GENEL GÖREV VE SORUMLULUKLARIN BELİRLENMESİ – 33

İş tanımlarının hazırlanması çalışmalarının en önemli aşamalarından biri, genel görev ve sorumlulukların belirlenmesidir. Bu aşamada çeşitli personel grupları itibariyle ortak olan görev ve sorumluluklar belirlenerek bir belgede toplanmaya çalışılır.

Pozisyonlar bazında görev ve sorumluluklarda olduğu gibi, genel görev ve sorumluluklara yazılacak  maddeler, bunların en önemlilerini ana hatları ile belirtmekte olup, yazılanların dışında da görev ve sorumluluklar vardır. Bu yüzden genel görev ve sorumlulukların en başında not olarak bu belgede yazanların “başlıca” görev ve sorumluluklar olduğu belirtilmiştir.

Bu noktada görevleri, pozisyondaki çalışanın işi yaparken zaman harcanan faaliyetler olarak, sorumlulukları ise işi yaparken dikkat edilmesi gereken hususlar olarak tanımlayabiliriz. Aralarındaki en önemli fark, görevlerin zaman alıcı olması, sorumluluklar için ise ayrı bir faaliyet yürütülmediği için zaman almamasıdır. Bunların ikisi de işi yaparken söz konusu olduğu  için bir arada anılır.

Genel görev ve sorumluluklar belgesinin hazırlanmasının önemli gerekçeleri vardır. Yaptığım danışmanlık hizmetlerinde görev ve sorumlulukları 40-50 madde yazılan pozisyonlarda, bunların birçoğunun aynı/benzer olduğunu ve pozisyonlarda tekrarlandığını gördüm. Genellikle danışmanlık hizmeti alınarak hazırlanan bu belgelerde 4-5 sayfayı bulan iş tanımları ile aslında yapılan işin çok görünmesini sağlamak için şişirilmesi durumu vardır. Üstelik benzer olmasına rağmen bazı pozisyonların da yazılan maddeler bakımından denk olmadığı görüldü. Yani bazı maddeler, denk pozisyonların bazılarına yazılmış, bazılarına yazılmamıştı. Bazı maddeler de benzer pozisyonlara farklı ifadelerle yazılmıştı.

Belirtilen tüm bu sakıncalarını gidermek üzere, pozisyonlar bazında ortak olan görevler ayrı bir yerde toplandı, ifadeler standart hale getirildi ve personel grupları itibariyle ayrıldı. Ve görüldü ki, bunların belirli başlıklar altında düzenlenmesine ihtiyaç var ve oldukça eksik durumda. Aynı başlık altında gerekli görülen diğer maddeler / fıkralar eklendi ve “genel görev ve sorumluluklar” belgesi oluşturuldu. Daha sonra her yapılan projede ihtiyaç duyulan ek maddeler/ fıkralar eklendi. Ortaya çıkan belge örneği yazının sonunda verilmiştir.

Bu yazıda örnek olarak verilen belgeyi olduğu gibi almamak, firmanın ihtiyacına göre uyarlamak gerekir. Öncelikle her firmanın organizasyon ve ünvan yapısı farklıdır. Öncelikle bu ünvan yapısına göre personel gruplarının firmaya özgü oluşturulması gerekir. Örnek belge, büyük üretim işletmelerine göre hazırlanmıştır. Yöneticiler, ilk düzey yöneticiler bir grup, orta ve üst düzey yöneticiler diğer bir grup olmak üzere iki grup olarak alındı. Tüm yöneticiler bir grupta birleştirilebileceği gibi, orta ve üst düzey yöneticiler ayrı gruplarda da ele alınabilir. Firmanın bulunduğu sektör ve firma büyüklüğüne göre personel gruplarının yeniden oluşturulması gerekebilir.

Diğer yandan bazı firmalar örnek belgede yer alan maddeleri detaylı bulabilir, bazıları da bunları yetersiz görebilir. Bu nedenle maddeleri detaylı bulan firmalar bunları özetleyerek sadeleştirebilir. Maddeleri kendi firmalarında uygulanan sistemler/ projeler nedeniyle yetersiz bulan firmalar ise bunlara özgü ek maddeler/ fıkralar ekleyebilir. Yine her firma örnek belgede yazılan ifadeleri kendine özgü bir şekilde yeniden yorumlayabilir.

Genel görev ve sorumluluklar belgesi, bir üretim firmasında insan kaynakları bakış açısıyla hazırlanmıştır. Bu yüzden İK süreçleri ile ilgili birçok husus, maddelere / fıkralara yerleştirilmiştir. Eğer firma bir hizmet / ticaret işletmesi ise yazılan maddeler / fıkraların bir kısmı buna göre değişecektir. Kuşkusuz bütçe, muhasebe, finans, satın alma, bilgi teknolojileri, hukuk gibi diğer destek süreçleri ile ilgili olarak pozisyonlara düşen genel görev ve sorumluluklar da yazılabilir, bunlar için de uygun maddeler eklenebilir.

İş analiz görüşmeleri aşamasında, önceki iş tanımlarının incelemesi yapılırken bazı görev ve sorumlulukların ortak olabileceği değerlendirilip maviye boyanmıştı. İşte maviye boyanan bu görev ve sorumluluklar, genel görev ve sorumluluklar belgesinin oluşturulmasında, aşağıdaki belge örneği ile birlikte yararlanılan başlıca kaynaktır. Bu belgeyi İK ekibi hazırlar, proje yöneticisi gözden geçirir ve görüşlerini belirtmeleri için yöneticilere, üst yönetime bilgi vererek gönderir. Verilen süre içinde gelen görüşlere göre genel görev ve sorumluluklar belgesi güncellenir ve onay için üst yönetime gönderilir. Üst yönetimin onayladığı belge uygulanır.

Genel görev ve sorumluluklar belgesi, pozisyon bazındaki iş tanımının tamamlayıcısıdır. Yani iş tanımı, tek başına o pozisyondaki görev ve sorumlulukları tanımlamaya yeterli değildir, ikisini bir arada düşünmek gerekir. Dolayısıyla işe yeni başlayan personele (hatta mümkünse mevcut personele de), her iki belgenin tüm  sayfalarının alt taraflarının imzalatılıp özlük dosyalarına konulmasında yarar vardır. Bu belgelerdeki değişiklikler (yayınlanması kaydıyla) personel tarafından takip edileceği için her değişiklikte tekrar imzalatmaya gerek yoktur.

…………………….. PERSONELİ GENEL GÖREV VE SORUMLULUKLARI ÖRNEĞİ

	A	B	C	D	E
Direktörler/ Müdürler / Takım liderleri	X		X	X	X
Vardiya sorumluları / sorumlular	X		X	X
Beyaz yakalı personel	X		X
Mavi yakalı personel/ vardiya çalışanları	X		X

Not : Aşağıdaki personel gruplarında numaralı maddelerde/ küçük harfli fıkralarda “başlıca”  görev ve sorumluluklar belirtilmiştir.

A. TÜM PERSONEL

1. 4857 sayılı iş kanunu ve diğer iş mevzuatı kapsamındaki sorumlulukların yerine getirilmesi

a. Tüm görev ve sorumlulukların özenle yerine getirilmesi ve çalışma alanının düzenli tutulması,

b. İşyeri ile ilgili bilgilerin ( mali durum, üretim bilgileri/teknik bilgileri, müşteri bilgileri vb.),    -çalışırken ve iş yerinden ayrıldıktan sonra dahi- görevi ile ilgili olmayan firma personeli ve 3. kişilerle paylaşılmaması

2. İşyeri kurallarına ve yönetim sistemlerine uyulması

a. İşyeri kural ve talimatları ile mesai saatlerine uyulması, işyerine giriş ve çıkışlarda kart basılması veya ilgili işlemlerin yapılması (parmak basılması, göz taraması vb.)

b. Görevler yerine getirilirken tüm firma kaynaklarının (tesisat ve ekipman, enerji ve güç, hammadde ve malzeme, insan gücü, zaman, para, bilgi vb.) özenle ve verimli bir şekilde kullanılması

c. Kalite politikaları /sistemleri /hedeflerine uygun olarak çalışılması ve iç / dış müşteri beklentilerinin karşılanması, kalite belgeleriningüncelliğinin takip edilmesi ve yapılan bütün çalışmaların bu belgeler kapsamında yapılması

d. Çalışmaların çevre politikası ve prosedürlerine, çevre mevzuatına ve uluslararası çevre standartlarına uygun olarak yürütülmesi; çevre yönetim sisteminin geliştirilmesinin desteklenmesi ve sürdürülmesi

e. Firmada uygulanan diğer yönetim sistemlerine (yalın yönetim, kaizen, 6S vb.) uygun olarak çalışmaların sürdürülmesi

f. Kişisel bilgilerdeki değişimlerin (adres, evlilik, çocuk vb.) firmadaki ilgili birimlere bildirilmesi

g. Gerektiğinde bir üst pozisyona vekalet edilmesi

3. İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun çalışılması

a. İş sağlığı ve güvenliği kurullarınca kendilerini ilgilendiren konularda hazırlanan prosedürlere, alınan kararlara, uygulanan tedbirlere, konulan yasaklara uyulması

b. Kendilerine verilen kişisel koruyucu donanımların kullanılması ve hasar / kayıp durumlarında yenisinin talep edilmesi

c. Gerekli iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için iş kazası, kazaya ramak kala/ olay bildirim gibi uygulamaların eksiksiz olarak yöneticilere bildirilmesi

4. Ekip çalışmasına uyum gösterilmesi

a. Çalışma arkadaşları ve diğer bölüm çalışanları ile iyi ilişkiler kurulması

b. Gerektiğinde diğer görevlerdeki çalışanlara yardım edilmesi

c. Gerektiğinde bilgi, beceri, tecrübeleri ve ehliyeti dahilinde farklı görevlerin yapılması

5. Sürekli gelişim sağlanması

a. Bilgi ve becerilerin sürekli geliştirilmesi, firma tarafından organize /finanse edilen kurumsal veya açık mesleki / kişisel gelişim eğitimlere aktif katılım sağlanması

b. Gerektiğinde beceri değerlendirme eğitim ve sınavlarına eksiksiz katılması, kendisi için belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli çalışmaların yapılması

c. Temel görev ve sorumlulukları ile firmanın genel işleyişi ile ilgili iyileştirme ÖNERİ’lerininyapılması

d. Çalışma arkadaşlarının iş başı eğitimlerinde -kendisine görev verildiğinde- bilgi ve tecrübelerini yeni işe başlayan personele aktarılması

e. Çalıştığı pozisyon için MYK belgesi gerekiyorsa, bu belgeninalınması için çalışılması ve yenilenmesi için yöneticine, İSG ve İK bölümlerine bilgi verilmesi.

f. Pozisyonunun iş tanımı ile genel görev ve sorumluluklarındaki değişikliklerin takip edilmesi

6. ……………………………………………..

B. MAVİ YAKALI PERSONEL / VARDİYA ÇALIŞANLARI

1. Kullanılan makinaların bakımlarının yapılması ve arızaların bildirilmesi

a. Sorumluluğundaki/zimmetindeki tesis/ donanım / tezgah / makine / alet / araç / gereçlerin temizliğinin ve bakım formlarına göre yapması gereken günlük / periyodik kontrol ve bakımlarının yapılması

b. Sorumluluğundaki/zimmetindeki tesis/ donanım / tezgah / makine / alet / araç / gereçlerde ortaya çıkan arızaların / büyük bakımların amirine / vardiya sorumlusuna bildirilmesi

2. Çalışma devamlılığının sağlanması ve çalışmaların raporlanması

a. Parça / malzeme ihtiyaçları ile kullanımda azaldığı gözlenen hammadde / yardımcı malzemelerin belirlenmesi ve amirine /vardiya sorumlusuna bildirilmesi

b. Vardiya/ mesai bitiminde ve gerektiğinde çalışma alanının temizliğinin yapılması

c. Üretim / operasyon takip formları ile sorumluluğundaki diğer formların doldurulması

d. Telefon yetkisi olan personelin, vardiyasında gerçekleşen aksiyonlarla ilgili bilgileri dijital platformlarda paylaşması (Whatsapp, teams, mail vb.)

3. Önceki ve sonraki vardiya çalışanları ile bilgi alışverişinde bulunulması (vardiyalı çalışanlar için)

a. Vardiyasında olan operasyonla ilgili gerekli tüm bilgilerin ilgi yerlere kayıt edilmesi

b. Vardiya sorumlusundan ve / veya bir önceki vardiya çalışanından üretim bilgilerinin ve yapılacak işlerin bilgilerinin alınması

c. Vardiya sorumlusuna ve/ veya bir sonraki vardiya çalışanına vardiyasındaki üretim bilgilerinin ve yapılacak işlerin bilgilerinin aktarılması (bir sonraki vardiyada çalışan yoksa bu bilgilerin yazılı olarak bırakılması)

4……………………………….

C. BEYAZ YAKALI PERSONEL

1. Planlı çalışılması ve tüm iletişim araçlarının etkin kullanılması

a. Temel görev ve sorumlulukların; işlerin önemi ve aciliyeti ile amirlerin belirttiği önceliklere göre hazırlanan günlük iş planı yapılarak yürütülmesi

b. Temel görev sorumlulukların yerine getirilmesi amacıyla firma içi ve firma dışındaki ilgili kişilerle e-posta yazışmalarının ve telefon görüşmelerinin yapılması, müşteri/ tedarikçilerle ilgili önemli e-posta yazışmalarının ve telefon görüşmesi notlarının ilgili dosyasına konulması

2. Raporlama yapılması ve toplantılara katılım sağlanması

a. Temel görev ve sorumlulukları çerçevesinde yürütülen faaliyetler ile ilgili amirlerinin periyodik olarak bilgilendirilmesi ve istenen nitelikte raporların hazırlanması

b. Sorumluluğundaki formların doldurulması ve ilgili birimlere gönderilmesi

c. Firma içinde ve dışında temel görev ve sorumlulukları ile ilgili toplantılara hazırlık yapılarak katılım sağlanması

3. Sistem geliştirme ve iyileştirme çalışmalarına destek verilmesi

a. Görev alanları ile ilgili, prosedür, süreç ve talimatların hazırlanması/ destek verilmesi

b. Sürekli iyileştirme çalışmalarına katkı sağlanması

4. ………………………………

D. EKİP YÖNETEN PERSONEL (Direktör/ Müdür/Takım Lideri/Vardiya Sorumlusu ve Sorumlular)

1. Personel ihtiyacının belirlenmesi ve yeni personelin işe uyumuna destek verilmesi

a. Birim / bölümündeki personel ihtiyacının iş yükü analizi yapılarak; pozisyon, sayı ve zaman boyutunda belirlenerek amirine bildirilmesi

b. İşe yeni başlayan personelin birim / bölüm ve iş oryantasyonu ile iş başı eğitimlerinin yapılması / yaptırılması

c. Yeni personelin performansının izlenmesi ve deneme süresi formlarının doldurulması/ bu konuda amirine bilgi verilmesi

2. Ekibin yönlendirilmesi ve performansının değerlendirilmesi

a. Personele hedef verilmesi, çalışmalarının takip ve kontrol edilmesi, faaliyetleri hakkında bilgi ve rapor alınması

b. Personelinin mesai saatleri içerisinde verimli çalışmasının sağlanması

c. Personel idari işlemlerinin yürütülmesi/ amirine destek verilmesi ve çalışma sırasında personel ile ilgili sorunların çözümlenmesi

d. Personelinin dolduracağı formların temin edilmesi, nasıl doldurulacağı hakkında bilgi verilmesi, formların eksiksiz doldurulmasının, kayıtlara geçmesininve bunların ilgili birimlere ulaştırılmasının /gerekli sürelerde arşivlenmesinin sağlanması

e. Bölümündeki personelin performanslarının takip edilmesi, kayıt edilmesi, değerlendirilmesi ve olumsuz durumlar ile birlikte raporlanması

3. Çalışma devamlılığının ve işyeri kurallarına uyumun sağlanması

a. Vardiya listelerinin oluşturulması, gerektiğinde vardiya değişimlerinin yapılması ve amirine onaylatılması

b. Personel devam durumlarının takip edilmesi, mazeretsiz gelmeyenlerin amirine ve/ veya İK bölümüne iletilmesi

c. Fazla mesaiye kalacak personelin ve fazla mesai sürelerinin belirlenmesi, amirine onaylatılması ve insan kaynakları bölümüne bildirilmesi

d. Uygun zamanlarında ve gerek duyulduğunda ihtiyaç olan yerlere destek verilmesi

e. Personelinin yıllık izinlerinin planlanması, amirine onaylatılması ve uygulanması

f. İşyeri kurallarına uyumun ve disiplinin sağlanması, uygunsuzlukların tutanak altına alınarak amirine bildirilmesi

g. Personelin sağlığının ve iş güvenliğinin ön planda tutulması, gerekli iş güvenliği ekipmanlarının belirlenmesi, temin edilmesinin ve personelin bu ekipmanları etkin biçimde kullanmasının sağlanması

4. Bölümündeki çalışma düzeninin, makine ve malzemelerin devamlılığının sağlanması

a. Bölümündeki çalışma alanlarının temizliğinin / düzeninin kontrol edilmesi ve sağlanması

b. Personelinin/ vardiya çalışanlarının sorumluluğundaki tesis / donanım / tezgah / makine / alet / araç / gereçlerin temizliğinin ve bakım formlarına göre günlük / periyodik kontrol ve bakımlarının yapılmasının sağlanması

c. Vardiya çalışanlarının sorumluluğundaki tesis/ donanım / tezgah / makine / alet / araç / gereçlerinde ortaya çıkan arızalara gerektiğinde yetkinliği dahilinde ISG kurallarına uyarak ilk müdahalelerin yapılması, servise / bakım-onarım bölümüne bildirilmesi ve gerekli organizasyonun yapılması

d. Bölümünde ihtiyaç duyulan hammadde / parça/ malzemelerin belirlenmesi ve amirlerine /  depo görevlisine / satın alma bölümüne bildirilmesi, talep edilenlerin gelişinin takip edilmesi

5. Personelin gelişiminin ve motivasyonunun sağlanması

a. Bölümündeki personelin eğitim ihtiyacınınbelirlenmesi ve önerilmesi, planlanan işbaşı eğitimlerin verilmesi, gereken durumda diğer birimlerden/dış kaynaklardan eğitim talebinde bulunulması, personelin eğitime katılımının sağlanması, eğitim sonuçlarının takip edilmesi ve amirine bilgi verilmesi

b. Bölümündeki personele saygı gösterilmesi, uygun personelin takdir edilmesi, ödüllendirilmesi/ amirine öneride bulunulması; personel ile empati kurulması, güven içinde iletişim kurulması,

c. Personelinin korunması ve geliştirilmesi, personel ile ilgili adil kararlar alınması, yapıldığında personel memnuniyet anketlerinin uygulanmasına destek verilmesi

d. Pozisyonun MYK belgesi gerekliliği varsa belgenin sağlanması ve yenilenmesi için çalışana, İK ve İSG bölümlerine bilgi verilmesi

6. Önceki ve sonraki vardiya sorumlusu ile bilgi alışverişinde bulunulması (vardiyalı çalışanlar için)

a. Vardiyasındaki operasyonların gerektiği şekilde ilgili yerlere kayıt edildiğininkontrol edilmesi/ eksikliklerin giderilmesinin sağlanması

b. Bir önceki vardiyada yapılan üretim / önemli olaylar hakkında önceki vardiya sorumlusundan bilgi alınması

c. Kendi vardiyasındaki üretim / önemli olaylar hakkında sonraki vardiya sorumlusuna bilgi verilmesi

7………………………………

E. DİREKTÖRLER / MÜDÜRLER / TAKIM LİDERLERİ

1. Firma politika/hedeflerinin belirlenmesine ve firmanın sürekli gelişimine katkı sağlanması

a. Firmanın vizyon, misyon, ilke ve değerleri ile temel strateji ve politikalarının belirlenmesine katkı sağlanması

b. Firma strateji ve politikaları doğrultusunda iş/ proje plan, program ve hedeflerinin belirlenmesi / gözden geçirilmesi

c. Bölümü ile ilgili teknolojik gelişmelerin takip edilmesi ve metot geliştirme, maliyetleri düşürme, kaliteyi yükseltme, hızı arttırma, bir seferde hatasız üretim/ işlem yapma vb. çalışmaların koordine edilmesi, sonuçların takip edilmesi

2. Personel organizasyonunun / iş süreçlerinin yapılandırılması ve takip edilmesi

a. Görev alanları ile ilgili, prosedür, süreç ve talimatların hazırlanması/ onaylanması

b. Yeni oluşturulan/ birleştirilen pozisyonlar için mahiyetindeki personelin iş analizleri çalışmalarına katılmasının sağlanması ve yapılan çalışmaların gözden geçirilmesi

c. Yılda bir kez (…….ayında) organizasyon el kitabının kendi bölümü ile ilgili sayfalarının gözden geçirilmesi ve gerekli revizyonların İK bölümüile koordineli olarak yapılması

d. Organizasyon şemalarının ve süreç akış şemalarının gözden geçirilmesi, önerilerde bulunulması

3……………………………….