İŞ ANALIZ FORMUNUN FIRMAYA UYARLANMASI– 16

Bu yazı dizisinde örneği verilen ve açıklamaları yapılan iş analiz formu, onlarca firmaya uygulanarak geliştirilmiştir. Bununla birlikte iş analiz formu ve açıklamaları burada belirtildiği şekliyle doğrudan uygulanmaya konmamalı, firmanın ihtiyaçları ve özelliklerine göre firmaya uyarlanmalıdır.

İş analiz formu ve açıklamalarının firmadan firmaya farklılık göstermesinin başlıca sebepleri aşağıda belirtilmiştir:

1. İş analizi çalışmasının amaçları: Bu amaçlar firmadan firmaya değişebilir. Bu yazı dizisinde İK süreçlerinin en temel amaçları dikkate alınmıştır. “Personel Organizasyonu” başlıklı yazıda belirtildiği gibi çalışmanın amaçları arttıkça iş analiz formunda yer alması gereken bölümler ve bilgi alanları da artacaktır. Örneğin iş analiz formunda belirtilen bilgisayar, yabancı dil gibi genel teknik yetkinliklerin dışında, bir yetkinlik çalışması çerçevesinde ele alınabilecek bilgi alanlarının da iş analiz formuna eklenmesi halinde form daha da karmaşıklaşacaktır. Önerimiz, özellikle iş analiz çalışmalarını sistematik olarak ilk kez yapan firmalarda bu amaçların burada belirtildiği şekliyle dikkate alınmasıdır. Bu amaçları artırmak formun ve analiz çalışmasının karmaşıklaşmasına ve işin yapılmasının zorlaşmasına neden olabilir.
2. Firmanın bulunduğu sektör: İş analiz formunun amacı ve genel yapısı aynı olmakla birlikte firmanın bulunduğu sektöre göre bazı bilgi alanlarının detaylandırılması gerekebilir. Örneğin bilişim sektöründeki bir firma için işe alınacak personel nitelikleri bölümündeki bilgisayar bilgisi bilgi alanını, firmanın çalıştığı alan ile ilgili daha detaylı bilgi alanlarına bölme ihtiyacı ortaya çıkabilir. Bir başka örnek, kimyasal bir tesiste kritik pozisyonda çalışacak kişilerin sigara içmemesi isteniyorsa, sigara içme gibi bir bilgi alanı eklenebilir. Ya da firmanın bulunduğu sektöre göre iş analiz formundaki bazı bilgi alanına ihtiyaç duyulmayabilir. Örneğin firmada vardiyalı çalışma yoksa, bu bilgi alanı forma konmayabilir.
3. Firmaya özgü koşullar ve politikalar: Bu çerçevede firmanın büyüklüğü, yerli/ yabancı oluşu, kurumsallaşma derecesi, firma politikaları, üst yönetiminin beklenti ve talepleri  gibi pek çok faktör, iş analiz formunun farklılaşmasına neden olabilir. Bunlardan özellikle firma politikaları ile üst yönetimin beklenti ve talepleri, formda yer alması öngörülen bilgi alanlarının farklılaşmasına neden olabilir. Örneğin iş analiz formunun son bölümünde yer alan “engelli çalışma” bilgi alanı, daha önce yapılan çalışmalarda formda yoktu. Bir firmada yapılan iş analizi çalışmaları sırasında, iş analiz formu firmaya uyarlanırken üst yönetim hangi pozisyonlarda ne tür engellilerin çalışabileceğini önceden görmek istediklerini ve çalışmalar sırasında bu konunun da incelenmesini talep etti. Bu bilgi alanını iş analiz formuna ekledik ve bu bilgi alanının diğer firmalar için de gerekli olabileceğini öngörerek standart iş analizi formatımız içerisinde tuttuk.

İş analiz formunun firmaya uyarlanmasının bir nedeni de, bu tür çalışmaların oldukça zaman alması ve bu yüzden de baştan tüm sürecin dikkatli bir şekilde planlanması gerekliliğidir. Tüm iş analizi görüşmeleri bittikten sonra tepe yönetiminden veya yöneticilerinden birinin çıkıp da “ keşke şu konuda da bilgi toplasaydık” ya da “keşke şu konuyu da inceleseydik” dememesi için, daha uygulamaya geçmeden önce tepe yönetiminin ve yöneticilerin varsa iş analiz formu ve açıklamaları hakkındaki görüşlerini ve önerilerini almakta yarar vardır.

İş analiz formunun uygulamaya geçmeden önce üst yönetime ve yöneticilere gönderilmesinin görüş ve öneri alma dışındaki bir yararı da, iş analiz formunun ve açıklamalarının, üst yönetim ve yöneticiler tarafından detaylı incelenerek anlaşılabilirliğinin de sınanmasıdır. Bu çerçevede bazı yöneticiler tarafından formun  genel yapısına bir itiraz gelmese bile, bilgi alanlarının açıklamalarının yetersiz olduğu, çok iyi anlaşılamadığı tarzında eleştiriler gelebilir. Bu kişiler ile görüşülerek açıklamaların ne yönde yapılırsa daha iyi anlaşılabileceği konusundaki önerileri dikkate alınarak, açıklamalar firmaya daha iyi uyarlanabilir.

İş analiz formu ve açıklamalarının üst yönetim ve yöneticilere çalışmalar başlamadan önce gönderilmesinin bir yararı da, onların bu konuda detaylı bir şekilde bilgilendirilmesine olanak tanıyarak,  sonraki çalışmaların daha düzenli yürütülmesini sağlamasıdır. Bu konuda yöneticiler tarafından talep gelirse ve buna zaman ayırabilirlerse, İK bölümü standart iş analiz formunu ve açıklamalarını yöneticilere aktarmak üzere ayrı bir toplantı bile düzenleyebilir. Bununla birlikte genellikle yoğun iş ortamında üst yönetim ve yöneticilere iş analiz formu ve açıklamaları gönderilerek, onların kendi incelemelerine bırakılmakla yetinilmektedir.

İş analiz formu ve açıklamaları yöneticilerin görüş ve önerilerine sunulurken, aşağıdaki gibi e-posta gönderilebilir:

Kime : Yöneticiler

Bilgi : Üst Yönetim

Konu : İş Analiz Formu ve Açıklamaları hakkında görüş talebi

Değerli Yöneticimiz,

Firmamızda iş analiz çalışmalarına, …………. tarihinden itibaren başladık. Bu çalışmalar sırasında kullanacağımız standart iş analiz formu ve açıklamaları ekte gönderilmiştir. Sizlerden gelecek görüş ve önerileri dikkate alarak iş analiz formunu ve açıklamalarını, firmamıza uyarlamak düşüncesindeyiz. Bu çerçevede sizlerden beklentimiz ekteki iş analiz formu ve açıklamalarını inceleyerek;

1. İş analiz formuna eklemek istediğiniz bir bölüm varsa bölüm adını ve bu bölüm içerisindeki bilgi alanlarını gerekçeleriyle birlikte belirtmenizi,
2. Mevcut bölümler içerisinde eklemek / çıkarmak istediğiniz bilgi alanı varsa, bu bilgi alanının adını ve ekleme / çıkarma gerekçeleriyle birlikte belirtmenizi,
3. İş analiz formu açıklamalarında anlaşılmayan hususlar var ise, bu bilgi alan(lar)ının daha iyi açıklanmasına ilişkin önerilerinizi belirtmenizi,
4. İş analiz formu ile ilgili varsa diğer görüş ve önerilerinizi belirtmenizi

talep ediyoruz. Görüş ve önerilerinizi ……… tarihine kadar bildirebilirsiniz. Bu tarihe kadar dönüş yapmamanızın,  bu konuda görüş ve önerinizin olmadığı şeklinde dikkate alınacağını bilgilerinize sunarız.

Çalışmalarımıza gösterdiğiniz ilgi için şimdiden teşekkür eder, iyi çalışmalar dileriz.

İK Yöneticisi

Ekler:

• İş analizi formu
• İş analiz formu açıklamaları

Yöneticilere bu e-postada görüş için genellikle bir hafta süre verilmesi yeterlidir. Daha esnek bir çalışmada bu süre iki haftaya kadar uzayabilir, ama daha fazla süre vermenin bir yararı olmaz. Görüşler İK bölümü tarafından toplandıktan sonra konular itibariyle bir tablo halinde sıraya sokulmalıdır. Bu konu hakkında İK bölümü kendi görüşünü de belirttikten sonra hazırlanan tablo, üst yönetime sunulmalıdır. Üst yönetime sunulacak tablo formatının örneği aşağıda belirtilmiştir:

Yapılan bu sunum sırasında üst yönetim, görüş ve öneri sahibi kişi ve İK bölümü dışında tamamen farklı bir şekilde de karar verebilir. İK bölümü, eğer uygulanabilecek durumda ise bu kararı uygulamalı, değilse neden uygulanamayacağını gerekçeleriyle birlikte üst yönetime bildirmelidir. Nihahi karar üst yönetimindir.

Yine üst yönetim, yöneticiler tarafında önerilmese bile, form ve açıklamalarda yapılması istediği değişiklikleri bu toplantıda gündeme getirebilir. Bu durumda bu tür önerilerin sahibi olarak üst yönetim olarak tabloya eklenir. Toplantı bittikten sonra tabloda yapılan tüm değişikliklerin görülebilmesi için bu tablo bilgi için üst yönetim ekibi üyelerine e-posta ile gönderilmelidir. İK bölümü, üst yönetimin tabloda belirtilen konular hakkındaki vereceği karara göre iş analiz formu ve açıklamalarına son şekli vermelidir.

Burada yapılan açıklamalar, iş analiz formu ve açıklamalarının firmaya uyarlanmasının oldukça zorlu bir süreç olduğu izlenimini vermektedir. Ancak uygulamada, yöneticilerden bu konuda fazla bir görüş ve öneri gelmemekte, üst yönetim de en fazla bir kaç konu dışında (o da genellikle gerektiği için) standart iş analizi formu ve açıklamalarına pek fazla müdahale etmemektedir. Bununla birlikte bu yazıda belirttiğimiz bir çok yararını göz önünde bulundurarak, firma yöneticilerine ve üst yönetimine iş analiz formu ve açıklamalarını e-posta ile göndererek görüş ve öneri istenmesini ve gelen sonuçların bir tabloda toplanarak üst yönetim ile son hale getirilmesini öneriyoruz.