GÖRÜŞÜLECEK KİŞİLERE DUYURU YAPILMASI – 22

İş analiz çalışmalarının uygulama aşamasında ilk yapılması gereken, görüşülecek kişilere bir duyurunun gönderilmesidir. Böylece görüşülecek kişiler, iş analiz çalışmalarından haberdar olurlar ve bu süreçte yapmaları gereken faaliyetleri öğrenirler.

İş analiz planında, görüşülecek kişiler belirlidir. İK ekibi, bu kişilerin iletişim bilgilerini aşağıdaki formatta bir excel dosyasında derlemelidir:

İK bölümünde bu bilgilerin olması gerekir. Eğer bazı kişiler için bazı bilgiler yoksa, bunlar araştırılarak özlük dosyasında tamamlanmalı ve bu tabloya da aktarılmalıdır. Firma politikası gereği, özellikle mavi yakalı personelin ve bazı beyaz yakalı personelin firma tarafından verilen bir e-posta adresi olmayabilir. Firma tarafından verilen çalışanlara ait firma e-posta adresi, diğer personelin ise şahsi e-posta adresleri bu tabloya yazılmalıdır. Çok az da olsa, özellikle mavi yakalı bazı çalışanların hiç e-posta adresi veya cep telefonu bulunmayabilir. Bu durumda görüşmeci, bu çalışanlar ile şahsen iletişimde bulunmalıdır. Bu liste görüşmeci bazında sıralanarak, her bir görüşmeci ile ilgili kısmı, o görüşmeci ile paylaşılabilir.

İK bölümü, iş analiz sürecinde yer alacak tüm ekipler için birer e-posta grubu oluşturabilir. Burada dikkat edilecek husus, özellikle görüşülen kişilerin sıklıkla değiştiği göz önünde bulundurularak, bu grupların da sürekli güncellenmesi gerektiğidir. Diğer bir husus, kişisel bilgilerin gizliliğini korunması anlamında, görüşülecek kişilere e-posta gönderirken bu kişilerin e-postalarının herkes tarafından görülmemesi gerektiğidir. Bu çerçevede en doğru güncel çözüm, Bilgi Teknolojileri (BT) bölümünden alınabilir. Görüşülecek kişilere gönderilebilecek bir e-posta örneği aşağıda yer almaktadır:

Kimden : Proje Yöneticisi

Kime : Görüşülenler Ekibi, İş Analiz Ekibi

Bilgi : Yöneticiler Ekibi,  İK Ekibi

Konu : İş analiz görüşmelerinin yapılması

Değerli ………… Çalışanları,

Firmamızda geliştireceğimiz İK süreçlerinden “Personel Organizasyonu” için çalışmalara başladık ve bu çerçevede yapacağımız iş analiz görüşmelerini firmamızda yer alan pozisyonlar için planladık.

İş analiz görüşmeleri her pozisyonda çalışan kişilerden, pozisyonda;

* bir kişi çalışıyorsa o kişi ile,

* iki kişi çalışıyorsa bu kişiler ile,

* ikiden fazla kişi çalışıyorsa yöneticiler tarafından seçilen iki kişi ile

yapılır. Gerektiğinde pozisyonda çalışan üç kişi ile de görüşme yapılabilir. Bu görüşmelerde görüşülen çalışanlar, o pozisyon ile ilgili iş analiz formunda yer alan bilgileri görüşmeciye verirler. Bu çerçevede yapılacak görüşmeler ile ilgili ana planlama, “Is Analiz Planlama” dokümanında verilmiştir. Planda yer alan pozisyon isimleri daha sonra yapılacak standartlaştırma çalışmalarında gözden geçirilerek yeniden düzenlenecektir. O yüzden şimdilik bunların taslak olduğunu belirtmekte yarar vardır.

Görüşmeci, planda yer alan hafta içerisinde uygun bir zaman dilimini görüşülen kişi ve yöneticisi ile koordine ederek netleştirir. İş analiz görüşmeleri pozisyonun niteliğine ve görüşülen kişinin önceden yaptığı hazırlık durumuna göre yaklaşık 1-1,5 saat sürmektedir.

Görüşmeci ilk olarak yapılan işi yerinde görerek, görüşülen kişiden yaptığı işleri anlatmasını ister. Daha sonra varsa görüşülen kişinin hazırladığı taslak iş analiz formundaki bilgiler üzerinden giderek formu doldurur. Görüşülen kişi görüşmecinin bilgisayar üzerinde yazdıklarını görerek bilgilerin doğru bir şekilde forma aktarılmasına yardımcı olur.

Görüşülen kişi, beyaz yakalı bir pozisyonda ise,  “Is Analiz Formu” dokümanını, “Is Analiz Formu Aciklama” dokümanındaki açıklamalara göre doldurur ve görüşme haftasının başındaki pazartesi gününe kadar görüşmeciye e-posta ile gönderir. Görüşülen kişi iş analiz formundaki bazı bilgi alanlarını anlamadıysa  görüşmecilere sorabilir veya bu kısımları boş bırakabilir. Formdaki önceden hazırlık yapılması gereken en önemli bilgi alanı “Temel Görev ve Sorumluluklar” olup bu bölüme yazılacak bilgiler konusunda önceden çalışılması gerekmektedir. Bu konuda daha önceden yapılmış iş tanımları varsa, bunlardan da yararlanılabilir.

Görüşülen kişi, mavi yakalı bir pozisyonda ise, sadece temel görev ve sorumluluklarının neler olduğu konusunda önceden düşünüp notlar alırsa, görüşme esnasında bunları paylaşarak görüşmenin daha kısa sürede tamamlanmasını sağlayabilir.

(“Is Analiz Planlama” dokümanında yer alan inceleyenler ile ilgili olarak, formların incelenmesinin ne şekilde yapılacağına ilişkin ayrı bir doküman bu kişilere daha sonra gönderilecektir. )

İş Analiz Planı, İş Analiz Formu ve İş Analiz Formu Açıklamaları eklerde gönderilmiştir. Mavi yakalı personel için iş analiz formu ve açıklamaları bilgi mahiyetindedir, üzerinde bir işlem yapmalarına gerek yoktur. İş analiz ekibi ve İK ekiplerinin iletişim bilgileri aşağıda verilmiştir. Gerekirse kendileri ile iletişime geçip daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Çalışmalarımıza göstereceğiniz ilgi ve destek için şimdiden teşekkür eder, iyi çalışmalar dilerim.

Proje yöneticisinin adı soyadı

Ünvanı

İş analiz Ekibi (Görüşmeci) ve İK Ekibi İletişim Bilgileri:

Adı Soyadı                                   Görevi                                                              E-posta adresi                                                               Telefonu                      

EKLER :

• Is Analiz Planlama
• Is Analiz Formu
• Is Analiz Formu Aciklama

E-posta örneğinden görüleceği üzere, tüm iş analizi çalışmaları, oldukça şeffaf biçimde yürütülmektedir. Bu yüzden yapılacak çalışmalar ile ilgili detaylı bilgiler, görüşülecek kişilerle de paylaşılmaktadır. Bunun nedeni, şeffaf olmayan süreçlerde bilgi eksikliğinin dedikodu yöntemiyle dolduruluyor olmasıdır.

Bu duyuruda iş analiz ekibinin “Kime” hanesinde yer almasının nedeni, görüşmecilerin de bu e-posta ile çalışmalara başlayacak olmasıdır. Yani bu duyuru bir yandan görüşülecek kişilere, bir yandan da görüşecek kişilere çalışmaların resmen başladığının ve iş analiz planına göre çalışmaların yürütülmesi gerektiğini vurgulamaktadır. İş analiz ekibi ( görüşmeciler) de bu duyuru ile çalışmaya başlayacaklardır.