İŞ ANALİZ FORMLARININ İNCELENMESİ VE YÜKLENMESİ – 27

Pozisyonların iş analiz formlarının tamamlanmasında inceleme çalışmaları önemli bir yere sahiptir. İşi en iyi bilenler çalışanlar olsa da, o pozisyondan nelerin beklendiğini en iyi yöneticiler ortaya koyar. Bu yüzden bir pozisyonun iş analizinin yapılmasında iki (veya üç) çalışan, iki de yönetici görüşü alınmasına ihtiyaç duyulmuştur.

Pozisyonu inceleyecek olanlar, genellikle pozisyonun yöneticileri olup, kendilerine gelen duyuruyu aldıktan sonra dikkatli bir şekilde okumalı, kendilerinden beklenenlerin neler olduğunu anlamaya çalışmalıdır. Bu noktada açık görmedikleri veya tereddüt ettikleri konuları proje yöneticisi / İK ekibine sorabilirler.

İş analiz görüşmelerine başlamadan önce inceleyenlerin yapması gereken bazı hazırlıklar vardır.  İnceleyen öncelikle kendi bilgisayarında bir “IS ANALIZI” klasörü açar. Bu klasörün altında açılacak klasörler ve içinde yer alacak dokümanlar aşağıda belirtilmiştir:

1. Genel Bilgiler : İçinde eğitim dokümanları, iş analizi faaliyet planı, iş analiz formu ve açıklamaları, inceleyen notları gibi dokümanlar bulunur.
2. Gorusulen Formlar : Bu klasörde iş analizi görüşmesi sonucunda doldurulan iş analiz formları yer alır. Görüşülerek doldurulan iş Analiz formları, “GA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülen Kişi Adı-Görüşen Adı” şeklinde Örnek: GA-B15-Muhasebe Elemani-Caner Soylu-Cemil Ozden.
3. Birinci Inceleyen : İş analiz formlarını birinci inceleyenlerin birleştirmesi / düzeltmesi sonucunda kaydedildiği klasördür. Bu formlar “BA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülen Kişi Adı-1Y” şeklindedir. Örnek: BA-B15-Muhasebe Elemani-Ahmet Can-1Y
4. Ikinci Inceleyen : İş analiz formlarını ikinci inceleyenlerin düzeltmesi sonucunda kaydedildiği klasördür. Bu formlar “IA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülen Kişi Adı-1Y-2Y” şeklindedir. Örnek: BA-B15-Muhasebe Elemani-Ahmet Can-1Y-2Y

Kuşkusuz birinci inceleyenlerin, “Ikinci Inceleyen” klasörü açmalarına gerek yoktur. İkinci inceleyenler de “Gorusulen Formlar” klasörünü açmayabilirler.

İş analiz formlarının inceleme çalışmalarının mantığı şudur : Eğer bir pozisyona ait birden fazla iş analiz formu varsa birinci inceleyenler hem bu formları birleştirmek, hem de birleştirilen form üzerinde öngördükleri değişiklikleri yapmak durumundadırlar. İkinci inceleyenler ise sadece birleştirilen form üzerinde öngördükleri değişiklikleri yapabilirler. Bu noktada birinci ve ikinci inceleyenler, form üzerinde olduğu için gerekirse taslak iş analiz formu ve eski iş tanımlarındaki görev ve sorumluluklardan da yararlanabilirler.

İş analiz görüşmelerinin yapılması ile doldurulan formların incelenmesi eşanlı olarak yürütüldüğü için duyuruyu alan birinci inceleyen, ortak klasörlerdeki “5-GORUSULEN FORMLAR” klasörünü açarak kendi inceleyeceği iş analiz formlarının klasöre yüklenip yüklenmediğini kontrol etmelidir. Yüklenmişse bu formları kendi bilgisayarındaki “2-Gorusulen formlar” klasörüne indirmelidir. Bu kontrolü pazartesi sabahı olmak üzere en az haftada bir kez yapmalıdır. Görüşen kişi kendisi ile ilgili formu yüklediğini bildirdiğinde de aynı kontrolü ve kendi bilgisayarına indirme işlemini yapmalıdır.

Birinci inceleyen, bir pozisyonla ilgili olarak iş analiz planında belirtilen tüm görüşmelerin yapıldığından emin olmalıdır. Görüşmecilerden birinin yaptığı görüşmeyi ortak klasöre yüklememesi durumunda İK ekibi bu görüşmeciyi uyaracak olsa da, aynı uyarıyı birinci inceleyen de yapabilir.

Birinci inceleyen, bir pozisyonla ilgili tüm iş analiz formlarını kendi bilgisayarındaki “2-Gorusulen formlar” klasörüne indirdikten sonra bunları gözden geçirmeli ve pozisyonu en açıkladığını düşündüğü iş analiz formunu belirlemelidir. Bu durum, diğer form yada formların hiç dikkate alınmayacağı anlamına gelmez, sadece seçilen form üzerinde daha az değişiklik yapılacağı anlamına gelir. Kuşkusuz bir pozisyonda sadece bir kişi çalışıyorsa ve tek bir form varsa, böyle bir seçim işlemine gerek kalmayacaktır.

Birinci inceleyen üzerinde çalışacağı formu, kendi bilgisayarındaki “3-Birinci Inceleyen” klasörüne “BA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülen Kişi Adı-1Y” şeklinde kaydeder. Örnek: BA-B15-Muhasebe Elemani-Ahmet Can-1Y. Daha sonra bu form üzerinde temel olarak üç tür işlem yapar:

• Form üzerindeki bir ibareyi silmek istiyorsa bu ibareyi parantez içine alır.
• Form üzerine yeni bir ibare eklemek istiyorsa bunu mavi karakterler ile yapar.
• Forma diğer formlardan (düzeltme yaparak da olsa) bir ibare aktaracak ise, bunu mavi karakterler ile yapar ve aktardığı ibareyi tırnak (“) işaretleri içerisine alır.

Birinci inceleyenin değişme/düzeltme işlem türleri bu kadardır. Bu işlemleri yaptıktan sonra kaydettiği dosyayı, ortak klasördeki “6-BIRINCI INCELEYEN” klasörüne yükler

Kuşkusuz yukarıda belirtilen yöntemlerin kendi içerisinde bir mantığı vardır. Örneğin silinecek ibarelerin parantez içine alınması, bilgini yok olmadan ikinci inceleyene sunulması içindir.  Kuşkusuz üzeri de çizilebilirdi, ama bu okumayı zorlaştırırdı. İkinci inceleyen parantezi kaldırıp, ibareyi tekrar geçerli hale getirebilir.

Mavi karakterle ekleme yapılması, nelerin  eklendiğinin kolayca görülebilmesi içindir. Dolayısıyla birinci inceleyen bir ibareyi değiştirmek istiyorsa, form üzerindeki bu ibareyi parantez içine alıp, yanına mavi karakterle kendi öngördüğü ibareyi yazmalıdır.

Forma diğer iş analiz formlarından aktarılan ibarelerin tırnak içerisine alınması ise, diğer  iş analiz formlarından ne kadar yararlanıldığını görmek içindir. Bu görülmek istenmiyorsa bu kural iptal edilebilir. Nitekim varsa eski iş tanımlarından veya taslak iş analiz formlarından aktarılan ibarelerin mavi karakterler ile kopyalanması, gerekiyorsa düzeltme yapılması yeterlidir. Bu ibareleri tırnak içerisine almaya gerek yoktur. Burada önemli olan eklemenin birinci inceleyen tarafından yapıldığının mavi karakterler ile gösterilmesidir.

İkinci inceleyenlerin yapmaları gerekenler,  birinci inleyenlerin yaptıklarına oldukça benzerdir. Onlar da her pazartesi, ortak klasörlerdeki “6-BIRINCI INCELEYEN” klasörünü açarak kendi inceleyeceği iş analiz formlarının klasöre yüklenip yüklenmediğini kontrol etmelidir.  Birinci inceleyen ile  arasındaki farklar aşağıda belirtilmiştir;

• İkinci inceleyenlerin form birleştirme yükü yoktur, çalışmalarını birinci inceleyenlerin çalıştıkları form üzerinden yaparlar. İkinci inceleyen üzerinde çalışacağı formu, kendi bilgisayarındaki “4-Ikinci Inceleyen” klasörüne “IA-pozisyon numarası-Pozisyon Adı-Görüşülen Kişi Adı-1Y-2Y” şeklinde kaydeder. Örnek: IA-B15-Muhasebe Elemani-Ahmet Can-1Y-2Y.
• İkinci inceleyenler, daha üst pozisyonda oldukları için genelde birinci inceleyenlerden daha fazla pozisyonu incelemekle sorumlu olurlar.
• Birinci inceleyenler eklemeleri mavi karakterle yaparken, ikinci inceleyenler kırmızı karakterler ile yaparlar. Böylece iş analiz formunu iş tanımına çevirecek olanların hangi eklemeleri dikkate alacaklarını görmeleri sağlanmış olur.
• Bu işlemleri yaptıktan sonra kaydettiği dosyayı, ortak klasördeki “7-IKINCI INCELEYEN” klasörüne yükler.

İkinci inceleyenler, birinci inceleyenin yapmış olduğu eklemeleri yine parantez içerisine alarak silebilirler. İş tanımını yazacak olanlar, işin amacı ile görev sorumlulukları yazarken, “7-IKINCI INCELEYEN” klasöründeki iş analiz formunu ve bu form üzerinde kırmızı karakterler ile yapılan son değişiklikleri dikkate alacaklardır.

İnceleyenlerin dikkatini, işin amacı ile temel görev ve sorumluluklar üzerine yoğunlaştırması önerilir. Çünkü diğer bölümler standartlaştırma çalışmaları sırasında gözden geçirilecek ve standartlaştırma ekibi tarafında son hali verilecektir. Ancak işin amacı ile temel görev ve sorumluluklar bölümünde yazılanlar, inceleyenlerin form üzerinde yaptığı değişiklikler dikkate alınarak olduğu gibi alınacaktır.