İNCELEYEN KİŞİLERE DUYURU YAPILMASI – 26

İş analiz çalışmalarında bir yandan işi yapanlar, diğer yanda işi yönetenlerin görüşü alınır. İşi inceleyecek olan kişiler, genellikle o pozisyonun yöneticileri olmakla birlikte, bu zorunlu değildir. Önemli olan pozisyonun bilgilerini inceleyecek olanların, o pozisyon hakkında bilgi sahibi olmalarıdır. Dolayısıyla halen o pozisyonun yöneticisi olmayıp, ama geçmişte o pozisyonun yöneticiliğini yapmış olan kişiler de inceleyici olabilir.

Ayrıca yöneticinin o pozisyonda yeni olması, pozisyona ait bilgileri incelemekte istenildiği kadar yetkin olmaması veya 2. inceleyen olarak daha üst bir pozisyonun tercih edilmesi nedeniyle, 1. yönetici yerine 2. yönetici de ilk inceleyen olabilir. Örneğin bir ekipte ilk yönetici formen, sorumlu gibi pozisyon ise, bunun yerine bir üst pozisyondaki mühendisin 1.inceleyen olması istenebilir.

İş analiz görüşmelerinin yapılması ile doldurulan formların incelenmesi eşanlı olarak yürütülür. Şöyle ki; bir hafta boyunca yapılan iş analiz görüşmeleri sonraki hafta birinci inceleyen, bir sonraki hafta da ikinci inceleyen tarafından gözden geçirilir. Böylece tüm incelemelerin zamana yayılarak, iş yoğunluğunun önüne geçilmiş olur. Bu yüzden özellikle bir pozisyon için birden fazla görüşme yapılacaksa bunlar aynı hafta içerisine planlanır.

Görüşmelere başlanırken inceleyenlerin de bu süreçte neler yapacaklarına ilişkin hazır olmalarını sağlamak için onlara da bir duyuru yapılır. Bu duyurunun örneği aşağıda belirtilmiştir:

Kimden : Proje Yöneticisi

Kime : İnceleyenler Ekibi

Bilgi : Üst Yönetim Ekibi, İş Analiz Ekibi,  İK Ekibi

Konu : İş analiz formlarının incelenmesi

Değerli İnceleyenler,

İş analizi çalışmaları kapsamında “İŞ ANALİZLERİ” ortak klasörü sizlerin paylaşımınıza açılmış olup erişim linki aşağıda yer almaktadır. Bu klasöre giriş için kurumsal mail adreslerinizi kullanabilirsiniz.

(ortak klasörün erişim link adresi)

Bu klasörde aşağıdaki başlıklar altında klasörler yer almaktadır:

İş analiz planı dokümanı,  “2-PROJE HAZIRLIKLARI” klasörünün içindeki  “Is Analiz Planlama” dokümanındadır. Bu doküman üzerindeki “Birinci İnceleyen” ve “İkinci İnceleyen” sütunlarında incelemeniz gereken pozisyonları görebilirsiniz.  

( Varsa, pozisyonlara ait daha önceden yapılmış görev tanımları, “3-MEVCUT GÖREV TANIMLARI” klasöründedir.)

Personel organizasyonu kapsamında, pozisyonların görüşülenler tarafından hazırlanan taslak iş analizi formları “4-TASLAK FORMLAR” klasöründedir.

Görüşmeciler tarafından görüşülen çalışanlarla birlikte gözden geçirilerek düzenlenen iş analiz formları ise,  “5-GORUSULEN FORMLAR” klasöründedir.

Aşağıda, birinci ve ikinci inceleyenlerin yapması gerekenler maddeler halinde verilmiştir. Firmamızda çok sayıda iş analiz görüşmesi yapıldığı için, ileride karışıklık yaşanmaması adına aşağıda belirtilen hususlara uymanız önemlidir.

Süreçle ilgili sorularınızı bana, klasöre erişim problemlerinizi Bilgi Teknolojileri bölümünden ………’e sorabilirsiniz. İyi çalışmalar.

Proje Yöneticisi

Birinci İnceleyen

1. “5–GORUSULEN FORMLAR” klasörü içinde aynı pozisyona ait bir veya iki (bazen üç) adet dosya göreceksiniz.

Örnek: “GA-B15-Muhasebe Elemani-Caner Soylu-Cemil Ozden” ve “GA-B15-Muhasebe Elemani-Ahmet Can-Murat Kozlu”

2. Her iki (veya üç) dosyayı kendi bilgisayarınıza indiriniz. Kendi bilgisayarınıza indirdiğiniz pozisyonu açıklayan en iyi formu baz olarak alıp dosya adının sonuna “-1Y” ifadesi ekleyiniz.
3. “5–GORUSULEN FORMLAR” klasöründeki belgelerde hiçbir değişiklik yapmayınız.
4. Bilgisayarınıza indirdiğiniz iş analiz formunu inceleyiniz, eklemek / değiştirmek istediğiniz görüşlerinizi mavi yazı rengi ile yapınız.
5. Hiçbir bilgiyi silmeyiniz, silmek istediğiniz alanları parantez içine alınız.
6. Diğer iş analiz formlarından almak istediğiniz alanları kopyalayıp, üzerinde çalıştığınız ve sonu “-1Y” ile biten dosyaya yine mavi yazı rengi kullanarak ve tırnak içine alarak ekleyiniz.
7. Varsa pozisyonun eski iş tanımına bakarak, eklemek istediğiniz alanları yine mavi yazı rengi kullanarak ekleyiniz.
8. Pozisyonu değerlendirmeyi bitirdiğinizde kaydediniz. Dosyanın sonunda “-1Y” olduğuna emin olunuz, dosyayı “6-BİRİNCİ İNCELEYEN”klasörüne yükleyiniz.

İkinci İnceleyen

1. “6-BİRİNCİ İNCELEYEN” klasöründe bulunan dosyayı kendi bilgisayarınıza indiriniz.
2. “6-BİRİNCİ İNCELEYEN” klasöründeki dosyada hiçbir değişiklik yapmayınız, dosyayı silmeyiniz.
3. Bilgisayarınıza indirdiğiniz dosyanın adının sonuna “-2Y” ekleyiniz.
4. Form üzerinde yapmak istediğiniz tüm değişiklikleri kırmızı yazı rengi ile yazınız.
5. Formda hiçbir yazıyı silmeyiniz, silmek istediğiniz alanları parantez içine alınız.
6. Varsa pozisyonun eski iş tanımına bakarak eklemek istediğiniz alanları kırmızı yazı rengi kullanarak ekleyiniz.
7. Pozisyonu değerlendirmeyi bitirdiğinizde kaydediniz. Dosyanın sonunda “-2Y” olduğuna emin olunuz, dosyayı “7-İKİNCİ İNCELEYEN”klasörüne yükleyiniz.

Birinci veya ikinci inceleyenlerin birden fazla kişi ve farklı yerlerde olduğu durumlar:

İnceleyenlerin birden fazla kişi ve farklı yerlerde olması durumunda, bu kişiler aralarında anlaşarak;

• Bir zoom toplantısı ile bir araya gelip formları birleştirme/ düzeltme işlemlerini birlikte yapabilirler (Uzun yol)
• Aralarından bir kişi formları birleştirir/düzeltir, daha sonra diğer kişiler yapılanları gözden geçirir, gerekirse bir zoom toplantısı ile birlikte düzeltilir. Aynı inceleyenler birden fazla pozisyonu inceliyorsa, ilk birleştirme / düzeltme sorumluluğu pozisyonlar bazında paylaşılabilir. (Kısa yol)

Her iki yolda da formun ortak klasöre yüklenmiş halinden birlikte sorumlu olurlar.

Teşekkür ederiz.

Görüldüğü üzere inceleyenlere gönderilen duyuru metni, oldukça açık ve detaylıdır. Kuşkusuz inceleyenler bu duyuruyu dikkatlice incelemedikleri için bazı noktaları anlamamış olabilirler. Bu durumda proje yöneticisi / İK Ekibi inceleyenlere duyuruda belirtilen hususları uygulamalı olarak aktarabilirler. Bir başka alternatif, inceleyenleri gruplar halinde toplayıp mini seminer bazında yapmaları gerekenleri aktarmak olabilir.