BÜTÜNLEŞİK İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ – 03
İş analizlerinin İK süreçlerindeki rolünü doğru anlamak için öncelikle İK Yönetimini bir bütün olarak algılamak gerekir. İnsan kaynakları süreçleri birbirleriyle o kadar bağlantılıdır ki, organizasyonun insan kaynağının etkin yönetilmesi tüm bu süreçlerin dengeli olarak kurulmasına ve birbirleriyle etkileşimlerinin göz ardı edilmeden yürütülmesine bağlıdır.
Diğer bir deyişle, bir veya birkaç süreçte çok iyi olunması, İK yönetimin çok iyi gerçekleştirildiği anlamına gelmiyor. Zincir, en zayıf halkasından kopuyor. Ayrıca bazı İK süreçleri arasında öncelikler dikkate alınmadığında kurulan sistemler temelsiz kalabiliyor. Örneğin iş analizleri yapılmadan işe alım, eğitim, ücret, performans, kariyer sistemleri geliştirilirse, bu sistemlerden etkin sonuçlar almak çok zordur. Keza organizasyona özel bir performans sistemi geliştirmeden de eğitim, kariyer ve prim sistemlerinden etkin sonuçlar alınamaz.
Literatürde, İK yönetimine ilişkin pek çok tanım vardır. Özetle belirtmek gerekirse; İK yönetimi, organizasyonun ihtiyacı olan nitelikli personeli bulmak, verimli kullanmak ve bünyede tutmak için sistematik olarak yapılan faaliyetlerin tümüdür. Bu tanım, bütünleşik İK yönetiminin de temelini oluşturur.
İK yönetimine ilişkin o kadar çok faaliyet yürütülür ki, bunların bir listesini vermek, bu bölümün sınırlarını aşar. Ancak bu faaliyetlerin, yukarıda belirtilen temel amaçları gözetmeden ve birbirleriyle ilişkilendirilmeden yapılması, yani sistematik bir şekilde yapılmaması, İK yönetiminden etkin sonuçların alınamamasına neden olur. Bu nedenle bütünleşik İK yönetiminin bütünleşik bir İK modeli çerçevesinde yapılması gerekir. Bu modelin ana hatları aşağıdaki şekilde görülmektedir:
Şekil-1 : Bütünleşik İK Yönetimi Modeli
Bu model şeklinden de görüleceği üzere bir binaya benzetilebilir. Eğer altyapı sağlam değilse, bina çöker!… Özlük işleri tam oturmayan bir firmada diğer İK süreçleri temelsiz kalır. Özellikle personel sayısı fazla olan organizasyonlarda İK bilgi sistemi yok ise, İK süreçleri etkin işletilemez… Personel organizasyonu yapılmadan, bu çerçevede iş tanımları ve gerekleri belirlenmeden diğer İK süreçlerine ilişkin sistemler kurulamaz. İK politikası belirlenmeden ve tüm süreçlere bütünsel açıdan bakmadan bu süreçlerin birbirleriyle uyumlu hale gelmesi ve etkin işletilmesi mümkün olmaz.
Yukarıdaki örnekleri çoğaltmak mümkün… Ancak öncelikle bu modelin temel yapı taşlarının, yani temel İK süreçlerinin kapsamlarını özetlemekte yarar var. Aşağıdaki tabloda temel İK süreçlerinin kapsamları ana hatları ile belirtilmiştir. Aslında tüm bu süreçlerde yer alan faaliyetler, birer kitap olabilecek kadar geniştir.
Tablo-1 : Temel İK süreçlerinin kapsamları
| TEMEL İK SÜRECİ | KAPSAMI |
| İK POLİTİKASI | Genel İK ilkelerinin ve tüm İK süreçleri ile ilgili politikaların, organizasyonun vizyon, misyon, genel strateji/politikalarına uygun bir şekilde belirlenmesi, kurum kültürünün ve değişimin yönetimi vb. |
| ÖZLÜK İŞLERİ | İK süreçlerinin hukuki çerçevesinin belirlenmesi, yükümlülüklere ve sınırlamalara uyulması (işe giriş işlemleri ve iş sözleşmeleri, toplu sözleşmeler ve sendika ilişkileri, çalışma düzeni, özlük dosyası, puantaj ve izin takibi, işyeri kuralları ve disiplin takibi, iş sağlığı ve güvenliği, ücret, prim bordroları, ek faydaların tahakkukları, ödemeleri, yasal bildirimler, işten çıkış işlemleri vb.) |
| İK BİLGİ SİSTEMİ | İK bilgi sistemine ilişkin gerekliliklerin belirlenmesi ve altyapının seçilmesi, İK süreçlerine ilişkin verilerin girilmesi, analiz edilmesi ve diğer İK süreçlerinde ve stratejik İK yönetiminde yararlanılması vb. |
| PERSONEL ORGANİZASYONU | İş analizlerinin yapılması, iş tanımları ve iş gereklerinin belirlenmesi, personel organizasyon şemalarının çıkarılması, iş süreçlerinin belirlenmesi ve süreç analizlerinin yapılması, pozisyonların teknik ve davranışsal yetkinliklerinin belirlenmesi, pozisyonun çeşitli alanlardaki yetkilerinin ortaya konması, iş yükü analizleri yapılarak norm kadroların belirlenmesi, organizasyonun hedeflerine göre İK planlamasının yapılması vb. |
| İŞE ALIM YÖNETİMİ | İşe alım sisteminin kurulması ve yürütülmesi (ön hazırlıkların yapılması, işe alım aşamalarının gerçekleştirilmesi, işe başlama ve oryantasyon süreçlerinin tasarlanması vb.) |
| PERFORMANS YÖNETİMİ | Performans yönetim sisteminin kurulması (performans değerlendirme kriterlerinin oluşturulması, performans yönetimi esaslarının belirlenmesi) ve performans yönetim sistemi faaliyetlerinin yürütülmesi vb. |
| EĞİTİM YÖNETİMİ | Eğitim yönetimi sisteminin kurulması (eğitim planlaması, kurum içi eğitim sistemin geliştirilmesi, eğitim tedarik sisteminin oluşturulması, eğitim organizasyonlarının yapılması, eğitimlerin değerlendirilmesi), eğitim yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi vb. |
| ÜCRET YÖNETİMİ | İş değerlemesinin yapılması, ücret yapısının oluşturulması, ücret araştırmalarının ve ücret artışlarının yapılması, prim ve ek fayda sistemlerinin oluşturulması, ücret bütçesinin hazırlanması vb. |
| KARİYER YÖNETİMİ | Kariyer araç (kariyer haritaları, kariyer danışmanlığı, koçluk vb) ve uygulamalarına (transfer, terfi, işten çıkarma vb) ilişkin sistemlerin oluşturulması, yürütülmesi ve kurum içi kariyer danışmanlığının yapılması vb. |
| MOTİVASYON YÖNETİMİ | Personelin işini verimli ve istekli şekilde yapacağı iş ve ilişki ortamının geliştirilmesi (Diğer İK uygulamaları, kurum içi iletişim uygulamaları, ek fayda uygulamaları ve personel memnuniyet anketleri vb.) |
Yukarıda belirtilen tüm İK süreçleri, karşılıklı olarak birbirleri ile etkileşim halindedir. Bu süreçlerin birbirlerini nasıl etkiledikleri ayrı bir yazıda incelenmiştir. Bu yazının tamamına https://mcozden.com.tr/butunlesik-ik-yonetimi/ linkinden erişebilirsiniz.
Bütünleşik İK Yönetimi, sadece İK bölümünün çabalarıyla gerçekleştirilemez. Bütünleşik İK yönetimi üst yönetiminden başlayarak tüm yöneticilerin katkıları ve İK bölümünün koordinasyonu ile gerçekleştirilebilir. Üst yönetimin başlıca sorumlulukları aşağıda özetlenmiştir;
- Organizasyonun vizyon, misyon, temel ilke ve değerleri ile stratejik hedeflerini belirleme
- Organizasyonun genel politikaları ile bunlara uygun İK süreç politikalarını belirleme
- İlgili süreç prosedürlerini onaylama
- İK süreçlerinin uygulanmasını izleme ve sağlama
- İK süreçlerinin çıktılarının doğru kullanımını sağlama
Üst yönetimin açık, kararlı ve sürekli desteği olmaksızın İK süreçlerinin doğru kurulması ve işletilmesi çok zordur. Diğer yandan birim / bölüm / süreç / proje yöneticileri ile İK bölümü arasındaki rol ve sorumluluk dağılımının da net bir şekilde ortaya konması gerekir. Şekil-2’de bu rol ve sorumluluklar ana hatları ile yer almaktadır:
Şekil-2 : İK Yönetiminde Sorumluluklar
Yukarıdaki şeklin açıklaması, “İK Şapkalı Yönetici” başlıklı kitabımda yapılmıştır. (https://mcozden.com.tr/ik-sapkali-yonetici/) İK şapkalı yönetici, yani temel İK süreçlerinde yöneticilerin üzerlerine düşen rol ve sorumluluklarını yerine getirmesi de, bütünleşik İK yönetiminin olmazsa olmaz bir unsurudur. Diğer bir deyişle bütünleşik İK yönetiminde tüm İK süreçleri birbirleriyle karşılıklı etkileşim halinde iken, bu süreçlerde üzerine düşen rol ve sorumlulukların yerine getirilmesi açısından İK bölümü ile tüm yöneticiler birbirleriyle etkileşim halindedirler.
Kalın sağlıcakla…
