildir. Diğer yandan yapılacak çalışmalar sonunda ihtiyaç duyulacak bir bilgi, anket formunda bilgi alanı olarak yer almamışsa, bu da formun eksik tasarlandığı anlamına gelir.

Bazen ileride bir çalışma yapılacak olmasına rağmen, ilk anda işleri çok karmaşık hale getirmemek adına o çalışma ile ilgili bilgi alanlarına formda yer verilmeyebilir. Örneğin, yetkinliklerle ilgili çalışmalar oldukça kapsamlıdır, bu yüzden henüz daha başlangıçta yapılan iş analizi çalışmalarından ayrı tutulur. Birlikte yapılsa iş analiz çalışmaları da sekteye uğrayabilir. Dolayısıyla bilinçli olarak forma konmayan bilgi alanlarını, formun eksik olduğu anlamında yorumlamamak gerekir.

Aşağıda iş analiz formunun genel yapısı (bölümleri ve bilgi alanları) ile her bilgi alanın daha çok hangi İK süreçlerinde kullanıldığı belirtilmiştir. Bu noktada formda yazılan İK süreçlerini çok fazlalaştırarak okuyucuların kafalarını karıştırmamak adına bazı hususlara dikkat edilmiştir. Örneğin:

• İş analiz formundaki pek çok bilgi alanı, İK politikasının belirlenmesinde de kullanılır ama forma İK politikası yazılmamıştır. Örneğin işe alınacak personel niteliklerinin standardize edilmesi, aslında işe alım politikasının önemli bir unsurudur. Benzer şekilde bölüm, birim, görev ünvanı, üst ve astların standardize edilmesi, personel organizasyon politikasının belirlenmesidir.
• Ücret yönetimi sürecinde belirlenen pozisyon ücretleri, çalışanların kıdemlerine göre netleştirilerek özlük işlerindeki bordro yönetiminde kullanılır. Dolayısıyla ücret yönetiminde kullanılan bilgi alanları özlük işlerinde de kullanılır, ama forma özlük işleri eklenmemiştir.
• İş analiz formundaki tüm bilgi alanları İK bilgi sistemindeki yerlerine aktarılır. İş analizi çalışmaları sırasında da ortak klasörlere aktarılır. Ama formun hiçbir bilgi alanına İK bilgi sistemi yazılmamıştır. Yazılacak olsa tüm bilgi alanlarına yazmak gerekir.

Dolayısıyla daha uzak kullanım alanlarında ziyade, o bilgi alanının en yakın ilişkili olduğu İK süreçlerinin yazıldığı örnek iş analiz formu aşağıda verilmiştir:

3-Is Analiz formu-Aciklamali