E-İK : TEKNOLOJİ Mİ? KÜLTÜR MÜ*…

İnsan kaynakları alanında son yıllarda üzerinde en çok tartışılan konulardan biri de e-HR, yada Türkçe kısaltması ile e-İK kavramıdır. Bu yazıda bir çok kişi için yeni bir kavram olarak algılanan e-İK’nın teknik olarak aslında yıllardır var olan İK bilgi sistemlerinin intranet, extranet ve internet ortamlarına aktarılmaktan fazla bir şey olmadığı, ancak yeni bir çalışma ortamı ve yeni bir çalışan tipini ortaya çıkarması nedeniyle çalışma yaşamına etkileri üzerinde durulacaktır. Bu arada İK süreçleri ve İK profesyonelleri açısından e-İK’nın yansımaları incelenecektir.

e-İK, İK bilgi sistemlerinden ne kadar farklıdır ?

Bilgisayarların iş yaşamında yaygın olarak kullanılmaya başlamasıyla birlikte, daha önce el ile yapılan tekrarlı ve zaman alıcı bir çok iş de bilgisayar ortamına aktarılmaya başlandı. Böyle bir gelişmeden İK alanında ilk önce personel kayıtları ve bordrolama işlerinde yararlanılmaya başlandı. Daha sonra bir çok İK süreci, bilgisayar ortamına taşındı. Bilişim teknolojisindeki gelişmeler arttıkça bu gelişmelerin insan kaynakları yönetimi alanına yansıması, İK bilgi sistemlerinin geliştirilmesi yönünde olmuştur. İyi işleyen bir İK bilgi sistemi, yönetim süreçlerinin ve bilgisayar sistemlerinin bir birleşimidir (1) Şekil-1 ‘de yer alan bileşenlerden herhangi birinin olmaması, İK bilgi sisteminin eksik ve yetersiz olmasına neden olur.

Sekil – 1: IK Bilgi sisteminin bilesenleri

Kaynak: Wincent R.Ceriello – Cristine Freeman, Human Resources Management Systems – Strategies, Tactics and Techniques, Lexington Books, New York, 1991, s.7.

Şekil-1’den görüleceği üzere, bundan 12 yıl önce yayınlanan bir kaynakta, bugün e-İK olarak tartışılan kavramın bir çok bileşeni yer almaktadır. İK bilgi sistemi, aslında organizasyonun yönetim bilgi sisteminin bir modülüdür. Bu modül içerisinde bir çok alt modül yer alabilir. Bunların başlıcaları aşağıda belirtilmiştir (2):

• Organizasyonun tanımı
  · Yönetim politikaları tanımı
  · Sistem kullanıcıları
  · Personel kimlik bilgileri
  · Personel yönetimi
  · İş nitelikleri
  · İşe alma ve yerleştirme
  · Organizasyonel yapı
  · Bütçe ve planlama
  · Eğitim
  · Performans değerleme
  · Kariyer planlama ve yönetimi
  · Bordro
  · Sağlık takibi
  · İzin
  · Tahsisli kaynakların yönetimi
  · Zaman yönetimi
  · Seyahat yönetimi
  · Anket

Görüldüğü üzere yukarıda yer alan modüller ile e-İK olarak tartışılan kavramın içerikleri arasında önemli farklar bulunmamaktadır. Özünde e-İK kavramı, İK bilgi sistemlerinden sadece İK departmanı çalışanlarının değil, tüm çalışanların, hatta işe alım gibi modüllerde potansiyel adayları de içerecek şekilde tüm kişilerin yararlanabileceği bir çalışma biçimini ifade etmektedir. Dolayısı ile e-İK, İK bilgi sisteminin, İntranet, extranet ve internet üzerinde çalıştırıldığı etkileşimli bir çalışma ortamı yaratmakta ve böylece İK süreçlerine, tüm çalışanların katkısı gerçekleştirilmiş olmaktadır.

e-İK, İK süreçlerini nasıl etkileyecek?

İnsan kaynakları uygulamalarının elektronik ortama taşınması, İK çalışanlarının işlerini kolaylaştırmasının ve uygulamaların verimliliğini artırmasının yanısıra çalışanların uygulamalara aktif katılımını da sağlamakta, bu sayede çalışan tatmini de artmaktadır (3). Bunun sonucu insan kaynakları sadece rutinleşmiş işlerin yapıldığı bir bölüm olarak görünmek yerine “Stratejik İş Ortağı”  olarak hakettiği yeri almasını sağlayacak bir ortama da kavuşmuş olmaktadır(4). Günümüzde gelişmiş ülkelerde bilişim teknolojisindeki gelişmelerden, özellikle de web tabanlı uygulamalardan yararlanarak İK birimlerine ve çalışanlara bir çok olanaklar sağlanmaktadır. Aşağıdaki tabloda bu tür olanakların bir özeti yer almaktadır (5) :

Tablo – 1 : Teknoloji ve İnsan Kaynakları Fonksiyonları

FONKSİYONLAR	UYGULAMALAR	AVANTAJLAR
İNSAN KAYNAKLARI EL KİTABI	Personel rehber ve yöntemlerinin elektronik olarak yayınlanması.	Yazıcı çıktısı, dağıtım ve hazırlanan el kitaplarının yenilenmesi masraflarını ortadan kaldırır. Çalışanlar en yeni yöntem ve politikalara hızlı bir giriş yaparlar.
TELEFON REHBERİ	Telefon numarası, e-mail adre-si, başlık ve bölüm şeklinde işçi bilgilerinin yayınlanması. İşçiler böylece demografik bilgileri değiştirebilmektedir.	On-line araştırma insanlarla ilgili bilgi bulmayı hızlandırır. On-line bağlantı bilgisi daima bugüne aittir. Operatörler telefon numarası soran telefonlarla daha az muhatap olurlar.
FAYDALAR İLE İLGİLİ BİLGİLER	Çalışanlar kişisel yararlanma bilgilerini inceleyebilirler. İşçiler on-line üzerinde sağlık ve diğer konulardaki planlara kayıt olabilirler ve istedikleri opsiyonu seçebilirler.	Çalışanlar yararlanma bilgileri için hızlı cevap alırlar. İnsan kaynakları bölümü sorulan rutin soruları cevaplamak için daha az vakit harcar. Elektronik kayıt, bilgi girişi hatalarını önler.
BORDRO MERKEZİ	Çalışanlar emeklilik hesabı bilgilerini ve ayrıca yatırım performansı tarihini ve şu anki oranlarını da on-line üzerinde görebilirler.	Emeklilik konularında insan kaynakları ekibine sorulan sorular azalır. İşçilerin daha iyi bilgilendirilmiş olarak karar almaları sağlanır.
ORGANİZASYON TABLOLARI	Organizasyonel tabloların güncelleştirilmesi	Dinamik organizasyonel bilgiye anında girişi mümkün kılar.
ŞİRKET TAKVİMİ	Tatil ilanları ve özel olaylar takvimi de on-line’da yer almaktadır.	Çalışanlar bu bilgileri daima nereden bulacaklarını bilirler.
İŞÇİ SINIFLAMASI	İşçilerin kişisel sınıflandırılmış reklamlarına izin vermek için tasarlanmıştır.	İşçiler arasında yakınlaşma sağlar.
HABER MEKTUPLARI	Elektronik olarak bölümlerarası haberleşme pek çok konuda iletişim kurma ve işbirliği sağlama	Çalışanları güncel haberler ve birarada yapılan aktiviteler konusunda bilgilendirir, kritik ve önemli bilgiler verir.
ELEKTRONİK ÖDEME ARAÇLARI	Çalışanların kazançlarını, ver-gilerini ve kesinti geçmişlerini araştırmalarına imkan verir.	Otomatik depozitlerini kullanan işçiler, kağıt ve diğer kullanım malzemelerinden tasarruf ederler.

Kaynak : James Peters, “The Future of Human Resources : Is on the Internet?” , Rethinking HR, 1996, s.2.

Yukarıdaki tablo 7 yıl öncesine, yani İK bilgi sistemlerinin yeni yeni İntranet ortamlarına aktarıldığı bir döneme aittir. Bugün e-İK olarak adlandırılan kavramın ilk uygulamaları, daha önce basılı olarak dağıtılan materyallerin intranet ortamlarına aktarılması suretiyle olmuştur. Tablodan görüleceği üzere İK departmanlarınca yürütülen bir çok faaliyetin intranet ortamına aktarılmasıyla çalışanların İK departmanlarından bilgi talebi en aza inmiştir.

Geçmişte bilgilerin görüntülenmesi ile başlayan e-İK uygulamaları, günümüzde çalışanlara sunulan etkileşimli ara yüzlerle interaktif hale getirilmiştir. Böylece daha önce İK personeli tarafından girilen bir çok verinin ilgili çalışanlar tarafından girilmesine olanak verilerek, bilgilerin doğru ve hızlı bir şekilde güncelleştirilmesi sağlanmıştır. İlgili bilgilerin çalışanlar tarafından girilmesi ile de, İK departmanlarının rutin iş yükü, önemli ölçüde azalmıştır. Diğer yandan etkileşimli İntranet uygulamaları, sadece İK departmanlarınca sisteme yüklenen bilgileri görüntülemekle kalmayıp, kendilerine verilen yetki dahilinde çalışanların da veri tabanından bilgi sorgulamasına olanak vermektedir. Özellikle yöneticiler açısından çalışanlara ilişkin bilgileri istediği biçimde raporlamak, önemli bir yönetim aracı olarak ortaya çıkmaktadır.

Bilişim teknolojisindeki hızlı gelişmeler (6) sonucu İntranet ortamına aktarılan İK süreçleri her geçen gün artmaktadır. Süreçlerin İK ortamına aktarılması, sürecin özünü değiştirmemektedir. Söz gelimi, işletme hangi performans değerlendirme yöntemini uyguluyorsa, o yöntemi İntranet ortamına aktarabilir. Eğer işletme değerlendirme sonuçlarını çalışanlarla paylaşmıyorsa, inranette de bu sonuçları onların görüntülenmesine izin vermeyebilir. Diğer bir deyişle, e-İK, kendiliğinden bir politika değişikliğine yol açmaz. Bu durumda uygulama, performans değerlendirme formunun yöneticiler tarafından kağıt üzerinde doldurulup İK birimine iletilmesi yerine, intranet ile doğrudan bilgisayar ortamında doldurulmasından öteye geçemeyecektir. Böyle sınırlı uygulamanın bile İK departmanının iş yükünü azaltacağı açıktır. Ancak 360 derece ve çalışanlara geri beslemede bulunan bir performans değerlendirme sistemi ile e-İK’dan çok daha etkin yararlanabilmek mümkündür.

Görüldüğü üzere İK süreçlerinin intranet ortamına aktarılması, kendiliğinden modern İK uygulamaları yaratamamaktadır. Dolayısı ile İK süreçleri intranete aktarılırken, e-İK, aşağıda belirtilen çalışma ortamına uygun olarak yeniden tasarlanmalıdır. Bunun anlamı, e-İK’nın, yeni bir İK felsefesi ve politikası ile uygulamaya konması gerektiğidir. Bu yüzden e-İK’nın bir “dönüşüm projesi” olduğu gözden uzak tutulmamalıdır.

e-İK’nın çalışma ortamı nasıl olacak?

Kuşkusuz e-İK’nın etkin olabilmesi, günümüzün klasik çalışma ortamlarının da dönüşmesini gerektirecektir. Bu yeni çalışma ortamı, bilgi işçilerinin çalışma ortamı olacaktır. Xerox Corporation Baş Bilimadamı ve Palto Alto Araştırma Merkezi Yöneticisi John Seely Brown, bir söyleşisinde bilgi çağında ofis kavramı yerine “iş alanı (work space)” kavramının geçeceğini, bunun da teknolojik gelişmeler ile sağlanacağını, böylece ofis, ev, yol ve diğerleri arasındaki farkın bulanıklaşarak tüm bunların iş alanına dahil olacağını belirtmektedir (7). Kuşkusuz böyle bir çalışma ortamında sadece İK süreçleri değil, tüm iş süreçleri elektronik ortama aktarılmış ve yeni iletişim  teknolojileri ile desteklenmiş olacaktır(8).

e-İK, çalışanların tüm iş süreçlerine ve işletme ile ilgili kararlara aktif olarak katıldığı bir çalışma ortamını gerektirmektedir. Bunun sonucunda çalışanlar işletme ile ilgili alınan kararlara ve kurallara sırf yönetimin isteği için değil, oluşumunda kendisinin de katkısı olduğu, dolayısıyla  kuralları kendi koyduğu için uymaktadır. Böylece dış denetimin yerini, çalışanın kendisini (ya da birbirlerini) denetlediği bir oto kontrol mekanizması almaktadır. Böyle bir çalışma ortamında yöneticiler de artık belirli bir grup çalışanı veya görevi izlemekten çok, etkinlik ve verimliliği ölçme üzerine odaklanmak zorunda kalacaklardır(9). Denetimin hiyerarşik mekanizmalara göre yapıldığı, katılım kültürünün oluşmadığı bir işletmede e-İK uygulamaları da ister istemez beklenen sonuçları veremeyecektir.

Bilgi toplumu organizasyonlarında, bilginin yaratıcısı ve taşıyıcısı insanın en önemli rekabet üstünlüğü sağlayacak kaynak durumuna gelmesi, e-İK uygulamalarına da zemin hazırlayacaktır. Çalışanların bilgilerinin organizasyonun bilgisi haline gelmesinde örgütsel öğrenme büyük bir rol oynamaktadır. Örgütsel öğrenmenin bir kurum kültürü haline getirildiği öğrenen organizasyonun yaratılmasında, bir e-İK uygulaması olan elektronik ortamda öğrenme (e-learning) ‘nin büyük bir payı olacaktır. Kuşkusuz bunun için çalışanların, bilişim teknolojilerini çok iyi kullanabilen ve kendisini geliştirmeye istekli birer “e-çalışan” olmaları gerekecektir :)…

Bu yeni çalışma ortamında çalışanların gelişimi büyük bir rol oynamaktadır. Çalışanların teknik bilgilerinden çok bu çalışma ortamında davranışsal yetkinlikler ön plana çıkmaktadır. Çünkü teknoloji , işe özgü teknik yetkinlikleri elimine etmiş; bunun sonucunda da teknolojinin yerine geçemeyeceği analitik düşünce, yaratıcılık, değişime uyum gibi yetkinlikler(10) bu çalışma ortamında aranan temel yetkinlikler olmuştur. Böylece İK bölümlerinin en önemli uğraş alanlarından biri bu yetkinliklerin geliştirilmesi olmaktadır.

e-İK’da nasıl bir departman ? Nasıl bir İK profesyoneli ?

Bilişim teknolojisindeki gelişmeler; uzman sistemler ve elektronik ortamda öğrenme (e-learning) kavramları ile, bir çok uzmanlık alanında çalışan sayısının azalmasına yol açtı. Son olarak yapay zeka kavramı üzerindeki çalışmalar ile, bir çok konuda danışmanlık hizmetinin elektronik ortamlardan alınması mümkün olabilecektir (11) Diğer yandan web teknolojilerini kullanarak kaliteli adaylara ulaşmak(12) , hatta hem işverenlerin hem adayların birbirlerine direkt ulaşabilmeleri ve şartlar hakkında müzakere yapmaları mümkün olabilmektedir(13).

Tüm bu gelişmeler, bir yandan İK departmanlarının yükünü hafifletirken, diğer yandan özellikle spesifik konulardaki İK uzmanlık bilgilerini de tehdit etmektedir. Böylece İK departmanlarının bir yandan sayısal olarak küçülürken, diğer yandan daha etkin olmaları gerekecektir. Bunun için de e-İK profesyonelinin, bu günkünden çok daha fazla yetkinliklere sahip olması kaçınılmaz bir zorunluluk haline gelecektir.

İK departmanlarının etkinliği, bilişim teknolojilerinden en uygun bileşimle yararlanması ile mümkün olabilecektir. Bunun anlamı, organizasyonun kültürünün elverdiği ölçüde kademeli olarak e-İK uygulamalarına geçmektir. Bu uygulamalar bir yandan kurum kültürünü etkileyecek, değişen kurum kültürü de yeni uygulamaların yürütülmesine zemin hazırlayacaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, e-İK bir dönüşüm projesidir ve bunun mutlaka kurum kültürü ile uyumlu bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Aksi taktirde bozuk yollardaki son model arabaların durumu gibi, altyapısı oluşmadan sırf teknolojik ürünlerin satın alınmasıyla bu dönüşüm gerçekleşemeyecektir.

Böyle bir dönüşüm sürecinde İK departmanlarına büyük rol düşmektedir. Her şeyden önce tüm İK süreçlerini gözden geçirip, e-İK’nın etkin olarak uygulanabileceği bir çalışma ortamının oluşturulmasına ve e-çalışanın yaratılmasına yönelik projeleri tasarlamak, planlamak ve uygulamak gerekecektir. Diğer bir deyişle bu tür bir dönüşüm projesinin liderliğine soyunmak, İK departmanlarının üzerine düşmektedir. Bunun için de İK departmanlarının, bu yeni çalışma ortamını hazırlamaya, kendilerinden başlamaları gerekmektedir.

e-İK’nın etkin olabileceği bir çalışma ortamının yaratılması, hem mesleki, hem de bilişim teknolojileri konusunda yetkin İK profesyonellerine ihtiyaç göstermektedir. Kuşkusuz, bilişim teknolojisindeki yetkinlik uzmanlık düzeyinde olmayacaktır, ancak en azından süreçleri elektronik ortama aktaracak uzmanlara yardımcı olacak, bu süreçleri etkin bir şekilde kullanabilecek ve diğer çalışanlara destek sağlayabilecek düzeyde olması gerekecektir. Diğer  yandan dönüşümün liderliği, sürekli öğrenme/kendini geliştirme, stratejik düşünebilme, iletişim becerileri, farklı kültürlerde çalışabilme gibi pek çok davranışsal yetkinliğin e-İK profesyonelinde bulunmasını gerektirecektir.

Görüldüğü üzere e-İK, bugünden yarına uygulamaya geçirilebilecek bir olgu değildir. Bununla birlikte teknolojik gelişmelerin er geç çalışma ortamını yukarıda belirtilen biçime dönüştüreceği de kaçınılmaz görünüyor. Sorun işletmelerin böyle bir dönüşümü sancılı olarak mı yaşaması (belki de bu arada ölmesi), yoksa planlı bir şekilde hazırlanarak mı gerçekleştirmesi noktasında düğümlenmektedir. Gelecekte rutin işlerden arınan ve küçülen İK’nın varlığını korumasının ve işletmenin stratejik partneri olabilmesinin, bu tür bir dönüşüme liderlik etmesi ile mümkün olabileceği değerlendirilmektedir. Gelecek için, ŞİMDİ !…

KAYNAKLAR :
(1) Wincent R.Ceriello – Cristine Freeman, Human Resources Management Systems – Strategies, Tactics and Techniques, Lexington Books, New York, 1991, s.7.

(2) Bu modüllerin içerikleri hakkında bkz. Cem Anamurluoğlu, “İnsan Kaynakları Yönetimi ve Simülasyon Uygulamaları” , Basılmamış yüksek lisans tezi, Yıldız Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul, 1999, s.249-257.

(3) “İnsan Kaynakları Departmanlarına Self-servis Teknoloji”, Human Resources, Mart 2002, s.61.

(4) Tuğrul Günal, “İK Süreçleri Elektronik Ortama Taşınıyor”, Peryön Dergisi, Kış 2002, s.18.

(5) Şengül Toker, “Stratejik İnsan Kaynakları Açısından Yönetim Geliştirme Programları ve Silikon Vadisi Uygulamaları” , Basılmamış doktora tezi, İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul, 1999, s.79’dan aktarılmıştır.

(6) Gelecekte insan kaynakları yönetimini en çok etkilemesi öngörülen bilişim teknolojileri hakkında bkz. John Johnston, “What Are the Technologies That Will Most Affect HR by 2010?” ,HR Focus, October 2000, s.9.

(7) Larry King, – Pat Piper, Geleceğe Dair Konuşmalar, Çev.: N.Aslı Tekinay, Borusan Holding, İstanbul, 1999.s.147-153. Bu söyleşide belirtilen iş alanına ve kullanılacak teknolojiye ilişkin öngörülerin bir çoğu daha şimdiden günlük yaşantımıza girmiş bulunmaktadır.

(8) Bu iletişim teknolojilerinin özelliklerinin sınıflandırılması konusunda bkz. Susan G.Straus, Suzanne P. Weisband, Jeanne M.Wilson, “Human Resources Management practices in the Networked Organization”, Trends in Organizational Behavior, Volume 5.Ed.by.C.L.Cooper-D.M.Rousseau, John Wiley & Sons Ltd., 1998, s.130-131.

(9) Samuel Greengard, “How Technology Change the Workplace”, Workforce, January 1998, s.78.

(10) Chester S.Spell, “Organizational Technologies and Human Resources Management”, Human Relations, Volume 54(2), Sage Publications, 2001, s.198.

(11) Ted Solvin, Beverly Woolf, “Computers Partners in Our Future”, The Future : Opportunity, Not Destiny, Ed.By,Howard F.Didsbury, World Future Society, Maryland, 1989,  s.224-227.

(12) Bu konuda daha detaylı bilgi için bkz.b.a. Steven L.Thomas, Katherina Ray, “Recruiting and the Web: High-Tech Hiring”, Business Horizons, May/June 2000, s.43-52.

(13) Pauline Crofts, “Presenting The Future”, People Management, 29 October 1998, s.87.